Organízate con Eficacia: El Arte de la Productividad Sin Estrés

Durante más de 20 años, David Allen se ha desempeñado como consultor en administración de empresas y coach ejecutivo.

El primer libro de Allen, “Organízate con eficacia: el arte de la productividad sin estrés”, publicado en 2001, se convirtió en un gran éxito de ventas.

Allen es conocido como el gurú de la productividad personal y su trabajo ha sido publicado en Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, The New York Times, The Wall Street Journal, y otras publicaciones.

Organízate con eficacia se divide en 3 partes

La primera parte suministra un bosquejo para conseguir control de su vida a través de las cinco etapas de dominar el flujo de trabajo: colección, procesamiento, organización, repaso y ejecución.

La segunda parte, que comienza bien pasada la mitad del libro, repite mucho de lo dicho en la primera parte, pero provee mucho más detalle sobre la aplicación de la metodología de Allen. La tercera parte explica por qué los métodos de Allen funcionan y los beneficios que se logran usando ese enfoque.

La metodología Organízate con eficacia

El proceso completo, incluyendo inputs, procesar/pensar, y outputs (acciones y las listas de acciones), son resumidos convenientemente en un diagrama de flujo provisto en el libro.

La filosofía de Allen se basa en la idea de que para ser más productiva/o, uno debe poder pensar claramente.

Para pensar claramente, uno debe haber descargado completamente de su memoria temporal o RAM (como el RAM de la computadora) todos los «Bucles abiertos» – los compromisos frustrados que uno se ha hecho a sí misma/o.

Eso libera a la mente para hacer lo que naturalmente hace mejor –pensar acerca de las cosas en vez de pensar las cosas. Allen da indicadores para usar las habilidades críticas de pensamiento, incluyendo 3 métodos para tomar decisiones sobre que acciones tomar, en el capítulo 9.

Una vez que la mente se encuentra liberada y las actividades escritas (en papel o electrónicamente), uno tiene que decidir ¿Cuál es la siguiente acción?

Esta es LA pregunta crítica. Una vez decidida, se debe completar la acción o controlar su avance en un sistema confiable, como un asistente digital personal o PDA.

La regla de los 2 minutos

Allen también tiene la regla de los 2 minutos que dice que cuando miramos la bandeja de entrada (las tareas pendientes) para determinar la siguiente tarea, toda tarea que pueda ser completada en dos minutos o menos, debe ser ejecutada de inmediato.

De esta manera, muchas tareas se solucionan de una sóla vez y salen de nuestra “RAM física” completamente.

Allen bosqueja un proceso para limpiar la RAM de entrada y mantenerla así diariamente a medida que nuevas tareas llegan a nuestra bandeja de entrada.

La pregunta ¿Cuál es la próxima tarea? debe ser contestada de entrada, cuando se revisan las tareas pendientes en la bandeja de entrada.

La aplicación de la metodología de Allen se propone como una forma de que los trabajadores del conocimiento tengan una ventaja competitiva en el nuevo milenio.

Dicho sistema también puede ser aplicado en nuestro entorno familiar como si fuera un proyecto más. David Allen afirma que este sistema puede ayudar a los perezosos que siempre dejan todo para después.

Organízate con eficacia es en parte un conjunto de herramientas y técnicas y en parte es psicología. Allen dice que aprender a dominar el tiempo permite a las personas vivir mejor el presente. Posiblemente ese sea el verdadero obsequio del libro.

El resumen completo de Getting Things done está disponible en inglés en Wikisummaries