La regla del 80/20 es frecuentemente mencionada en toda la bibliografía de negocios y prácticamente todas las personas tenemos una idea general sobre la misma.
El año pasado, lenta pero sistemáticamente comencé a cambiar mi forma de trabajar, más empujada por una serie de acontecimientos personales que por propia decisión.
Cuando tomé conciencia de esos cambios y del impacto que estaban teniendo en mi vida por primera vez decidí “bajar la velocidad” y dedicarme a analizarlos y profundizarlos.
Quiero destacar esto porque anteriormente nunca me había permitido “bajar la velocidad” pues, como toda persona que trabaja por su cuenta, no trabajar implica no tener ingresos, lujo que no me puedo dar.
Sin embargo, la experiencia del año pasado me demostró fehacientemente (y me encaminó este año en una nueva dirección bastante menos estresante) que no siempre trabajar como loca/o es la mejor opción, ni la más rentable.
En ese análisis de mi forma de trabajar, la regla del 80/20 comenzó a adquirir relevancia.
Esto del 80/20 suena a estadística y en realidad lo es. Pero la buena noticia es que no necesitas saber estadísticas para entender el concepto y utilizarlo.
¿Quién es Pareto?
El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italianoWilfredo Pareto (1848-1923) quien realizo un estudio sobre la distribución de la riqueza, en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza.
Con esto estableció la llamada «Ley de Pareto» según la cual la desigualdad económica es inevitable en cualquier sociedad.
El Dr. Juran aplicó este concepto a la calidad, obteniéndose lo que hoy se conoce como la regla 80/20 o diagrama de Pareto 80/20.
Según este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema.
Por lo tanto, el Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”.
EL ANÁLISIS DE PARETO ES UNA TÉCNICA QUE SEPARA LOS “POCOS VITALES” DE LOS “MUCHOS TRIVIALES”.
¿Qué es la Regla del 80/20?
Este principio no es una ley, sino una regla que puede aplicarse a otros aspectos de la vida. Habitualmente en los negocios se dice que el 80% de los beneficios provienen solo de un 20 % de los clientes.
En realidad la relación 80/20 surge de las mediciones estadísticas, pero no es algo exacto, varía según los casos. Por eso no importa los números exactos, lo que importa es que hay ciertas actividades (y se aplica tanto a los negocios como a aspectos más personales), que podríamos definir como “nuestro 20%”, que es responsable del 80% de nuestros ingresos y de nuestros logros y satisfacciones personales.
Lo interesante es ubicar esas pocas actividades que producen la mayoría de nuestros ingresos y satisfacciones. Y hablo de satisfacción en un plano general.
A pesar de que el dinero es un factor de equilibrio muy importante, y que se encuentra influenciado por la relación 80/20, solo es uno de los componentes de una vida satisfactoria, que después de todo, debería ser nuestro principal objetivo.
El Diagrama de Pareto
Este diagrama también conocido como Distribución A-B-C o curva cerrada es un gráfico que nos permite organizar datos de forma que estos queden en forma descendente de izquierda a derecha separados por barras.
El diagrama muestra graficado el principio de Pareto y permite asignar un orden de prioridades.
Por lo que sirve en la práctica para separar los problemas «pocos pero vitales» de los «muchos pero triviales».
La regla del 80/20 en mi actividad
Hace un par de años tenía un cliente que continuamente me mandaba trabajo, no terminaba de diseñar una folletería cuando ya había otra en el camino. Todo el tiempo se producían piezas y más piezas.
Inclusive como mi impresora color era lenta para tanta actividad, compré otra de alta performance por este cliente.
Un día, mientras me dedicaba a las tareas contables que toda empresa o emprendimiento tiene, empecé a sospechar que este cliente que me mantenía tan ocupada, no me dejaba tiempo para analizar la rentabilidad de tanta actividad.
Al hacer un seguimiento de los meses anteriores, me di cuenta que actividad había mucha, pero los ingresos correspondientes eran bien pocos.
Por eso es necesario analizar nuestros gastos e ingresos desglosado por cliente, por servicio y/o por producto y ver que pasa.
Cuando analizamos nuestra tarea diaria encontramos una pequeña cantidad de actividades que son las que producen los mayores resultados, podríamos decir que son la clave de nuestra actividad.
Si desglosamos estas tareas en sus componentes básicos, vamos a encontrar que unos pequeños ajustes pueden producir resultados dramáticos.
Si respetan o no la proporción 80/20 no es lo relevante aquí, lo relevante es comprobar que hay unas pocas actividades que son las dominantes y que son en las que deberíamos enfocar nuestra energía.
En cualquier emprendimiento es clave encontrar esas actividades, descartar las que solo insumen tiempo y recursos pero sólo aportan en forma marginal para liberar recursos (tiempo, dinero, esfuerzo) que nos permitan focalizarnos en ajustar las que si sirven.
Trabaja más intensamente en las actividades que “trabajan para ti”. Aplica tus mejores habilidades a esas tareas y donde sientas que no puedes resolverla satisfactoriamente, busca ayuda derivándola a otra persona que si posea la habilidad para resolverla bien.
Quizás después de analizar concienzudamente tus actividades sientas que hay tareas o clientes que aunque no están dentro del 20% deseable, colaboran indirectamente.
Por ejemplo son buenos referentes o son ese tipo de personas o empresas que cada vez que se presenta la oportunidad te recomiendan, lo que diríamos una buena fuente de referidos…
Eres tú quien debe analizar tu negocio, pero te aseguro por experiencia propia que no debemos temer descartar actividades o clientes que no aportan nada directa o indirectamente y que solo te quitan energía y recursos.
En la vida diaria también se aplica la regla 80/20
Durante muchísimo tiempo me encargué de tareas que no me gustan y además, reconozco que las hago mal.
Hay momentos en los que no podemos librarnos de ellas, pero tenerlas identificadas, puede ayudarnos a establecer prioridades y derivarlas a otra persona que pueda hacerla más eficientemente en cuanto se nos presente la oportunidad.
Esta práctica nos irá liberando paulatinamente para disponer más creativamente de nuestro tiempo.
En conclusión
Pon el foco en las actividades que te producen los mejores rendimientos, tanto en la vida como en los negocios. La mayoría de las personas ansiamos ganarnos la vida haciendo algo que disfrutamos; la regla del 80/20 te guiará en ese sentido.
Comienza identificando lo que realmente te motiva, enfoca tus energías en ese sentido, analiza las tareas y su colaboración a los resultados, ve cambiando gradualmente (tus necesidades personales y tus posibilidades te impondrán el ritmo) la relación 80/20.
Si crees que la regla 80/20 te puede ayudar te sugiero que veas un ejemplo práctico de aplicación del diagrama de Pareto.
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