Es hora de ocuparnos de todos esos papeles que recibimos a diario.
Lo primero que tenemos que hacer si queremos tener algún éxito en librarnos de los papeles es crear una política para los papeles entrantes. O sea definir qué tipo de papeles e información guardar, cómo guardarlos y por cuánto tiempo y, aunque no lo creas, también debes definir cómo te vas a librar de los que decidas no guardar.
Una vez que tengas definido lo que se guarda y lo que se tira, antes de poner manos a la obra es conveniente revisar la lista con tu contador y/o abogado pues cada país tiene normas distintas sobre la obligatoriedad de guardar los originales.
Por ejemplo, en lo que respecta a facturas (de venta y de compra) y a pagos de servicios en general en Argentina hay que guardarlos por 10 años, por lo que la semana pasada puse manos a la obra y me deshice de todo lo anterior al 2005.
¿Cómo empezar? Primero determina qué tipo de papeles manejas habitualmente, aquí tienes una lista en una hoja de cálculo para que te orientes, adáptala según tus necesidades.
Los tipos de papeles que recibes pueden ser: facturas, información financiera (resúmenes bancarios, acciones, etc.), recibos, documentos médicos, catálogos, tarjetas, inclusive correo terrestre no solicitado, etc.
Luego, con la hoja de cálculo en mano, revisa los diferentes tipos de documentos y determina si se necesita guardar el original, si una copia electrónica sirve, o si solo debemos guardar la información básica para cuando necesitemos el documento lo puedas recuperar.
Luego si un documento se puede eliminar hay que determinar la forma ¿lo tiramos al tachito de basura sin más vueltas o tenemos que rasgarlo en pedacitos para ocultar información? En general suelo rasgar en trozos todos los papeles que contienen información personal, nombre, domicilio, número de cuenta de banco, etc.
A continuación determina cuánto tiempo debes conservar cada tipo de información en papel. Por ejemplo, el resumen del banco es útil por 30 días, pues pasado ese plazo recibimos uno nuevo. En cambio, un certificado de nacimiento hay que conservarlo de por vida.
Ahora que tenemos claro los diferentes tipos de papeles que manipulamos, cuales guardamos y por cuanto tiempo, es hora que desarrollemos una sistema para archivarlos.
Sistemas de archivo de documentos en papel
En esta etapa debes decidir cómo guardar los documentos que vas a conservar.
Las alternativas son:
Carpetas Colgantes o Archivo Acción
Los mejores trabajos para guardar en este tipo de archivos son elementos que tienen una tarea específica asociada, y que se completarán en un corto período de tiempo, como un almacenamiento mensual. También guardas aquí los nuevos elementos, como los artículos a leer (sacados de una revista de papel) o material listo para escanear.
Este archivo NO debe contener documentos que no sean necesarios para una tarea a corto plazo.
Algunos ejemplos de documentos apropiados para este archivo son: las facturas a pagar, una dirección para entrar en su libreta de direcciones o un formulario de registro para completar y enviar por correo.
Cajón Archivo Activo
Es el lugar donde archivar los papeles que necesites acceder con frecuencia. Estos archivos, o bien no tienen una acción específica asociada, o la acción requerida está a más de un mes de distancia.
Los artículos tales como facturas pagadas o talones de pago son apropiadas para este cajón.
Este es también el mejor lugar para instalar el sistema de auto-depuración que explicaré más adelante.
Gabinete archivador
Acá van todos los papeles cuyo original hay que conservar, pero que no necesitamos acceder con frecuencia.
Por lo general es mejor guardar también una copia escaneada de estos documentos en el sistema de archivos virtual, para protegerlo ante cualquier eventualidad.
Los documentos tales como declaraciones de impuestos, contratos o escrituras de propiedades son buenos ejemplos de material adecuado para este archivo.
Caja de Seguridad
Un lugar seguro, a prueba de agua y de fuego se recomienda para algunos de tus documentos vitales irreemplazables que puedas necesitar en caso de emergencia. Vale también la recomendación de mantener una copia escaneada de estos documentos en el sistema de archivos virtual.
La caja de seguridad es ideal para guardar los pasaportes, certificados de nacimiento originales y copias originales de testamentos.
Con estas opciones puedes manejar todo el papel físico que necesitas administrar.
Ahora veremos cómo almacenar la información escaneada.
Archivo de documentos escaneados
Guardar información escaneada requiere un conjunto distinto de herramientas. También en este caso tenemos que desarrollar e implementar un plan para usar dichas herramientas.
Para determinar qué sistema usar primero tienes que responder algunas preguntas:
- ¿Necesito acceder a esa información cuando no estoy en mi PC?
- ¿Necesita esa información seguridad extra?
- ¿Se trata de un email, un escaneado o voy a tipear la info?
- ¿Qué tipo de archivo es: una foto, un PDF, u otro tipo de formato?
- ¿Necesito poder compartir ese documento frecuentemente?
Almacenamiento en la Nube
Disponible en aplicaciones como Dropbox o Google Drive y otros. Son opciones excelentes si necesitas tener acceso rápido a tus documentos o fotos. Estas aplicaciones ofrecen en general acceso móvil y web; autenticación de dos pasos, e integración con muchos escáneres, programas y aplicaciones y permiten compartir archivos.
Los documentos pueden ser almacenados en diferentes carpetas y se pueden agregar etiquetas (tags) para facilitar la búsqueda.
Dentro de esta categoría también encontramos Evernote y OneNote que son aptas para guardar apuntes, links, notas, etc. Por ejemplo, todas las notas para esta serie de la oficina si papeles fueron guardadas en Evernote.
Álbunes de fotos
Por ejemplo Picassa, Apples ICloud, Flickr son servicios ideales para guardar fotos. Puedes organizar tus fotos en grupos y algunos servicios permiten agregar etiquetas a las fotos para su organización.
Bookmarks y Artículos
Otra oportunidad para almacenar enlaces de interés. Funcionan como añadidos a los navegadores. Es ideal para guardar el link a manuales de uso, direcciones web, catálogos online, etc.
Ya habíamos hablado del gestor de bookmarks de Chrome. Otro servicio interesante para guardar bookmarks es Zotero
Cuando estoy navegando la web y quiero guardar una artículo completo para leerlo más tarde (inclusive sin conexión) o cuando estoy en una clase online y recomiendan una lectura, utilizo Pocket, donde además agrego etiquetas que me permitan buscar más tarde el artículo. Si se trata de tomar notas entonces uso Evernote.
Poniendo en funciones un sistema de gestión de documentos en papel
Como vimos más arriba, diferentes documentos tienen diferentes necesidades en función de su tipo y usos. Vamos a hablar de algunos de los suministros que necesitas para tu sistema, y cómo determinar dónde almacenar cada tipo de papel.
Lo que necesitarás: un bote de basura o papelera de reciclaje, una trituradora, un archivo de acción, uno o dos archivadores, una caja a prueba de agua y de fuego o caja de seguridad, un escáner y carpetas de archivos colgantes con fichas.
Opcionalmente, también puede ser que desees un sello con la leyenda «escaneada» y un marcador.
Recomiendo ubicar el bote de basura y la trituradora de papeles muy cerca de donde ingresas con tus papeles. Tan pronto como entres con papeles, detente aquí y tira o tritura lo que no es necesario conservar.
Tu caja de seguridad debe ubicarse en algún lugar seguro y fuera de la vista de extraños. Ahí puedes guardar algunos de tus documentos vitales, tales como certificados de nacimiento, pasaportes, testamentos y otros documentos irreemplazables y de emergencia.
El escáner y archivadores con carpetas de archivos colgantes es mejor ubicarlos en el área de tu oficina en la que haces la mayor parte del papeleo. Asegúrate de mantener el escáner en un lugar que sea de fácil de acceso.
Aquí es donde puede resultar útil tener un sello «escaneados» para marcar fácilmente cuando un documento se ha escaneado. La mayoría de los papeles cuyos originales guardas a largo plazo, es mejor escanearlos también.
Puedes optar por tener dos archivadores separados, uno para los archivos de almacenamiento que se utilizan rara vez y otro para los archivos más activos.
O puede optar por almacenar ambos tipos de archivos en el mismo armario pero cajones separados. Sólo asegúrese de que sus carpetas de archivos activos se encuentran en un lugar que sea de fácil acceso, y los cajones del gabinete se deslicen fácilmente.
El éxito de las carpetas de archivos activos dependen de su fácil disponibilidad y acceso. El cajón de archivo activo es también un gran lugar para un sistema de auto-depuración. Un sistema de autodepuración es cualquier sistema que indica en que momento “vencen” los archivos. Lo que uso es una serie de carpetas colgantes etiquetadas por mes, de enero a diciembre.
Cualquier documento que recibo en forma regular y quiero mantener por un período de un año, lo pongo en la carpeta perteneciente al mes en que lo recibí.
Por ejemplo, una factura de servicios públicos. Cada mes llega una factura de servicios y la guardo en la carpeta correspondiente a ese mes. El próximo año, cuando llegue a ese mes de nuevo, la carpeta estará llena del año anterior. Puedo destruir todos los elementos de esa carpeta y comenzar a colocar los nuevos en su lugar.
En la actualidad hay un año completo de registros en todo momento de esas 12 carpetas correspondiente a cada mes. En los gabinetes de archivo, asegúrate de usar carpetas colgantes en lugar de las carpetas de archivos estándar con pestañas.
Por último, el archivo de acción es una herramienta útil para ordenar y gestionar los documentos a medida que entran en tu espacio.
Configuración y uso de Las Carpetas Colgantes o Archivo Acción
Un archivo de acción es la primera parada para cualquier papel que entra en tu espacio. Cada trabajo que no va a parar a la basura o a la trituradora tiene un lugar en el archivo de acción.
Tan pronto como entras con papeles, puedes ordenarlos rápidamente en el archivo de acción para procesarlos más adelante. El archivo de acción es específicamente un sistema de archivos de documentos de apoyo a su lista de tareas pendientes, o un lugar de almacenamiento temporal de información que debe ser escaneada o almacenado.
Los artículos tales como tarjetas de RSVP, papeleo para completar, y otros documentos relacionados con tareas pertenecen al archivo de acción. Hay un número de posibilidades para configurar un archivo de acción, dependiendo de tu personalidad y necesidades.
Un archivo de acción sencillo que recomiendo es una caja de archivo colgante pequeña, con hasta 10 carpetas colgantes con pestañas. Algunas de las carpetas más útiles son: facturas a pagar, lista para hacer (la famosa to do), asuntos pendientes, pedidos por catálogo que esperan entrar, algo que está a la espera de hablar con alguien más, y ese tipo de cosas.
Para ingresar, todo lo que tenga la información que necesita ser ingresado en otro lugar. Para asistir, invitaciones, anuncios de reuniones, billetes de avión, todo lo que tiene que asistir. Sólo asegúrese de confirmar su asistencia y luego ponerlo en tu calendario antes de ubicarlo aquí. Para archivar, documentos destinados al archivador principal. Para Leer, artículos de revistas y documentos informativos.
Para escanear, cualquier cosa que necesita ser escaneada antes de desecharla. Puedes añadir o eliminar cualquiera de estas categorías para adaptarse a tus necesidades. Pero trata de mantener 10 o menos categorías muy amplias en este archivo.
Establece hábitos en torno a la utilización de tu sistema de archivo de acción. Separa un tiempo en tu calendario periódicamente para mantener el sistema en funcionamiento y que nada se olvide.
Los papeles pueden moverse de un archivo a otro dentro del sistema. Por ejemplo, una vez que lees un artículo, puede que decidas hacer algo con él, y lo mueves a la carpeta Para hacer.
Todos los artículos deben caber en una de estas carpetas cuando entran en tu espacio. Concéntrate en el mantenimiento de este archivo de acción durante 28 días consecutivos y en la creación de nuevos hábitos con él.
En un primer momento, necesitarás mayor concentración y voluntad para llevar la tarea. Pero una vez que hayas solidificado tus hábitos, el sistema fluirá con mínimo esfuerzo.
