La Oficina Sin Papeles: Administración de Listas y Notas

Con la administración de listas y notas nos aproximamos al final de la serie de la oficina sin papeles.

Comenzaremos por ocuparnos en esta nota de cómo gestionar las famosas TO-do list o listas de cosas para hacer, o cualquier otro tipo de lista.

Todas las personas utilizamos listas, desde la clásica lista de las compras, de recordatorios de tareas pendientes, de los principales pasos de un proceso, etc., en fin, papeles y más papeles.

Después de las listas veremos también cómo administrar las notas.

Administración de Listas y Notas

Tipos de listas, usos y estructura

Hay muchos tipos de listas, y por lo tanto, una serie de opciones de app virtuales disponibles. Para entender la mejor manera de elegir un formato de lista virtual y utilizarla de manera eficaz, vamos primero a echar un vistazo a los tipos de listas y sus características particulares.

Según el tipo de lista que usas es el tipo de características que vas a necesitar en tu lista virtual. Hay dos tipos principales de listas, la informativa y la de acción.

La Lista Informativa se utiliza y se actualiza con menos frecuencia y no depende tan fuertemente de factores como la priorización, recordatorios, ni plazos. Estas listas a menudo pueden consistir en una categoría principal y varios ítems similares en la propia lista.

Algunos ejemplos serían las de compras, de libros para leer, de ideas de regalos, o incluso una lista de cosas que empacar para las vacaciones. Mantén tu lista informativa simple. Algunas de las características que puedes desear en una aplicación o un programa para una lista informativa es tener acceso móvil y de escritorio, listas múltiples, sincronización entre dispositivos, y la posibilidad de compartir las listas.

Las listas de acciones involucran múltiples acciones dentro de una lista que tienen niveles de prioridad y por lo general algún tipo de plazo. Son listas muy utilizadas con la posibilidad de agregar elementos, con frecuencia completados y validados, recordatorios y priorización. Son el tipo de listas que revisas frecuentemente durante el día.

Algunos ejemplos de una lista de acción serían una lista diaria de tareas o una lista de tareas de proyecto. Las características que puedes desear en una aplicación o un programa para una lista de acciones son las mismas que la lista de información, pero es probable que también quieras algunas de estas características adicionales como ser: asignar etiquetas y categorías, fechas de vencimiento, recordatorios, priorización y notas dentro de una tarea.

Hay una serie de opciones en el mercado para mantener un registro de sus diferentes listas tanto para móviles y de escritorio.

Personalmente prefiero opciones que permiten el uso de dispositivos móviles con sincronización, pues nunca se sabe cuando llegará la inspiración, lo mas probable es que desees agregar esa idea en tu lista lo más pronto posible, aun estando en la calle.

La simplicidad y la disponibilidad de múltiples listas y la sincronización con el escritorio, o como una copia de seguridad, son mis características favoritas.

[bctt tweet=»Reglas para trabajar eficientemente con listas y notas»]

Algunas reglas a tener en cuenta cuando se trabaja con listas para mantenerlos eficiente y eficaz:

No complicar la lista.

Utiliza sólo las funciones que necesitas. Por ejemplo, no hay necesidad de utilizar etiquetas, recordatorios y niveles de prioridad en una lista de la compra, pero es probable que ellos necesitan para obtener una lista completa de tareas en el trabajo.

Mantén tus listas en sólo 2 o 3 aplicaciones o programas para que sea más fácil para encontrar lo que necesitas. Recomiendo una aplicación para tus listas de acciones, y una o dos aplicaciones para sus listas informativas.

Prioriza. Asegúrate de siempre saber tus 3 principales prioridades para el día. Cuando completes una de las tres principales prioridades, puedes agregar otra tarea a las tres primeras. Tener demasiados prioridades hace realmente difícil decidir lo que realmente debe hacerse primero.

Escribe las tareas, no el proyecto. Por ejemplo, el proyecto «plan de vacaciones» puede llegar a ser una impresionante lista si especificas exactamente todo lo que se necesita. En cambio, si las divides en las tareas básicas, como por ejemplo: reservar un hotel, chequear excursiones disponibles, o paquete turístico, es mas manejable.

Revisa tus listas de alta actividad. Una lista sólo es útil si se la consulta. Puedes añadir un recordatorio (ventana emergente o email) recurrente o una alarma para recordar revisar tu lista, y separar un bloque de tiempo en tu calendario para trabajar en elementos de tus listas, por ejemplo de tres a cuatro, trabajas en tu lista de tareas por hacer.

Asegúrate que mirar tu lista se convierta en un hábito. Estos son los elementos básicos para la definición y el uso de listas. A continuación, nos fijamos en algunas de las aplicaciones que hacen un seguimiento de tus listas mucho más fácil.

App para Listas

Todo list

App gratuita con opción Premium ( us$29/año). Su layout se parece a la casilla de correo. Permite categorizar las tareas, agregar etiquetas, sincronizar entre dispositivos, establecer fechas tope, agregar notas y adjuntos y compartir la lista con otra persona.

Plataformas: Todas las plataformas y dispositivos

Ver: https://en.todoist.com/

Any.do

App gratuita. Uso muy sencillo. Se puede agregar recordatorios y sincronizar entre dispositivos mediante la extensión del navegador.

Plataformas: IOS, Android y Google Chrome.

Ver: http://www.any.do/

Carrot

Cuesta us$ 1,99. Esta app es ideal para esas personas que tienen dificultades en cumplir los tiempos asignados a una tarea. Convierte cumplir la tarea en una suerte de juego.

Plataformas: IOS (iphone y ipad)

Ver: http://www.meetcarrot.com/todo/

Wunderlist

App gratuita con una versión Premium (us$ 4,99)

Esta app tiene un impresionante rango de opciones: agregar sub-tareas, asignar tareas a un colaborador, agregar notas, eventos repetitivos y hasta permite agregar tareas mediante texto por voz.

Plataformas: iPhone, iPad, Android, Windows, Kindle, Web.

Ver:  https://www.wunderlist.com/es/

Things

Es una App paga (us$ 19,50) que es más un administrador de tareas que una lista. Layout similar a la casilla de correo. Muy fácil de usar. Permite hacer listas de tareas y asignarle 4 categorías: Hoy, Mañana, Algún día, Agendada (para las tareas y proyectos que están demorados).

Esta app tiene una característica muy peculiar, el autofill ( auto completado), por ejemplo recibes un email con la información de un vento, seleccionas una parte relevante del texto y la función Autofill, ahí aparece una ventana Quick Entry con el texto seleccionado ya agregado y un link al email, listo, tarea agregada.

Esta app ganó el Apple Design Award, el Macworld Best of Show Award. Y salió electa app favorita de los editores de Macworld.

Plataformas: IOS (iPhone, iPad) y Mac.

Ver: https://culturedcode.com/things/

Remenber the Milk

App gratuita y con versión Premium ( us$25/ año).

Una de las más antiguas soluciones de GTD del mercado. Funciona muy bien, es muy potente, tiene un montón de funcionalidades y es muy personalizable. Permite exportar a Google Calendar (u otro calendario) la lista de tareas que tienes marcadas con fecha de acción. Podemos agregar nuevas tareas desde Google Calendar, Twitter, o incluso desde nuestro correo electrónico.

Incluso cuenta con su propio gadget para Gmail que muestra en la barra lateral las tareas que tenemos pendientes. !Excelente!

Permite sincronizar con Evernote, Gmail y Outlook (mediante agregados). Y para quienes justan de las tecnologías, permite ingresar tareas mediante Siri (la función de voz de Mac).

Plataformas: IOS, Android, Blackberry, Web.

Ver: http://www.rememberthemilk.com/ 

Clear

App paga, cuesta us$ 4,99 para IOS y us$ 9,99 para Mac.

Permite gestionar múltiples listas, establecer recordatorios, sincronizar vía iCloud.

Plataformas: IOS y Mac.

Ver: http://realmacsoftware.com/clear 

Para terminar con la aplicaciones para crear y gestionar listas, me gustaría mencionar Evernote que si bien no es una app específica para esta tarea, permite manejar listas muy bien. Es ideal para quienes ya usan Evernote y no quieren tener demasiadas app.

Como administrar Notas y almacenarlas

A veces encontramos o recibimos información con demasiados detalles para guarder en una lista. Aquí es donde entra en juego la toma de notas. Una nota puede consistir en texto, dibujos, fotos y provenir de muchas fuentes diferentes. La mejor manera de capturar, almacenar y recuperar las notas depende de qué tipo de nota se trata y para que la vamos a usar.

Hay una serie de opciones de almacenamiento. Vamos a hablar de algunos de ellas y qué tipo de notas son los mejores para cada uno.

Calendario: Muchas veces las notas que necesitamos salvar corresponden a un evento en nuestro Calendario. Guarda la información sobre eventos específicos dentro de tu calendario.

Notas de contacto: Cuando se trata de datos de contactos, ingresa la información dentro de la app Contactos. La mayoría de las aplicaciones de gestión de contactos tienen un campo de notas.

Notas a corto plazo: Son las notas con información que utilizaras de forma rápida y no es necesario mantenerla almacenado por largo tiempo, en ese caso es mejor guardarla en un lugar que se revisa y se limpia con frecuencia, pero de fácil acceso y fácil de usar de forma rápida como, por ejemplo, la App Notas de tu smartphone.

Fotos o post: Evernote o OneNote son ideales para esos fines.

Conclusiones

Con esta nota nos aproximamos al final de la serie de la oficina sin papeles. Como puedes comprobar existen en el mercado un número importante de opciones gratuitas y pagas tanto para gestionar listas como para notas. Todas opciones que colaborar a alcanzar el objetivo de la oficina sin papeles.

La mayoría de esas opciones se pueden acceder desde cualquier dispositivo con una conexión a Internet, se pueden almacenar en la nube o bajar a un hard disk, y sincronizar entre aplicaciones.

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