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InicioEmprendimientosNegociosCómo Hacer un Inventario de Forma Rápida y Efectiva

Cómo Hacer un Inventario de Forma Rápida y Efectiva

Bienvenida a la guía definitiva para emprendedores que desean aprender a realizar un inventario de mercadería de manera sencilla y eficiente. Mantener el control sobre tu stock es esencial para el éxito de cualquier negocio cualquiera sea su tamaño: desde los grandes almacenes hasta una módica tienda online. 

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En este artículo, exploraremos métodos prácticos, desde el conteo manual hasta el uso de herramientas como Excel y otros softwares especializados para que puedas gestionar el inventario de tu stock de productos sin complicaciones.

La Importancia del Inventario en un Negocio

El inventario es la columna vertebral de cualquier negocio, ya sea retail o negocio mayorista. Mantener un control preciso de tus mercaderías no solo te ayuda a evitar pérdidas, sino que también te proporciona información valiosa sobre la demanda de tus productos.

Esto permite tomar decisiones estratégicas para el crecimiento de tu emprendimiento.

Como hacer un inventario a mano

Aunque hacer un inventario a mano es el método más tradicional no el más recomendable.

Pero antes de comenzar a explicar el método usando lápiz y papel, debes saber que también puedes usar una herramienta de productividad como Notion.

Al hacer un inventario físico, es conveniente destinar una libreta específica o cuaderno para registrar el conteo. Esto te permite tener un historial de tu stock para la siguiente oportunidad.

Aquí, te sumergirás en los detalles para llevar a cabo un conteo físico exitoso:

Paso 1: Crea una tabla con los campos de información que vas a recolectar.

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En la libreta destinada a los inventarios tienes que comenzar por crear una tabla con todos los campos que vas a registrar. Estos campos dependen de tus productos y de la cantidad de información que necesites recabar.

La información que básicamente se recolecta en un inventario es la siguiente:

  • Código de producto o SKU
  • Descripción
  • Categoría
  • Lugar de origen
  • Modelo
  • Color
  • Número de piezas en stock
  • Precio
  • Código de barras o Código QR (más moderno y tecnológicamente más avanzado).

Paso 2: Organiza tu Espacio de Conteo

Antes de comenzar, asegúrate de tener un espacio ordenado y accesible para llevar a cabo el conteo. Divide tus productos en secciones para evitar confusiones y garantizar que no se te escape nada.

Pone especial atención a los productos perecederos o sea que tienen fecha de caducidad o requieren condiciones especiales (por ejemplo, refrigeración) para su correcta conservación.

Paso 3: Lista de Verificación

Crea una lista de todos los productos que necesitas contar. Puedes hacerlo en papel o utilizar herramientas digitales para mayor comodidad. Enumera cada artículo con espacio para la cantidad física.

Paso 4: Etiqueta tus Productos

Si aún no lo has hecho, etiqueta cada producto con un código único. Esto facilitará el proceso de conteo y reducirá la posibilidad de errores.

Paso 5: Elige un método de inventario

El objetivo principal de hacer un inventario es asegurarte de que los productos estén realmente en el almacén o depósito.

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También es crucial para gestionar de manera efectiva cómo entran y salen los productos de tu negocio.

Aquí tienes dos tipos principales de inventario:

Inventarios por Periodicidad:
  • Estos se realizan en intervalos regulares, que pueden ser diarios, mensuales, bimestrales, trimestrales, semestrales o anuales.
  • Realizar inventarios con frecuencia ayuda a gestionar mejor tus productos.
Inventarios por Control de Entradas y Salidas:

Aquí hay dos métodos principales:

  • Método PEPS: Los productos que tienen fecha de caducidad o pueden estropearse se manejan de acuerdo con el principio de «primero en entrar, primero en salir».
  • Método UEPS: Este se utiliza para productos no perecederos. Aquí, los últimos productos que llegan al almacén son los primeros en salir.

Elige el método que mejor se adapte a tus productos y a la naturaleza de tu negocio.

Paso 6: Conteo Riguroso

Comienza el conteo físico de tus productos. Asegúrate de contar cada artículo con precisión. Si es posible, utiliza herramientas como lectores de códigos de barras para agilizar el proceso.

Paso 7: Actualización de Registros

Después de completar el conteo físico, actualiza tus registros. Compara la cantidad contada con la cantidad registrada en tu sistema. Identifica discrepancias y realiza ajustes según sea necesario.

Consejo Adicional:

Realiza conteos físicos de manera regular para mantener la precisión de tu inventario. Establece un cronograma que se ajuste a la rotación de tus productos.

Otro método de inventario manual: Las Tarjetas de Inventario

El uso de tarjetas de inventario es una forma visual y práctica de llevar el control de tus productos. A continuación, desglosaremos cómo implementar este método:

Paso 1: Creación de Tarjetas

Asocia una tarjeta a cada producto en tu inventario. La tarjeta debe contener información esencial como el nombre del producto, código único, y espacio para la cantidad disponible.

Paso 2: Registro de Movimientos

Cada vez que se realice una venta o ingreso de productos, actualiza la tarjeta correspondiente. Resta la cantidad vendida y suma la cantidad recibida. Esto proporciona una representación visual inmediata del estado actual del producto.

Paso 3: Revisión Regular

Establece momentos regulares para revisar todas las tarjetas de inventario. Esto te permitirá identificar rápidamente cualquier discrepancia entre las tarjetas y tu sistema digital.

Paso 4: Integración con Conteo Físico

Combina el método de tarjetas con conteos físicos periódicos para mantener la máxima precisión. La combinación de estos enfoques refuerza la integridad de tu sistema de inventario.

Consejo Adicional:

Mantén las tarjetas en un lugar accesible y ordenado. La claridad y organización son clave para el éxito de este método.

Al aplicar estos pasos detallados en el conteo físico y el uso de tarjetas de inventario, estarás mejor equipado para mantener un control preciso sobre tu inventario, lo que es esencial para el éxito de tu emprendimiento.

Como hacer un inventario en Excel

1. Creación de una Hoja de Inventario:

Aprende a estructurar tu hoja de Excel para un inventario que te permita tener un control de stock de tus productos o materias primas. Incluye columnas para el nombre del producto, cantidad, precio y fecha de entrada.

La información que básicamente se recolecta en un inventario es la siguiente:

Código de producto o SKU

Descripción

Categoría

Lugar de origen

Modelo

Color

Número de piezas en stock

Precio

Código de barras o Código QR que tienen una tecnología mucho más avanzada.

Aunque puedes quitar o agregar columnas según tus necesidades.

2. Fórmulas Básicas:

Realizar un inventario utilizando Excel puede simplificar enormemente la gestión de tus productos. Podemos usar Excel o cualquier otra hoja de cálculo como, por ejemplo Google Sheets

A continuación, profundizaremos en las fórmulas básicas que te ayudarán a mantener tu inventario actualizado de manera eficiente:

2.1. Fórmula de Suma:

En la columna destinada a la cantidad de productos, utiliza la fórmula de suma para obtener el total de unidades en stock.

Por ejemplo, si la columna B es la cantidad de productos, la fórmula sería =SUM(B2:B100) para sumar las unidades de la celda B2 hasta la B100.

2.2. Fórmula de Valor Total:

Si también registras el precio unitario en una columna (por ejemplo, columna C), puedes calcular el valor total del inventario utilizando la fórmula =SUM(B2:B100 * C2:C100).

Esto multiplicará la cantidad de productos por su precio unitario y sumará todos los valores.

2.3. Fórmula de Actualización Automática:

Para que el inventario se actualice automáticamente cuando registres una venta, utiliza la fórmula =B2-C2 en una columna separada para mostrar la cantidad disponible después de cada transacción.

Esto resta la cantidad vendida (columna C) de la cantidad inicial (columna B).

2.4. Fórmula de Fecha de Última Actualización:

Es útil saber cuándo fue la última actualización del inventario. Crea una columna para la fecha (por ejemplo, columna D) y utiliza la fórmula =HOY() para que Excel registre automáticamente la fecha actual cada vez que se realice una actualización.

2.5. Fórmula de Porcentaje de Variación:

Si deseas visualizar la variación en el inventario en un período específico, puedes utilizar la fórmula =((NUEVA CANTIDAD – VIEJA CANTIDAD) / VIEJA CANTIDAD) * 100 en una columna aparte.

Esto te dará el porcentaje de cambio entre las actualizaciones.

2.6. Fórmula de Alerta de Reabastecimiento:

Evita quedarte sin stock utilizando la fórmula =SI(B2<=UMBRAL, «Reabastecer», «»). Esta fórmula insertará automáticamente «Reabastecer» en la celda si la cantidad de productos es igual o inferior a un umbral predeterminado.

2.7. Fórmula de Costo Promedio Ponderado:

Si manejas productos con diferentes costos unitarios, la fórmula de costo promedio ponderado (=SUMPRODUCT(B2:B100,C2:C100)/SUM(B2:B100)) te ayudará a obtener el costo promedio por unidad.

2.8. Fórmula de Rotación de Inventario:

Calcula la rotación de inventario utilizando la fórmula =COSTO DE VENTAS / PROMEDIO DE INVENTARIO. Esto te dará una idea de cuánto tiempo tarda en venderse tu inventario y te ayudará a optimizar las compras.

Estas fórmulas básicas te permitirán no solo realizar un seguimiento preciso de tu inventario, sino también obtener información valiosa para la toma de decisiones. ¡Experimenta con estas fórmulas en tu hoja de Excel y mejora la eficiencia de tu gestión de inventario!

Software de Inventario

Explora opciones de software diseñado específicamente para gestionar inventarios.

estos programas se encargan de la administración de las entradas y salidas de productos registrando todos sus movimientos.

Desde plataformas gratuitas hasta soluciones más avanzadas, elige la que se adapte mejor a tus necesidades.

Cómo elegir el Software de inventarios:

Si piensas adquirir un software para hacer el inventario de tus stocks debes evaluar los siguientes puntos:

Evaluación de Necesidades:
  • Antes de elegir un software, identifica tus necesidades específicas. Algunos programas son más adecuados para pequeños negocios, mientras que otros ofrecen funciones avanzadas para empresas más grandes.
Facilidad de Uso:
  • Opta por software intuitivo y fácil de usar. La interfaz amigable facilita la capacitación del personal y agiliza las tareas diarias.
Compatibilidad:
  • Asegúrate de que el software sea compatible con otros sistemas que utilices, como sistemas de punto de venta (POS) o plataformas de comercio electrónico.

Funciones Clave:

Sistema de Gestión de Stock en Tiempo Real:
  • Busca un software que proporcione actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de productos. Esto te permite tomar decisiones informadas de manera inmediata.
Alertas de Reabastecimiento:
  • La capacidad de recibir alertas automáticas cuando un producto está bajo en stock es esencial. Esto evita la falta de productos populares y garantiza la continuidad del negocio.
Historial de Movimientos:
  • Un buen software debe rastrear el historial de movimientos de cada producto, incluyendo ventas, devoluciones y ajustes. Esto facilita la identificación de patrones y la resolución de problemas.

Existen varias aplicaciones disponibles para iOS y Android que pueden ser muy útiles para realizar inventarios de manera rápida y sencilla. 

Algunas de las aplicaciones recomendadas son:

  • Zoho Inventory Management App (disponible para iOS)
  • Stock e Inventario en Línea (disponible para Android)
  • Control de Inventario (disponible para iOS)
  • Stock e Inventario Simple (disponible para Android)

Te sugerimos revisar las funciones de cada una de estas aplicaciones. Algunas permiten capturar el registro de mercancía y trabajar desde múltiples ubicaciones, facilitando la gestión desde tu computadora, tableta o teléfono.

Aplicaciones Móviles:

Descarga aplicaciones diseñadas para realizar inventarios de manera rápida y eficiente. Escanea códigos de barras o códigos QR, actualiza cantidades y recibe alertas de stock bajo.

A continuación, exploraremos cómo las aplicaciones móviles pueden simplificar tu proceso de inventario:

Escaneo de Códigos de Barras:

Rápida Identificación de Productos:
  • Utiliza la cámara de tu dispositivo móvil para escanear códigos de barras. Esto agiliza la identificación de productos y reduce errores asociados con la entrada manual.
Actualización Instantánea:
  • Al realizar ventas o recibir nuevos productos, actualiza la cantidad disponible de inmediato mediante el escaneo de códigos. Esto garantiza registros precisos en tiempo real.

Facilitando el Inventario en Movimiento:

Conteo Rápido y Eficiente:
  • Realiza conteos físicos de manera eficiente utilizando aplicaciones que permitan ingresar cantidades con rapidez y precisión, eliminando la necesidad de registros en papel.
Acceso Remoto a Datos:
  • Accede a la información de inventario desde cualquier lugar. Esto es especialmente beneficioso para aquellos que necesitan gestionar múltiples ubicaciones o están constantemente en movimiento.

Integración con Plataformas de Venta:

Sincronización con Punto de Venta:
  • Busca aplicaciones que se integren fácilmente con tu sistema de punto de venta. Esto garantiza una gestión cohesiva de inventario y ventas.

Consejo Adicional:

Mantén tus dispositivos móviles actualizados y asegúrate de contar con una conexión estable a Internet para aprovechar al máximo las aplicaciones móviles de inventario.

Integrar software de inventario y aplicaciones móviles en tu emprendimiento proporcionará eficiencia, precisión y flexibilidad en la gestión de tu inventario. Estas herramientas digitales son aliadas poderosas para cualquier emprendedor que busque simplificar y optimizar sus operaciones.

Ejemplos de Aplicaciones Móviles:

  • Scanner Pro:
    • Funciones: Escaneo de códigos de barras, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para documentos.
    • Ideal para: Escanear códigos de barras en movimiento.
  • Inventory Now:
    • Funciones: Conteo de inventario en tiempo real, generación de informes, sincronización en la nube.
    • Ideal para: Empresas que necesitan acceso remoto a datos de inventario.
  • Sortly:
    • Funciones: Etiquetado de artículos, seguimiento de ubicaciones, generación de informes visuales.
    • Ideal para: Empresas con múltiples ubicaciones o almacenes.
  • Goods Order Inventory:
    • Funciones: Escaneo de códigos de barras, rastreo de pedidos, informes personalizables.
    • Ideal para: Empresas que buscan una aplicación completa de gestión de inventario.
  • Scan to Spreadsheet:
    • Funciones: Escaneo de códigos de barras, creación de hojas de cálculo personalizadas.
    • Ideal para: Conteo rápido y eficiente de inventario.

Estos son solo algunos ejemplos y hay una amplia gama de software de inventario y aplicaciones móviles disponibles. La elección dependerá de las necesidades específicas de tu negocio y la complejidad de tu operación de inventario.

Es recomendable probar algunas opciones para encontrar la que mejor se adapte a tus requerimientos.

Consejos para un Inventario Eficiente:

Rotación de Inventario:

Aprende a organizar tus productos para garantizar que los más antiguos se vendan primero, evitando pérdidas por caducidad.

Auditorías Regulares:

Establece un calendario para auditorías periódicas. Esto asegurará que tus registros estén siempre actualizados y reflejen con precisión tu inventario real.

Papel de la Tecnología en la Gestión de Inventario

Automatización:

Descubre cómo la automatización puede ahorrar tiempo y reducir errores en tu proceso de inventario. Desde alertas de reabastecimiento hasta integración con sistemas de punto de venta.

Tendencias Tecnológicas:

Mantente al tanto de las últimas tendencias tecnológicas en gestión de inventarios. Desde el Internet de las cosas (IoT) hasta la inteligencia artificial.

Errores Comunes en la Gestión de Inventario:

Sobreestimación de la Demanda:

Evita el exceso de stock al comprender la demanda real de tus productos.

Descuidar la Organización Física:

Un lugar desorganizado puede llevar a pérdidas y confusiones. Mantén un espacio de almacenamiento ordenado.

La Importancia de la Capacitación del Personal

Entrenamiento Continuo:

Asegúrate de que tu equipo comprenda la importancia de un inventario preciso. Proporciona capacitación regular para evitar errores.

Comunicación Interna:

Fomenta la comunicación entre los miembros del equipo para compartir actualizaciones sobre el inventario y evitar malentendidos.

Conclusión

En resumen, realizar un inventario no tiene por qué ser complicado. Con métodos manuales, herramientas digitales y una buena organización, puedes tomar el control de tu stock. 

Recuerda que un inventario preciso no solo evita pérdidas, sino que también te proporciona información clave para el crecimiento de tu emprendimiento. ¡Empieza hoy mismo y asegura el éxito de tu negocio!

Silvia Chauvinhttps://www.mujeresdeempresa.com/
La Arquitecta Silvia Chauvin es editora de Mujeres de Empresa, escribe sobre temas de tecnología y redes sociales.

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