En la nota anterior introducimos los conceptos básicos sobre qué es el código de barras, ahora vamos a ver su implementación.
Una vez que hayas conformado tu código de barras de acuerdo al estándar indicado (EAN 13 o EAN 8), el siguiente paso será traducirlo al código de barras correspondiente según la norma, para luego imprimirlo y fijarlo al producto.
Hay 2 posibilidades para fijar el código al producto:
Impresión directa y Etiquetas
Impresión directa sobre el producto
Es necesario obtener una película (positiva o negativa dependiendo del tipo de impresión) del código de barras para posteriormente imprimir.
La información sobre el sistema de impresión (flexografía, offset, serigrafía, etc.) y el material a utilizar (cartón, papel, plástico, etc.) se las debe pedir a su diseñador, impresor o a la delegación del GS1 de su país.
Impresión de etiquetas
Si no deseas imprimir el código de barras directamente sobre el empaque, puedes imprimir etiquetas, usualmente autoadhesivas.
Para garantizar que el código pueda ser leído por cualquier escáner del mundo, la etiqueta debe tener un tamaño adecuado, a tal efecto deberá consultar, previa a la impresión, la tabla de dimensiones adecuadas que publica cada GS1.
El tamaño estándar del código es de aproximadamente 38 mm de ancho x 25 mm de alto. El tamaño más pequeño recomendado es 30 mm de ancho x 20 mm de alto.
No es recomendable truncar la altura de los códigos de barra. De ser totalmente necesario consulte con el departamento técnico del GS1 de su país las normas de truncamiento.
Colores
La lectura del código de barras se hace por alto contraste entre las barras y el fondo. Los lectores ópticos emiten luz roja para la lectura, por lo tanto existen limitaciones a los colores que se pueden utilizar para las barras oscuras y las claras o fondo.
La combinación de color óptima para un símbolo de código de barras es barras negras sobre fondo blanco (espacios y zonas mudas), aunque es posible utilizar otras combinaciones de colores.
Las barras pueden ser de color: negro, verde, azul, azul violeta y marrón oscuro.
Las barras claras o fondo pueden ser de color: blanco, amarillo, naranja, rojo y beige.
La impresión de barras debe hacerse siempre con colores puros, no es aconsejable utilizar superposición de colores o retículas.
Es muy importante seguir las normas de utilización de colores, los colores indicados para las barras sólo pueden ser utilizados con los indicados para el fondo; de esta manera nos garantizamos que el lector de código de barras pueda leer rápido la información.
Ubicación del código de barras en el envase
El código de barras debe ser ubicado en el envase de acuerdo a las especificaciones del manual de normas de codificación que podrá consultar con el departamento técnico del GS1 correspondiente a tu país. Para localizarlo puedes buscar en Google «GS1 y el nombre el país»; por ejemplo GS1 Brasil; GS1 Argentina, etc.
Como regla general el código se debe situar de forma tal que permita un fácil manejo del producto por parte del operario que debe pasar el escáner, por ejemplo la cajera del supermercado.
Algunas recomendaciones claves son:
- El envase no debe incluir más de un signo visible
- El símbolo debe estar ubicado lo más cerca posible al ángulo inferior izquierdo
- Siempre que sea posible el código debe imprimirse sobre la base natural del envase
- Si la regla anterior no puede aplicarse, se reservará la parte posterior del envase para imprimir el código
- Si ninguna de las 2 alternativas anteriores es posible, se colocará el código en un costado del envase
- Si la forma del envase impone una cierta distancia entre el plano de la superficie de lectura y la caja registradora, esa distancia no deberá exceder los 12 mm.
- Si el envase no es rígido, el código se debe imprimir en la zona de menor deformación y procurando que sea lo más plano posible.
- Si el código está impreso sobre una superficie curva, es preferible orientar las barras perpendicularmente a la línea generatriz de la superficie del envase.
- Debe tomarse en cuenta la dirección de impresión, pues la calidad de impresión mejora cuando las barras son paralelas a esa dirección.
Pasos claves para implementar tus códigos de barras
La implementación del código de barras es una estrategia clave para mejorar la eficiencia y precisión en la gestión de las existencias y la cadena de suministro de tu empresa.
Aquí te proporcionamos una guía paso a paso detallada y fácil de entender sobre cómo llevar a cabo este proceso de implementación.
Paso 1: Comprende los Beneficios del código de barra
Antes de comenzar, es fundamental comprender los beneficios que la inclusión del código de barras aportará a tu empresa.
Estos incluyen una mejor trazabilidad de productos, reducción de errores en la gestión de inventarios y una cadena de suministro más eficiente.
Paso 2: Evalúa las Necesidades de tu Empresa
Antes de sumergirte a implementar el código de barras, realiza un análisis exhaustivo de las necesidades específicas de tu empresa. Considera aspectos como el tipo de productos que manejas, el volumen de inventario que gestionas y la complejidad de tu cadena de suministro.
Esto te permitirá tomar decisiones informadas sobre qué tipo de códigos de barras se adaptan mejor a tu situación.
Sugerencias Prácticas:
- Realiza entrevistas con los diferentes departamentos de tu empresa para comprender sus necesidades y desafíos.
- Investiga casos de éxito en empresas similares para obtener ideas sobre cómo el código de barras ha mejorado sus operaciones.
Paso 3: Obtén los Códigos de Barras
La obtención de códigos de barras es un paso crucial. Para comenzar a usar el código de barras tienes que obtener primero el GS1 para tu empresa.
El prefijo GS1 de empresa sirve para identificar de forma única y exclusiva al propietario de la marca, lo que garantiza que no se van a producir colisiones ni coincidencias de códigos en el mercado y los productos podrán ser comercializados con las máximas garantías.
El prefijo GS1 va adelante de cualquier código de producto y está formado por entre 2 y 10 dígitos.
Inscríbete en GS1 correspondiente a tu país, la organización que asigna identificadores únicos a nivel mundial. GS1 te proporcionará los códigos necesarios para identificar tus productos de manera única.
Sugerencias Prácticas:
- Asegúrate de entender el proceso de inscripción en GS1 y los costos asociados.
- Planifica con anticipación la cantidad de códigos que necesitarás para cubrir tu inventario actual y futuro.
Paso 4: Selecciona el Tipo de Código
La elección del tipo de código de barras dependerá de varios factores, como el espacio disponible en tus productos, la cantidad de información que necesitas codificar y los requisitos de tu industria.
Selecciona el tipo que mejor se adapte a tus necesidades.
Sugerencias Prácticas:
- Consulta con proveedores de software de códigos de barras para obtener recomendaciones sobre el tipo de código más adecuado para tu caso.
- Asegúrate de que el tipo de código que elijas sea compatible con los estándares de la industria y los minoristas con los que trabajas.
Algunos softwares de diseño de códigos de barras que puedes utilizar
Aquí te presento algunos software de diseño de códigos de barras que son populares y ampliamente utilizados:
- Barcode Studio:
- Descripción: Ofrece una amplia gama de características para diseñar y generar códigos de barras. Es fácil de usar y compatible con diversos estándares de la industria.
- Sitio web: Barcode Studio
- ZebraDesigner:
- Descripción: Desarrollado por Zebra, este software es conocido por su capacidad para diseñar etiquetas y códigos de barras de alta calidad. Es compatible con impresoras Zebra y otras marcas.
- Sitio web: ZebraDesigner
- Labeljoy:
- Descripción: Este software permite crear códigos de barras personalizados y etiquetas. Es versátil y adecuado para empresas de diferentes tamaños.
- Sitio web: Labeljoy
- NiceLabel:
- Descripción: Ofrece soluciones completas para el diseño y la impresión de etiquetas y códigos de barras. Es escalable y se adapta a las necesidades de diversas industrias.
- Sitio web: NiceLabel
Recuerda verificar las características específicas de cada software y asegurarte de que cumplan con los requisitos particulares de tu empresa antes de tomar una decisión.
Además, muchos de estos programas ofrecen versiones de prueba, lo que te permite evaluar su idoneidad antes de realizar una compra.
Paso 5: Identifica los puntos de escaneo
La selección de los puntos de escaneo es crucial para garantizar la eficiente lectura de los códigos de barras.
Las características que un código debe poseer, como el símbolo, las dimensiones, la ubicación y el color, están intrínsecamente ligadas al entorno donde se realizarán las lecturas.
En la actualidad, se distinguen claramente cuatro entornos de trabajo:
Lectura en el Punto de Venta:
En este contexto, se deben considerar las condiciones específicas del punto de venta, optimizando el código para su rápida y precisa lectura en este entorno.
Lectura en Almacén:
Las lecturas en almacén presentan requisitos particulares, por lo que los códigos deben adaptarse a las condiciones propias de este entorno, asegurando una identificación eficiente.
Lectura en Punto de Venta y Almacén:
Algunas implementaciones requieren que los códigos sean legibles tanto en el punto de venta como en el almacén. Es fundamental ajustar las especificaciones del código para cumplir con ambos escenarios.
Lectura en Entornos Especiales:
En situaciones particulares, como entornos hospitalarios, se deben tener en cuenta requisitos específicos para garantizar la lectura efectiva, considerando las condiciones únicas de estos entornos.
Al adaptar los códigos de barras a estos puntos de escaneo específicos, se asegura una implementación exitosa y una lectura eficiente en diversos contextos laborales.
Paso 6. Prepara los Datos
Antes de imprimir los códigos, organiza una base de datos completa con la información asociada a cada producto. Esto incluye detalles como descripción del producto, precio, proveedor, etc. Esta date base se vinculará con los códigos de barras.
Es importante destacar que un código de barras permite identificar un producto específico y se necesita uno diferente para cada variedad que elabores.
Por ejemplo, si tu producto viene en diferentes colores, tipos y tamaños, necesitarás un código de barras para cada uno, por ejemplo: yerba mate sin palo 250 gr,yerba mate sin palo 500 gr,yerba mate sin palo 1 Kg,yerba mate con palo 250 gr, etc., etc.
Sugerencias Prácticas:
- Utiliza software de gestión de inventarios para organizar y mantener actualizada la base de datos.
- Asegúrate de que la información en ese registro sea consistente y estandarizada para evitar errores.
Paso 7: Imprime los Códigos de Barras
La impresión de códigos de barras debe realizarse con alta calidad para garantizar su legibilidad en el punto de venta. Utiliza software de diseño de códigos de barras para generar e imprimir los códigos.
Puedes optar por imprimir directamente en los productos o utilizar etiquetas adhesivas.
Sugerencias Prácticas:
- Investiga proveedores de impresoras de códigos de barras y etiquetas para asegurar una calidad duradera.
- Realiza pruebas de impresión para asegurarte de que los códigos sean legibles en diferentes condiciones de iluminación.
Paso 8: Integra con el Sistema de Gestión
La integración con el sistema de gestión es esencial para aprovechar al máximo los códigos de barras. Asegúrate de que los códigos se integren sin problemas con tu software de gestión de inventarios y cadena de suministro.
Sugerencias Prácticas:
- Colabora con proveedores de software para garantizar una integración fluida.
- Realiza pruebas exhaustivas para asegurarte de que la lectura y actualización de datos sean precisas.
Paso 9: Capacita al Personal
La capacitación del personal es clave para el éxito de la implementación. Proporciona formación sobre cómo escanear y utilizar códigos de barras correctamente. Esto optimizará la adopción y garantizará un uso efectivo de esta tecnología en el día a día.
Sugerencias Prácticas:
- Diseña programas de capacitación prácticos y específicos para cada departamento.
- Proporciona manuales y recursos visuales para facilitar el aprendizaje.
Paso 10: Realiza Pruebas y Ajustes
Antes de implementar completamente el sistema, realiza pruebas exhaustivas para asegurarte de que todo funcione como se espera. Realiza ajustes según sea necesario y garantiza una transición suave.
Paso 11: Monitorea y Mejora Continuamente
Una vez implementado, monitorea continuamente el rendimiento del sistema. Realiza ajustes según el feedback y las necesidades cambiantes de tu empresa. La mejora continua garantizará que obtengas el máximo beneficio de la implementación del código de barras.
Siguiendo estos pasos, podrás implementar de manera exitosa el código de barras en tu empresa, mejorando significativamente la eficiencia y precisión en los inventarios y la cadena de suministro. ¡Prepárate para llevar tu empresa al siguiente nivel de operatividad y control!
Algunas recomendaciones finales
Infórmate en la oficina del GS1 de tu país sobre las recomendaciones técnicas para la aplicación del código en los productos. Define la prioridad de implantación de los códigos en los productos de su empresa y obtén los mismos en forma definitiva.
Las unidades de despacho (cajas de cartón, containers, palets) son registrados por otra estructura de codificación.
Para asegurar la calidad y el retorno sobre la inversión es indispensable que todos los involucrados en el proceso de implementación del código de barras, conozcan las normas EAN.
Desarrolla un plan de control de calidad de la impresión del código de barras; muchas organizaciones miembros GS1 ofrecen servicios de verificación de calidad.
Recuerda que una buena calidad de impresión asegura la correcta lectura del código de barras de tus productos por cualquier tipo de escáner, en cualquier parte del mundo.
Recuerda, el código de barras es un sistema de identificación de productos que implica una forma estandarizada de etiquetar tus productos.
Nota: Esta nota fue preparada teniendo como base la documentación disponible en el manual “Como obtener un código de barras” de la Serie Información básica para microempresas del Programa Global de Crédito para la Microempresa (MIC/BCP/ BID) del Ministerio de Industria y Comercio de Paraguay.
Otros recursos
- Generador de códigos de barras online
- Generador de EAN-13 y DataBar-14 online
- Código de barras en CorelDraw
- Generador de códigos de barras gratuito online
Contenido publicado: 18/9/2007. Actualizado el: 14/11/2023
