La semana pasada veíamos 21 trucos para aumentar la productividad con el correo electrónico gmail. Esta semana vamos a tratar de ocuparnos de hacer limpieza, me refiero a limpiar la bandeja de entrada de gmail.
No sé la tuya pero, al momento de escribir esta guía, la mía tiene ¡5341 emails!!!! Hora de ocuparse, y ya que estamos a pocos días de iniciar un nuevo ciclo anual, aprovechemos la estación para encarar una limpieza de otoño o primavera, según en que hemisferio vivas.
Vamos a limpiar la bandeja de entrada de nuestro correo a mano, ¿de acuerdo?
Como Limpiar la Bandeja de Entrada de Gmail a mano
Evaluar tu desordenada bandeja de entrada
Dado que (seguramente) utilizas tu bandeja de entrada todos los días, probablemente tengas una idea bastante buena de qué tipos de correo electrónico recibes de forma regular y de quién.
Tú sabes a qué listas de correo electrónico te has suscrito (o deberías saberlo…), qué mensajes recibes que tienen mayor prioridad que otros (tal vez incluso más que los algoritmos de Google), qué correos electrónicos de marketing te gusta recibir y qué correos electrónicos regulares están al borde del spam porque te los envían con tanta frecuencia que has comenzado a hartarte.
Probablemente ya los tienes identificados. Y si no lo sabes, no es tan difícil de averiguar. Vamos sacude la pereza y ponte manos a la obra.
Por ejemplo, echa un vistazo a tu bandeja de entrada (más fácil, si utilizas la bandeja de entrada «predeterminada» de Gmail con sus pestañas en la parte superior) y comprueba si hay algún remitente o tema que aparezca más de lo que debería.
Tal vez tu banco le envía un mensaje una vez al día sobre las nuevas cuentas que podría abrir, además de los correos electrónicos de notificación que recibe cada vez que transfiere dinero entre cuentas. Tal vez compras muchas cosas en Amazon. Quizás Facebook te hace un ping cada vez que alguien que conoces hace algo.
También puedes obtener una idea de quién está inundando tu bandeja de entrada mediante la realización de unas cuantas búsquedas simples. Una de mis búsquedas más utilizadas en Gmail es «de:», seguida del nombre de una empresa o de un amigo, o de una dirección de correo electrónico.
Otra opción muy buena es buscar: «de:[nombre] es:no leído», para ver si alguien te está enviando mucha correspondencia que no estás leyendo). Porque si encuentro que del mismo remitente tengo 100 emails sin leer desde hace meses ¿Para que los voy a guardar?
Si tienes el Gmail en inglés entonces la búsqueda es “from: [nombre] is: unread”
Ejemplo, en mi caja de búsqueda escribo (sin “ “) «from: mercadolibre is: unread». Lo que me busca todos los emails que tiene como emisor Mercado Libre y que no abrí. Y a partir de ahí, los selecciono todos y los borro de una vez pulsando sobre el tachito de basura.
Comienza a dar de baja suscripciones
A medida que empiezas a descubrir quiénes te envían una tonelada de mensajes de correo electrónico, tienes una gran oportunidad de facilitar todo este proceso de «limpiar tu bandeja de entrada» en el futuro.
Antes de borrar todos los mensajes que no lees, abre un email y busca el link para cancelar la suscripción, generalmente está al pie y dice “unsuscribe” o “desuscribir». Si no puedes encontrar uno, entonces puedes reportar los mensajes como spam. Aunque esto puede llevar algún tiempo si recibes mucho correo electrónico, es una buena manera de empezar a reducir ese flujo y convertirlo en un goteo que en breve tendrá un fin.
Google intenta filtrar automáticamente los mensajes de marketing de la bandeja de entrada principal a una pestaña independiente denominada Promociones, lo que facilita la gestión del correo.
Pero Google también intenta ofrecer un filtro anti spam automático que, en mi opinión, funciona muy bien. Antes tenía que abrir los correos para ver su contenido y decidir si era spam o no, ahora doy una rápida mirada a los emails que Google separó con una etiqueta Spam (ver en columna izquierda) y los borro todos juntos. Debo reconocer que muy pero muy raramente aparece ahí un correo que no es spam, lo marco como “Not Spam”.
Elimina selectivamente correos antiguos, pesados, o con adjuntos
Para ver los correos más antiguos de cierta fecha, simplemente tenemos que poner en el buscador “older_than5y”, en el caso de 5 años. Podemos cambiar el número según queramos. Nos aparecerán aquellos e-mails más antiguos de esa fecha, por lo que podemos eliminarlos y así tener una bandeja más limpia.
Podemos hacer esto solo con los no leídos. Por ejemplo si queremos que todos los correos que no hemos leído y que tengan más de 30 días se eliminen, simplemente hay que poner “is:unread_older_than:30d”.
Otra alternativa es especificar una fecha determinada, por ejemplo, para mostrar todo el correo que llegó antes del 25 de setiembre de 2016, escribirías in:inbox before:2016/09/25 en la barra de búsqueda.
También podes desear eliminar los correos con attachments pesados, escribiendo en la caja de búsqueda larger:10MB, lo que separa los emails mayores a 10 M, una vez seleccionados puedes decidir si dejas algunos o seleccionas todos para borrarlos.
Si alguna de estas sintaxis no te funciona, se debe seguramente a las diferentes versiones de gmail. Suele suceder pero tiene solución. En vez de escribir una “fórmula” en la caja de búsqueda, presionando sobre el triángulo que hay a la derecha se despliega el menú de opciones de búsqueda (sirve también para armar filtros) y ahí ya puedes decidir lo que quieres filtrar para luego borrar.
Etiquetas: Las claves de una bandeja de entrada perfecta
El sistema de etiquetado de Gmail es bastante particular. No son carpetas para tu correo electrónico, son etiquetas ya que algo puede existir en múltiples etiquetas (y en tu bandeja de entrada) a la vez.
Sigo sin etiquetar manualmente los mensajes de correo electrónico, ya sea arrastrando una etiqueta desde la barra lateral izquierda de Gmail sobre el mensaje en cuestión, utilizando el botón de etiqueta desplegable (que parece una etiqueta de equipaje) o arrastrando el propio mensaje de correo electrónico a la carpeta «Etiqueta no» de la pantalla principal de Gmail. Prueba cualquiera de estas técnicas; no son para mí; al menos, no manualmente, pero quizás tú te sientas cómoda con el sistema.
Resiste el impulso de crear un millón de etiquetas
Cuando estaba jugado con las etiquetas, me he dado cuenta de que me estaba haciendo la vida más difícil al ser demasiado precisa. Para algunos, eso funciona; he visto que los compañeros de trabajo tienen una bandeja de entrada «VIP» especial para cada miembro de su equipo, cada gerente que tienen y cada colega súper importante con el que trabajan de forma multifuncional.
Cuando recibes una cantidad absurda de correo electrónico cada día, supongo que es una forma estupenda de asegurarte de que nunca te pierdas un mensaje de gente importante, algo que vale la pena tener en cuenta para Gmail, si estás dispuesto a hacerlo.
En cambio, yo uso sólo unas cuantas etiquetas para capturar temas importantes para mi.
Tengo, por ejemplo, una simple etiqueta de «Finanzas» que uso para cualquier cosa relacionada con el dinero, incluyendo actualizaciones de cuentas de mis bancos, mensajes de marketing de mis bancos, todos y cada uno de los mensajes de las diversas compañías de tarjetas de crédito, etc.
La única etiqueta de correo electrónico a la que presto mucha atención es mi etiqueta «_importante», llamada así, por lo que flota delante en mi lista de etiquetas. Dentro de ella, tengo subetiquetas para todos y cada uno de los correos electrónicos que me envían mis compañeros de estudio (generalmente sobre la planificación de un evento o para apurarme sobre los trabajos pendientes); y una subetiqueta «_to do», de color rojo, que utilizo para hacer un seguimiento de las tareas urgentes que necesito hacer con urgencia.
Una última etiqueta “_envío» es para cualquier cosa que compro en Amazon, Ebay, etc. Si llega a mi casa (en realidad a la casa de uno de mis hijos que vive en USA) en algún momento, aparecerá en los envíos. Y es agradable ver un (1) aparecer en el correo, lo que generalmente significa que algo que compré está por llegar, posiblemente ese día.
Organiza tus etiquetas
Una de las funciones más útiles de Gmail es su capacidad para mostrar y ocultar las etiquetas según sea necesario. Esto te permite archivar etiquetas antiguas si las utilizabas para realizar un seguimiento de un proyecto que finalizó hace algún tiempo; también permite que las etiquetas «aparezcan» en la barra lateral izquierda de Gmail siempre que haya algo que puedas ver.
Para ajustar la visibilidad de tus etiquetas, abre el menú de configuración de Gmail haciendo clic en el icono de equipo en la esquina superior derecha de la ventana principal y en Configuración. Desde allí, haga clic en Etiquetas. La pantalla que aparece a continuación parece intimidante al principio, pero es la mejor manera de mantener su bandeja de entrada libre de desorden de etiquetas.
Por ejemplo, puede ocultar las etiquetas del sistema como «chat» o «spam» si sabe que nunca va a realizar el root. También puedes ocultar todas las categorías de Gmail, que ya aparecen en la parte superior de su ventana principal en la vista predeterminada de Gmail.
Muestra u oculta las etiquetas que has creado o, si quieres optar por el método dinámico, establece que sólo se muestren en la barra lateral si tienes mensajes no leídos. Sin embargo, eso es un poco mentira, ya que también puedes acceder a cualquier etiqueta que hayas creado haciendo clic en el botón «Más» en la parte inferior de la lista de etiquetas de la barra lateral. Estas etiquetas menores no aparecerán en una posición más prominente a menos que usted tenga un mensaje para mirar.
Deja que Gmail etiquete por ti
Las etiquetas son fantásticas y todo, pero si tienes una gran cantidad de correo electrónico entrante con el que tienes que lidiar a diario, el proceso de organizarlo todo puede resultar desalentador. Sin embargo, si combinas las etiquetas con algunos filtros creativos de Gmail, la bandeja de entrada se ordenará automáticamente en tu nombre. Aunque filtrar tu cuenta de Gmail puede resultar un poco desalentador y requiere un poco de tiempo para corregirlo, es un proceso que a la larga merece la pena.
En la serie La oficina sin papeles, explicamos en detalle todo el tema de las etiquetas y filtros.
Configuración de los primeros filtros
La forma más sencilla de crear un filtro de Gmail es hacer clic en un correo electrónico y permitir que Gmail cree un filtro basado en los parámetros del correo electrónico.
Por lo tanto, si tu tienda favorita te está enviando mensajes de correo electrónico todos los días, pero quieres asegurarte de que los recibes (para esas ofertas que te encantan), abre el mensaje, haz clic en el botón Más (la que tiene 3 puntitos en vertical) en la barra de búsqueda de Gmail y selecciona la opción «Filtrar mensajes como estos”.
Personalizar un filtro para hacerlo más preciso
Si dejas que Gmail se encargue de filtrar un mensaje, es posible que el servicio clasifique un mensaje por su «lista» en lugar de por la dirección de correo electrónico del remitente. Esto debería estar bien para la mayoría de los mensajes de marketing, pero también puedes borrarlos y usar comodines en el campo *@mitiendafavorita.com para asegurarse de que un filtro captura cada mensaje que esa empresa le envía.
Para continuar con este ejemplo, si la tienda del ejemplo comienza a enviar sus correos electrónicos desde direcciones que usan una variedad de subdominios, no puedes usar multi-wildcard. Por lo tanto, introducir *@*tienda* en el campo «de» no va a encontrar todo.
Sin embargo, puedes utilizar barras verticales (shift y barra invertida) para añadir entradas adicionales a tu filtro. Así que, en este caso, puede escribir *@mitiendafavorita.com | *@marketing.mitiendafavorita.com | *@ofertas.mitiendafavorita.com en el campo para capturar varios correos electrónicos entrantes de la misma empresa.
También puedes intentar ser genérica: Escribiendo «desde: Starbucks» debería encontrar todo lo que el creador de café te envía.
¿Pero vale la pena enloquecer con los filtros?
Puedes ser increíblemente creativa con el filtrado de Gmail, incluso llegando a bloquear completamente tu bandeja de entrada de las cuentas de correo electrónico que aún no hayas incluido en la lista blanca. Es extremo, pero es una posibilidad.
Me resulta más fácil observar una regla simple: si tengo una etiqueta, debería tener un filtro.
Así que, en mi caso, tengo un filtro configurado para etiquetar cualquier correo electrónico que me envíe como «Para hacer», marcarlo con una estrella y marcarlo como importante, una forma práctica de enviarme un recordatorio de cualquier cosa.
Piensa por ejemplo que que tienes cuenta en mas de un banco, una tarjeta de crédito, quizás alguna inversión o una newsletter con consejos para gestionar tu dinero. En ese casos podrías armar un filtro “Finanzas” o “Dinero” o el nombre que mas te guste.
Para ello puedes utilizar el tip anterior añadiendo varias direcciones de correo separadas por | y creo un filtro que te agrupe esos correos y te los quite (o no) de la bandeja de entrada (ver siguiente tip).
También puedes aplicar creatividad con acciones de filtro
La otra parte importante del proceso de filtrado son todas las demás acciones con las que puedes jugar una vez que hayas configurado tus disparadores. Es fácil decirle a Gmail que etiquete un determinado correo electrónico de un determinado remitente.
Para mantener tu bandeja de entrada principal (y las pestañas categóricas, si las utilizas) despejadas, considera decirle a Gmail que también quieres que estos mensajes filtrados se salten tu bandeja de entrada (skip the Inbox).
Esto NO significa que no podrás leer estos mensajes, o que no los notarás cuando los recibas. En cambio, esta función de omisión automática significa que su bandeja de entrada principal no se atascará con los correos electrónicos de su tienda de sándwiches favorita; en su lugar, verá un número creciente de mensajes junto a su filtro de sándwiches, lo que le avisará de que hay mensajes que debes tener en cuenta.
Encuentro esto mucho más fácil de manejar que tener una bandeja de entrada llena de correos electrónicos con filtros codificados por colores, y funciona un poco más como la vieja función de «Crear una regla» en Outlook o Mail con la que quizás estés más familiarizada.
Conclusiones
Limpiar la bandeja de entradas en un trabajo tedioso, como limpiar alacenas de la cocina o un placard para el cambio de temporada.
Pero también es verdad que puedes encararlo de a ratos libres, o dedicarle unas horas al mes.
