Desde que nuestra empresa recibe un pedido de un cliente hasta que consigue ingresar el cobro del cliente pueden pasar semanas, incluso meses, dependiendo del tipo de producto o servicio.
No resulta difícil darse cuenta que este hecho, bajo determinadas condiciones, puede llevarnos a experimentar ciertas dificultades financieras.
Por un lado, si este plazo se alarga (aún más) puede dejar a la empresa sin dinero para atender los pagos cotidianos, a pesar de que, paradójicamente, está obteniendo beneficios de su actividad (a veces el éxito mata).
Pero incluso en el caso de tener controlado este plazo de tiempo, si por ejemplo se produce un incremento súbito en las ventas se puede originar una salida excesiva de dinero de la empresa (compras de insumos, costos directos de fabricación, costos de entrega, etc.) que tardará bastante tiempo en recuperarse.
Al periodo de tiempo que transcurre desde que la empresa hace un pago para comprar materiales con los que servir un pedido hasta que recibe de nuevo el dinero de su cliente una vez servido y facturado se le suele llamar periodo de maduración.
En este artículo «ampliaremos» esta noción de periodo para incluir el tiempo que se puede tardar en realizar una venta y en ejecutar un proyecto en empresas de servicios.
Si bien los periodos de maduración tienen características distintas en empresas puramente industriales frente a las puramente de servicios trazaremos un «periodo formal» de maduración para analizar las distintas etapas y examinar cómo tratar estos tiempos.
El objetivo, obviamente, será el de reducir al mínimo el tiempo que pasa desde que se inicia la venta hasta que se consigue el cobro. De hecho, incluso se puede llegar a conseguir cobrar de un cliente antes de servir el pedido, pero se trata claro de las situaciones menos comunes.
Distintas Etapas del Período de Maduración Financiero
Vamos a seguir el proceso «normal» de una venta a uno de nuestros clientes para examinar con cierto detalle las características de estos tiempos. No nos detendremos a analizar los costes de estos tiempos ni las posibilidades de «financiación».
El interés está simplemente en detectar y comprender este proceso. En ocasiones, con simples cambios en los hábitos de nuestra empresa ya podemos obtener resultados muy interesantes.
La Venta
El periodo de tiempo que se tarda en vender un producto o servicio no se suele incluir en los análisis del periodo de maduración pues resulta muy difícil marcar un inicio de la venta.
¿Empezamos a contar en el momento en que contactamos con un cliente potencial? ¿En el momento en que ya le pasamos un presupuesto? ¿O en el momento en que se inicia el diseño de un producto?.
La respuesta clásica sería que esta actividad no origina una salida de dinero de la empresa directamente relacionada con un cobro sino que se trata de «costes indirectos», «gastos comerciales» o incluso de «inversiones».
Este planteamiento es correcto en empresas de fabricación y distribución en las que el material se sirve de un almacén donde termina el resultado de la producción y tiene su origen el material del pedido.
Sin embargo, en empresas de servicios o que trabajen bajo proyecto, puede ser también correcto (e interesante) incluir en el análisis esta etapa, aunque sea únicamente a nivel cualitativo. De hecho, en determinados proyectos, el periodo de negociación y presentación de presupuestos previa al pedido puede hacerse realmente largo. Conviene pues tener presente este hecho aunque sea únicamente para ser conscientes de que el dinero «empieza a salir» incluso antes de conseguir el pedido.
La Producción
Una vez conseguido el pedido puede suceder que se deba proceder a su fabricación. Y después de su fabricación a su almacenaje y su consiguiente manipulado antes de estar disponible para la entrega.
En empresas de servicios este proceso es lo que algunos autores denominan «servucción». Lo llamemos como lo llamemos, la cuestión es que este periodo no sólo puede ser muy largo sino que puede costar mucho dinero a la empresa. Pensemos en un proyecto de software o en la fabricación de una nave industrial a medida.
La Entrega
Con el «pedido» a punto y la entrega de este al cliente entramos de lleno en el periodo clásico de maduración. Tanto si hemos terminado la fabricación como si recogemos un material de una estantería del almacén, hay que hacer llegar el material al cliente.
También conviene tener presente este tiempo y, desde luego sus costes. Pensemos en el tiempo de envío del material al lugar de entrega que ha indicado el cliente. Y de nuevo en determinadas situaciones de servicios, el tiempo de «instalación y puesta en marcha» puede hacerse en ocasiones interminable.
La Facturación
Una vez cumplido el pedido del cliente procederemos a facturar la mercancía o el servicio. Aparentemente este periodo ha de ser rápido pues está totalmente en nuestras manos. Pero si nuestro sistema de facturación es periódico (cada final de mes, por ejemplo) estaremos añadiendo un tiempo, incluso varios días o un mes completo, al periodo de maduración.
Conviene analizar con detalle este proceso pues es el que mejor podemos modificar pues depende simplemente de nuestra organización. Pequeños cambios como facturar con la fecha de entrega o aumentar el número de facturaciones pueden ayudar a reducir el tiempo de cobro (y los costes de financiación).
Además, y curiosamente, en facturas que se deberían cobrar al contado con todas las condiciones favorables para nosotros, si se envían por correo y se espera a que el cliente prepare el pago, nos encontraremos con que hemos añadido el tiempo de manipulación del papel, su envío por correo y el tiempo de proceso del cliente. ¿Es posible establecer un sistema de facturación y envío online?
La factura electrónica es una realidad en muchísimos lugares y aporta una gran agilidad en los procesos de cobros y pagos y reduce los costos administrativos de la facturación.
El Crédito
Para complicar más la cosas, las prácticas comerciales habituales en nuestro sector pueden obligarnos a otorgar unos días (meses!!) de crédito a nuestros clientes. También puede darse el caso de fraccionamiento del cobro en distintos vencimientos.
En otras ocasiones simplemente ocurre que determinados clientes pagan sencillamente cuando les apetece independientemente del vencimiento marcado en la factura. Te recomiendo repasar algunos consejos sobre el cobro de facturas vencidas.
El Cobro
Finalmente, llega el día de cobrar la factura. Y aun así pueden producirse demoras. Si el cliente tiene un día de pago determinado pero envía su pago en un cheque por correo habrá que añadir unos días más al periodo de maduración. Y luego habrá que llevar el cheque al banco y esperar su anotación en cuenta. Con las operaciones bancarias disponibles de ser accesada online en la mayoría de los países, deberíamos tratar de que nuestros clientes ingresen en este sistema de pago y nos hagan transferencias de fondos online.
Además, pensar de que el cliente tiene establecido un sistema de pagos regular puede ser un error de bulto. De hecho, ¿cuántas veces no nos acordamos de pagar a un proveedor hasta que nos llaman avisando de un vencimiento?
El Impago
Sólo faltaba eso. Después de esperar al vencimiento de una factura, encima el cliente no atiende el pago. No sólo nos encontramos con costes adicionales sino que hay que iniciar una labor de cobro adicional.
Y conviene insistir en nuestra responsabilidad en el cobro. En ocasiones el impago es simplemente un «no-pago» por falta de haberle recordado al cliente que tiene una factura pendiente. Nuevamente te recomiendo repasar algunos consejos sobre cómo proceder para cobrar facturas vencidas.
En resumen
Reducir el periodo de maduración debería ser un objetivo a perseguir en cualquier empresa. Conviene comprender con el máximo detalle el desarrollo habitual de un cobro en nuestra empresa y analizar en cuáles de las distintas etapas podemos incidir para reducir al mínimo este tiempo.
Es importante darse cuenta que las mismas situaciones que se producen con nuestros clientes pueden darse a la inversa con nuestros proveedores. Esto puede hacer que no sólo tengamos retrasos en el cobro de nuestros clientes, sino que además nuestros proveedores estén cobrando demasiado pronto. Si pensamos que no podemos modificar las condiciones con nuestros clientes, tal vez sea bueno intentarlo con nuestros proveedores.
Normalmente todo esto nos llevará a algún tipo de negociación con clientes y/o proveedores. Hay que tener, entonces, en cuenta que este tipo de negociaciones se basa simplemente en una relación de fuerzas. La parte con mayor poder impondrá las condiciones que le resulten más favorables. Pero, por cierto, en ningún lugar está escrito que todos los clientes deban tener las mismas condiciones comerciales.
En definitiva, nada nos impide estar atentas/os y trabajar con perseverancia en esta línea. No es tan extraño ver cheques por cobrar durante días encima de las mesas o facturas preparadas que esperan que alguien las ensobre y las eche al buzón. Y si el problema es realmente importante, tal vez sea rentable contratar los servicios de algún profesional que ponga un poco de orden en este proceso.
