Los eventos son una excelente oportunidad de poner tu negocio en la vidriera. Pero suelen ser muy tediosos de programar y peor aún de promocionarlos adecuadamente para conseguir los resultados esperados.
Pero afortunadamente ahora tienes la posibilidad de usar a los medios sociales para promocionar tu evento.
Si recién comienzas con ese tipo de actividades, es muy probable que tengas la sensación de tener todo en el aire hasta último momento.
A mi pasó hace unos años y quedé con los «pelos de punta” porque en principio la gente quiere reservarse la posibilidad de decidir sobre la marcha y si bien te confirma (y te jura) su asistencia, a último momento, siempre se le «incendia la casa» y no puede asistir.
Y por supuesto tú necesitas contar con un % alto de certeza, no da lo mismo que pidas prestado el localcito de una amiga, que alquilar ya un salón de eventos para 100 o para 1000 personas. Y ni hablemos si vas a servir algún refrigerio.
Además aún en el caso que el evento fuera 100% online, también es imprescindible tener una buena aproximación sobre el número de asistentes (¡que se te cae la conexión!!!).
Pero como dije al principio hoy puedes poner a las redes sociales a trabajar para ayudarte a promocionar tu evento.
Algunas ideas que pueden servirte para promocionar tu evento.
La guía completa para usar las redes sociales para promocionar tu evento
1. Elige la red social que más convenga a tus intereses
Y esa es la red social en donde está tu público y también depende del tipo de evento. Si tu evento es más bien de tipo social entonces Facebook es indudablemente la ganadora. Pero si es de tipo estrictamente profesional, seguro que vas a estar mejor con LinkedIn o quizás con Instagram si es un público más visual.
Por supuesto siempre puedes combinar medios, después de todo es lo que todas las empresas hacen.
Las diferentes redes sociales ofrecen internamente o mediante alguna App, la posibilidad de publicar en formato evento. En FB, por ejemplo, si presionas el icono con los 3 puntitos, puedes ver la etiqueta “evento”.
Invierte en anuncios en esas redes sociales
Luego de publicar el evento lo ideal es hacer publicidad bien segmentada al tipo de público que deseas convocar. Recuerda que en FB tienes muchísimas opciones para crear publicidad dirigida a tu audiencia ideal. Y las otras redes también lo tienen…
Aprovecha el retargeting.
2. Utiliza Portales de Eventos
Otra alternativa para promocionar un evento es de utilizar plataformas de promoción de eventos gratuitas y de pago en internet, que permitan compartir eventos. Por ejemplo Eventbrite es una alternativa que además permite vender y cobrar tickets.
Los portales de eventos deberían ser parte de tu planificación de medios.
3. Trata de enganchar a tu público desde el comienzo
Crea un hashtag único para promocionar el evento e incentiva a tu audiencia a usarlo cada vez que mencionen el evento en los medios sociales y en la web en general, eso crea mucha expectativa y ayuda muchísimo a difundir el evento.
4. Prepara contenido pre-evento para generar entusiasmo
Distribuye testimonios de participantes anteriores, estudio de casos, entrevistas con gente influyente que comprometió su participación en el evento, ya sea como asistente o presentador, comparte fotos de los preparativos.
No olvides de organizar las diferentes ponencias en un calendario, así si una persona está interesada en una charla en particular, sabe perfectamente en qué momento tendrá lugar. Es muy útil y denota organización, lo que nunca debe faltar.
Hazlos “palpitar” el evento antes de que se realice.
5. Crea una página en Facebook especial para el evento
Una página especial para el evento a ayuda a crear momentum.
Además de todo el contenido relacionado con el evento y los ponentes, puedes utilizar esta página para crear expectativa publicando post, imágenes, videos, del detrás de escena.
¿Cómo se va preparando el evento? ¿Cuáles son los errores y retos que presenta el día a día de la preparación? ¿Qué opinan los organizadores? Es un poco como asistir al entrenamiento de un seleccionado deportivo antes de una final de campeonato.
Pero además una página especial es el lugar ideal para intentar viralizar la noticia del evento. Puedes organizar juegos o concursos que te ayuden a difundirlo y premiar a los ganadores con entradas gratuitas o algún producto o servicio que aporten un partner o sponsor.
Para organizar un concurso tienes aplicaciones específicas como por ejemplo, Cool-Tabs (que sirve también para Instagram, Pinterest, G+, Twitter,etc). Esta es una aplicación de pago pero puedes probarla gratis durante 15 días. ¡Nada mal, eh!
6. Toma impulso con los eventos anteriores
¿Has hecho un evento similar anteriormente? Es hora entonces de sacarle provecho y utilizarlo para impulsar el próximo.
Mostrar que un evento anterior ha resultado exitoso, ayuda a crear expectativa positiva.
Si lo hiciste una vez, tienes más posibilidades de hacer un nuevo suceso.
Quien se lo perdíó una vez, no querrá perdérselo de nuevo.
Si tienes videos buenos de esos eventos, puedes editarlos para transmitir la energía de un evento en vivo.
Publica el video en YouTube y Vimeo, luego incrústalo en Facebook, en un post en tu blog, cada publicación de tu video es una oportunidad mas de ser compartido y por lo tanto, difundido.
7. Apaláncate en los ponentes
Los ponentes son el alma de tu evento. Son los que atraen el público. Incluir una pequeña bio de cada uno en un folleto o anuncio del evento es obligatorio.
Pero también puedes apoyarte en cada ponente y destacados individualmente en algún post o en publicaciones de Facebook, Instagram, LinkedIn o Twitter, acompañando una foto y algún dicho célebre o inspirador relacionado con la temática de su ponencia.
Si tienes 3 ponentes, tienes al menos 3 oportunidades de publicar algo específico y único para destacar tu evento.
Al dedicarles un post a cada uno, también incrementas el alcance del post pues seguramente esa persona lo va a compartir en sus redes sociales, las que tendrán seguramente un porcentaje de público en común con las tuyas, pero que seguramente te aportará nuevo público.
8. Apaláncate en los influencers y aliados
No solo debes apalancarte en los ponentes, también debés buscar la ayuda de otros aliados, bloggers influyentes y posible aliados y sponsors comerciales.
José Facchin en su congreso online #Posiciona18 hizo (como siempre) un excelente trabajo con los sponsors y los regalos que aportaron (servicios o uso gratuito de sofware por x tiempo) sorteándolos entre el público que lo solicitaba mediante un tuit con el hashtag del producto y el del evento. Lo que incrementó notablemente la difusión del hashtag del evento.
Puedes mencionarlos en tus posts a cambio de entradas o un % de comisión sobre las ventas.
No deberías comenzar a promocionar un evento sin antes tener una lista de posibles colaboradores y partners, ya sabes que la unión hace la fuerza.
9. Añade el evento a tu firma de correo electrónico
No te cuesta ningún trabajo y cada vez que conteste un email, ahí va la promoción de tu evento.
Un gráfico destacado (el logo del evento), un pequeño texto y el link a la página de FB del evento. Aquí tienes una ayuda para crear la firma en gmail o utiliza esta extensión del navegador para crear una firma personalizada.
10. Dale más importancia al evento aprovechando el entusiasmo de los participantes
Durante el mismo evento es posible capitalizar el entusiasmo de los participantes y viralizar la difusión en las redes sociales.
Una forma es generar contenido adicional y único para difundir:
- Fotos de alta calidad de los eventos del día
- Citas de los asistentes
- Contenido de video
- Testimonios y casos de estudio
Si hay bloggers conocidos, asegúrate de que estos participen en las sesiones fotográficas. Así tendrán imágenes para compartir en sus propios canales de redes sociales, y si incendiaste el uso de un hashtag particular, más oportunidades tendrás para que su hashtag salga.
No olvides de pedirle a los participantes que compartan el evento, ya sea tuiteando su presencia, o comentando sobre las diferentes ponencias y siempre usando el hashtag.
11. Continúa publicando sobre el evento una vez finalizado éste
Aunque te parezca un consejo extraño, es conveniente seguir hablando del evento una vez finalizado éste. Aunque el evento en si haya finalizado, en las redes sociales la audiencia continúa la charla y el hashtag sigue circulando…
Aprovecha la ocasión y pídeles feedback. No solo es una forma de estirar la influencia del evento sino también de recabar opiniones valiosas para mejorar el próximo evento.
12. Evalúa y comienza a pensar en el próximo evento
Cuando te recuperes del esfuerzo físico y mental, dedica un tiempo a analizar los resultados obtenidos con miras a obtener información que te ayude a preparar y mejorar el próximo evento.
Conclusiones
Hoy los medios sociales nos ofrecen mil y una oportunidades para promocionar nuestro evento.
No olvides, sobre todo si tienes público internacional, que en la actualidad muchísimos eventos se pueden organizar y llevar adelante totalmente online. No solo el público está en diferentes países sino que los ponentes a veces también, algunos se conectan desde su trabajo o desde su casa para dar la ponencia.
Y no por ser online requiere menos trabajo, por mejor organizado que sea un evento online, siempre se necesita tener a mano colaboradores que puedan moderar las preguntas, organizar los sorteos, algún técnico que le pueda solucionar un problema de conexión a un ponente a distancia o que levante la conexión a internet cuando se caiga (va a pasar…), etc., etc.
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