En la nota Ideas de negocios: creatividad surgió la inquietud sobre las herramientas administrativas que necesita un emprendimiento.
Si bien cada industria o especialización tiene sus propios requerimientos específicos, hay áreas comunes que nos permiten simplificar el problema. No por casualidad Microsoft tiene un paquete llamado Office.
En mi opinión, todo emprendimiento necesita al menos 3 aplicaciones administrativas: un procesador de textos, una planilla de cálculo y una base de datos.
En el citado Office serían: Word, Excel y Access, respectivamente. El procesador de textos porque toda empresa o emprendimiento necesita mandar cartas y todo tipo de comunicaciones con clientes actuales y potenciales.
Supongamos que te solicitan una cotización. ¿Cómo la vas a mandar? Es probable que si tienes confianza con el cliente y ya intercambiaron información sobre el proyecto, un simple email sea suficiente.
Pero supongamos que formando parte de tu cotización, hay especificaciones técnicas, antecedentes suyos o de su empresa, referidos comerciales, etc. Entonces un procesador de textos se impone.
Además analízalo de ésta manera, con un buen procesador de textos, ahorras en papelería comercial. Si contrataste a un profesional para diseñar tu logotipo y papelería, lo mejor que puedes hacer es pedirle que te entregue templates listos para usar.
En vez de mandar a imprimir cartas con membretes comerciales, lo que suele ser un problema si recién empiezas, puede tener un Word (o el software que decidas usar) ya listo, con tu logo aplicado, con la dirección y otros datos de tu empresa ya incluidos y hasta con los estilos marcados. Otro template para fax, etc. Todo listo para usar. Brillante!
La hoja de cálculo: Te permitirá analizar costos, llevar tu planilla de cash flow tanto real como proyectada. Y dependiendo de tus necesidades, hasta la puedes utilizar como base de datos.
La base de datos te servirá para llevar stocks, como pequeño CRM para tener los datos de sus clientes y llevar una anotación de las acciones comerciales (entrevistas realizas, campañas desarrolladas, nombre de todos los contactos en la empresa, etc), datos de sus referidos y de la persona que te los refirió. Imprescindibles para mantenerse organizada/o.
Además, al tener todos los clientes en una base de datos puedes organizar fácilmente el envío de emails totalmente personalizados.
Lo siguiente es válido para cualquiera de los 3 software, si eres nueva/o en estos temas, investiga un poco los programas, todos tienen plantillas listas para usar que puedes adaptar a tus necesidades.
Por ejemplo el Access viene con templates listos para llevar una agenda, otro para manejar los contactos con los clientes, etc. También puede buscar online. Por ejemplo, si usas los programas de Microsoft, en su web encontrará una sección de recursos para bajar sin cargo.
Entre los recursos disponibles hay templates para los programas mencionados, así como para, por ejemplo Power Point (el programa de presentaciones), viewers que son aplicaciones que le permite a una persona que no tiene esos programas poder abrir y leer el archivo que tú le mandas.
Y por último, si te preocupa la impresión que cause tu empresa (y deberías, aunque tú seas todo el personal que tiene tu empresa) no descartaría de ninguna manera una aplicación tan dúctil como el Adobe PDF.
Imagina la siguiente situación, preparaste una presentación para un potencial cliente que incluye antecedentes tuyos, hojas de cálculos con tu logo, la propuesta tipeada en un procesador de textos que tiene tu logotipo y una tipografía especial.
¿Qué sucede cuando la envías al cliente y este no tiene la tipografía? Sencillo, tu hermosa presentación se ve toda desparramada, la presentación ya no se ve profesional. ¿Cómo solucionarlo? Muy fácil, en vez de mandarle el documento y arriesgarse a que el cliente no lo tenga o lo abra mal, tú le envías un PDF del mismo.
El PDF (Portable Document Format o Documento de formato portable) es un documento mucho más liviano que el tuyo (más fácil de mandar por email) y conserva todo el diseño. El cliente solo necesita tener el Acrobat Reader, una aplicación gratuita que prácticamente todos tienen o pueden descargar en el momento.
Y tú necesitas que tu procesador de textos tenga un botón que diga: Convert to Adobe PDF. Si tu programa no tiene esa facilidad instalada, una posibilidad es usar este servicio online: http://www.pdfonline.com/index.htm
Para finalizar, me he referido brevemente al mínimo software que se necesita para la parte administrativa de cualquier emprendimiento.
Hay alternativas sin cargo para estos software tanto en aplicaciones de escritorio (programas de funcionan en su computadora) como interesantes aplicaciones de escritorio online (excelente para quienes estamos de un lado para otro) que exploraremos en otra nota.
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