El costo de tener tu negocio offline o no disponible es muy alto y, muy a menudo, es causa de pérdida de clientes actuales y/o potenciales.
En consecuencia, este artículo tiene como objeto presentar las diez principales formas de proteger la información de tu empresa, incluidos las bases de datos, la información que se encuentra online, los archivos financieros y tus equipos.
Mejores Prácticas de Seguridad: 10 Consejos Para Proteger tu Información
Documenta
El trabajo de la persona encargada de soporte técnico de tu PC es mucho más fácil si tiene a mano la documentación básica con que que trabajar. Algunas informaciones claves son: detalles del vendedor del equipo, números de teléfono, garantía y servicio, configuración de tu router, interruptor, configuración de la red interna, configuración específica de la aplicación, llaves de producto de software y cualquier contraseña de administración necesaria.
Como una buena práctica debes mantener esta información almacenada fuera del sitio y tener un empleado de confianza con la contraseña de administración incluyéndote a ti misma/o.
En muchos programas y/o servicios es posible configurar diferentes niveles de usuarios, asi, aunque le des esa información al responsable de mantener el sistema, siempre te guardas una instancia superior para modificar los accesos. O sea, diferentes usuarios con diferentes permisos de acceso.
Monitorea tu crédito
Los informes de crédito personal y de tu empresa pueden cambiar por muchas razones desconocidas, incluido el robo de identidad y, en algunos casos, por errores de las agencias de crédito. Es necesario conocer estos errores tan pronto como sea posible y corregirlos o hacerlos corregir.
Si tu crédito se ve afectado debido a un robo de identidad cuanto antes limpies el desastre, menor serán la pérdidas. Hay empresas que brindan el servicio de monitoreo de crédito o tu misma puedes pedir un Veraz regularmente.
En muchos países los bancos centrales, permiten ver online un informe gratuito del estado del crédito de la persona con solo ingresar su identificación (CUIT en el caso de Argentina).
Backups en línea y Almacenamiento offline
Los Backups online automatizan, guardar y asegurar tus datos en casos de una falla. Los datos se guardan en centros de datos diseñados para funcionar 24 horas al día.
El sistema va a detectar qué archivos han cambiado y los transfiere de un día para otro. La transferencia de datos es cifrada y segura a través de internet.
La infraestructura de los centros de datos es extremadamente confiable y es fácil recuperar los archivos en caso de necesidad. Debes tener copias en la oficina y fuera de ella de todos tus discos del sistema de windows o mac, de las aplicaciones y de los discos de instalación del equipo que uses.
Además sería una buena idea hacer una copia de todos tus archivos de datos una vez al mes.
Compra una trituradora de papel
Una buena inversión es comprar una trituradora de papel. En toda oficina hay documentos personales y comerciales, facturas, tarjetas de crédito, sobres, estados de cuentas y cualquier otro documento conteniendo información personal y/o comercial que deben ser destruidos todos los días. Tener una trituradora que puede destruir cientos los documentos hace el trabajo fácil y rápido.
Para empresas que manejan una gran cantidad de documentación hay algunos servicios que reciben tus documentos y los destruyen. Sin embargo, para una empresa pequeña sugiero la eficacia seguridad y costo de tener tu propia destructora, se consiguen nuevas y usadas a muy bajo costo.
Monitorea y Defiende tu Reputación
¿Hay algo más valioso que una buena reputación? De la misma manera que monitoreas tu crédito (ver punto 2) debes monitorear tu reputación, después de todo nadie está excento de la maledicencia de terceros o de la furia de un cliente indignado.
Hay empresas que ofrecen el servicio de monitoreo de reputación que incluye la revision de la información pública sobre ti o tu empresa y se encargan de corregir cualquier error de información. La idea es que si alguien busca en Google tu nombre o el de tu empresa, productos o servicios, no se tope con información falsa o calumniosa.
También puedes hacer tu misma una tarea preventiva para minimizar los daños. Si tu marca es atacada en las redes sociales, fíjate aqui.
Por supuesto hay todo tipos de equipos, desde los que te dan 5 minutos de corriente, útiles para hacer un back up o salvar el trabajo que estabas hacienda al momento del corte y equipos con mayor alcance y hasta equipos que operan a energía solar.
Utiliza Software de Seguridad y Antivirus
Analiza los nuevos paquetes de software de seguridad de internet y te darás cuenta que, lamentablemente, un montón de nuevos términos como phishing, malware, spyware, adware, protección de identidad, bloqueo de spam y sonar.
El software antivirus tradicional todavía funciona, sin embargo se han añadido nuevos servicios. McAfee y Norton son líderes de la industria en este campo.
Para software en español o portugués, una buena alternative son los productos de la empresa ESET, cuyos consejos de seguridad publicamos periódicamente en la sección Tecnología.
Utiliza Norton Ghost
Hacer una copia instantánea de todo el contenido de tu disco duro hace que restaurarlo, en caso de problemas, sea mucho más fácil. Esta opción se utiliza a menudo junto con backups en línea para restaurar la instalación de sistema de windows y copiar los archivos de datos más recientes del servicio en línea.
Norton Ghost es un programa para clonación de discos desarrollado por Symantec. El nombre de GHOST originalmente era un acrónimo de «General Hardware-Oriented System Transfer» (Sistema de Transferencia Orientado al Hardware General).
Contrata un Seguro contra inundaciones
Las inundaciones pueden ocurrir en cualquier parte como el desborde de un río o las tuberías de agua que estallaron durante la noche y terminan con tu equipo. En muchos lugares se ofrecen seguros específicos contra inundaciones lo que te ayudará a restaurar tu negocio.
Conclusiones
Implementar Mejores prácticas no es un asunto de empresas grandes solamente, una empresa pequeña puede adaptar estas prácticas a su propio presupuesto y/o habilidades personales. Porque, nos guste o no, los accidentes ocurren, estar preparadas/os es responsabilidad de cada una/o.
¿Implementas algunas de estas medidas en tu empresa? ¿Quieres comentar alguna otra?
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