GTD: Las Cinco Fases del Flujo de Trabajo

En esta nota vamos a ver los cinco principios esenciales del GTD o sea las cinco fases del flujo de trabajo en GTD que recomienda David Allen.

GTD (Getting Things Done) es un método de gestión de las actividades y también el título de un libro de David Allen, que en español se ha editado con el título «Organízate con eficacia». 

Anteriormente hemos hablado sobre los componentes de la productividad según David Allen y de su matriz de autogestión.

5 Fases del Flujo de Trabajo en GTD

1. Recopila

Captura todo lo que llame tu atención en “cubos” externos a prueba de fugas (que en la terminología DGT se denominan bandejas de entrada y pueden ser la bandeja de entrada del correo electrónico, cuadernos, anotadores, correo de voz, etc.)— ¡Sácalos de tu memoria.!

Se trata de capturar en crudo todo lo que aparezca en tu radar, el procesado vendrá luego.

Ten tantas de estas coleccionistas como puedas y tantas como necesites.

Vacíalos regularmente, procesando y organizando.

2. Procesa

En este paso se trata de procesar los elementos recopilados, de decidir sobre tus “cosas” recogidas.

Hay dos grandes alternativas:

• Si no es procesable (o sea si no requiere de una acción): Apártala para una posible acción posterior,  archívala como referencia o deséchala si no es procedente.
• Si es procesable(o sea que si requiere de una acción), entonces decide la siguiente acción física:
  • si lleva menos de dos minutos, hazla;
  • déjala pendiente (y la ubicas en la lista “de espera”), o
  • si no es tu tarea, delégala adecuadamente.

Si una acción no cierra este lazo, entonces considérala como un “proyecto” y ponla en una lista de recordatorio de los proyectos.

3. Organiza

En este paso se trata de agrupar los resultados del procesamiento anterior en las categorías adecuadas recuperables y revisables. La idea es volver a las mismas cuando tenga sentido y podamos hacer algo al respecto.

Las cuatro categorías clave son:

• Proyectos: proyectos que te comprometes a terminar
• Calendario: acciones que deben ocurrir en un día específico o tiempo
• Próximas acciones: acciones a realizarse tan pronto como sea posible
• En Espera: para proyectos y acciones que te importan pero que ahora no es posible realizar.

Añade subcategorías a esas listas si te resultan más fácil de usar (llamadas, recados, en casa, en el ordenador, etc..).

Añade listas de metas a largo alcance y valores que te influyan.

Añade listas que pueden ser útiles como necesarios (Descripción de un trabajo, diagramas de la organización, etc.).

Mantén una sistema general de referencia para información y materiales que no tienen ninguna acción, pero que necesitan ser recuperables.

Mantén un sistema de “en espera” para desencadenadores de posibles acciones en fechas posteriores (algún día/tal vez listas, calendario).

Mantén archivos de información de apoyo para proyectos según se necesiten (puede mantenerse en el sistema de referencia o en un área de asuntos pendientes).

4. Revisa

Revisa las listas de acción y el calendario diariamente (o cada vez que puedes hacer alguno de ellos).

Realiza una revisión semanal para limpiar, actualizar, mantener y avanzar en tus sistemas.

Revisa las listas de objetivos a largo plazo, los valores y visiones tan a menudo como sea necesario para mantener tu lista de proyectos completos y actuales.

Esta evaluación supone tener en cuenta tanto las partes como la totalidad del sistema para llevar adelante elecciones fiables sobre qué hacer en cada momento.

5. Haz

Toma decisiones sobre tus acciones en base a lo que puedes hacer, del tiempo de que dispones, de cuanta energía tienes y, por supuesto, de tus prioridades.

Se flexible manteniendo un sistema de recordatorio de acción “vida total”, siempre accesible para su revisión, confía en tu intuición en la toma de decisiones diarias.

Para asegurar la mejor elección intuitiva debes mantener consistentemente el foco en tus prioridades. (“¿Cuál es el valor para mí de hacer X en lugar de hacer Y?”) Revisa y calibrar tus compromisos a intervalos apropiados para los distintos niveles de vida y trabajo. Veamos un ejemplo comparando tus compromisos con una pista de carrera:

– las acciones actuales (diario) –> 10, 000 metros.

– proyectos actuales (semanal) –> 20.000 metros.

– responsabilidades actuales (mensual) –> 30, 000 metros

– metas a 1-2 años (trimestrales) –> 40.000 metros.

– metas a 3-5 años (anual) –> 50.000

– carrera, propósito, estilo de vida (anual)

Recuerda: Ningún sistema de organización es bueno si pasamos más tiempo organizando que haciendo.

Por lo tanto la clave es: ACCIÓN.