Releyendo los 7 hábitos de Stephen Covey encontramos que una de las habilidades más importantes que debes dominar es la de establecer prioridades. De poco sirve establecer plazos, metas y objetivos claros si primero no eres capaz de establecer prioridades.
Lamentablemente es justamente en el establecimiento de esas prioridades donde solemos ser más débiles.
Vivimos tiempos bastante agitados, la información nos cae como una catarata, miles de cosas demandan nuestra atención cada día, no es fácil, nada fácil…
Yo creo que la lección más importante a rescatar del libro “Los siete hábitos de personas altamente efectivas” de Stephen Covey es la técnica para priorizar las tareas.
Según Covey, hay que dividir las tareas en 4 categorías:
1.Tareas sin importancia ni urgencia, por ejemplo:
- Devolver llamadas que no son importantes.
- Responder e-mails que no son importantes.
2. Tareas sin importancia pero urgentes, por ejemplo:
- Terminar con los preparativos de último momento para la reunión.
- Participar de una reunión necesaria pero que no ayuda a tu carrera
3. Tareas importantes y urgentes, por ejemplo:
- Terminar con los preparativos de último momento para una reunión importante con tu jefe.
- Hacer llamadas de último momento a clientes clave.
4. Tareas importantes pero sin urgencia, por ejemplo:
- Aprender a escribir mejor.
- Aprender a hablar mejor.
Cuando divides las tareas en estas cuatro categorías, es más fácil darte cuenta de que no deberías darles ninguna prioridad a las tareas “sin importancia ni urgencia”.
De hecho, estas tareas no deberían hacerse en lo absoluto. Son una pérdida de tiempo. Sin embargo, muchas personas les dedican mucho tiempo porque tienden a ser fáciles y a veces son del tipo de tareas que se disfrutan y no requieren un desgaste mental.
Covey dice: “Es como una potente rompiente”. “Viene un gran problema y te tira al piso y quedas aniquilada/o. Luchas por levantarte para enfrentar otro problema que aparece y te noquea y te tira al piso”. Estás “siendo literalmente golpeado por problemas todos los días”.
¿Te suena conocido?
O tienen miedo a trabajar en las tareas importantes porque le temen al fracaso.
Lo que es incluso peor que dedicarles tiempo a tareas que no son importantes ni urgentes, es dedicarles tiempo a aquellas que no son importantes pero urgentes.
Se deberían haber resuelto mucho antes de que lleguen a la etapa de crisis.
Si te das cuenta que estás dedicando mucho tiempo a tareas que no son importantes, tienes un serio problema. Y a menos que cambies tus hábitos, es poco probable que alcances alguna de tus metas importantes.
Entonces ¿cuáles son las tareas que deberías priorizar?
En su libro, Covey escribe que la mayoría de las personas piensan que deberían priorizar las tareas importantes y urgentes. Pero eso es un error.
Covey dice: “Es como una potente rompiente”. “Viene un gran problema y te tira al piso y quedas aniquilada/o. Luchas por levantarte para enfrentar otro problema que aparece y te noquea y te tira al piso”. Estás “siendo literalmente golpeado por problemas todos los días”. ¿Te suena conocido?
Todas las tareas urgentes, tanto las importantes como las que no lo son, son problemáticas. Son urgentes porque has descuidado algo o porque son importantes para otras personas, como por ejemplo tu jefe.
En cualquier caso, necesitas encontrar la forma de mantener a la mayoría de esos problemas fuera de tu lista de tareas. Esto significa tener que cambiar algunos hábitos de trabajo, porque las tareas urgentes te van a agotar y te convertirán en una adicta infeliz al trabajo.
Si quieres experimentar una transformación en tu vida tienes que priorizar las tareas importantes pero no urgentes ya que son las que te van a ayudar a alcanzar tus metas más importantes y de largo plazo.
No es fácil. Nadie dijo que lo sea.
Y no es fácil porque las tareas importantes pero no urgentes susurran, mientras que las tareas urgentes gritan. Pero existe una forma de hacer esas cosas críticas pero silenciosas. Y para eso puedes aplicar estos cuatro simples pasos.
Cuatro (4) pasos para establecer prioridades y ser mas efectiva
Paso 1. Cuando planificas tus días, divide tus tareas en las cuatros categorías mencionadas por Covey: Sin importancia ni urgencia, sin importancia pero urgentes, importantes y urgentes e importantes pero sin urgencia.
Paso 2. Por supuesto tienes que hacer todas las tareas urgentes –por lo menos hasta que mejores en el manejo de tu agenda. Además, vas a tener que encontrar la forma de eliminar las tareas que no son importantes ni urgentes.
Aun así, asegúrate de incluir una tarea importante que no sea urgente que, una vez que la hayas completado, te acerque a una de tus metas a largo plazo.
Paso 3. Resalta en tu lista aquella tarea que es importante pero no urgente. Que sea la prioridad número uno de tu día.
Paso 4. Haz primero esa tarea antes que ninguna otra cosa. Al principio, te va a resultar difícil cumplir con una tarea que sea importante pero no urgente. Hay razones para ello.
- Como no es urgente, piensas que no es importante. Pero lo es.
- Como es una tarea que conduce a una meta que has pospuesto, estás acostumbrado a hacerla a un lado.
- Estás acostumbrado a hacerla a un lado porque piensas que no es importante y porque puedes tener miedo a hacerla.
- Puedes tener miedo a hacer la tarea porque sabes, en lo más profundo, que va a cambiar tu vida. Y todo cambio, aunque sea bueno, produce miedo.
Pero una vez que empieces a utilizar la técnica de cuatro pasos, vas a notar algo enseguida: que te sientes muy bien. Lograr algo que has estado posponiendo es energizante. Borrará algunas dudas que tienes sobre ti misma/o –dudas causadas por pasar años “sin alcanzar” tus metas a largo plazo.
La energía y la confianza adicionales crecerán y te alimentarán durante el día. Lo te ayudará a alcanzar otras tareas importantes pero no urgentes.
Con el paso de los días, te vas a dar cuenta de que estás logrando un progreso medible en las metas descuidadas. En unas pocas semanas, te sorprenderá lo mucho que has hecho. Y en 52 semanas –un año a partir de hoy- vas a ser una nueva persona, mucho más productiva.
Ese año igualmente va a transcurrir. Vas a pasar el tiempo de alguna forma. ¿Por qué no hacerlo tomando el mando de tu agenda? ¿Por qué no gastar ese tiempo en ti, en lo que es realmente importante para ti? ¿Te animas?
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