En esta nota les muestro cómo gestiono mi bandeja de email. En general la gente dice que la gestión del correo electrónico es su principal distracción y una verdadera barrera a la productividad en su actividad diaria. Lo cual es un gran problema dado la forma que nos comunicamos actualmente.
Quizás pienses que yo, siendo un Organizadora profesional certificada ®, tengo un elaborado sistema de carpetas virtuales para clasificar y archivar todo mi correo electrónico.
Pero mi sistema para procesar el flujo diario de correos electrónicos es bastante simple y estoy dispuesta a compartirlo contigo ahora mismo.
Este sistema no funciona para todos, pero para mí y la mayoría de mis clientes funciona bien. Después de usar este método durante un par de semanas revisamos los resultados.
Durante ese seguimiento mis clientes suelen decir cosas como: “Ahora me siento totalmente en control y al día con mi bandeja de entrada de correo electrónico. “ Y afirman que sienten una mayor claridad y foco a lo largo de su jornada laboral. También declaran haberse librado de la manía de revisar su correo electrónico continuamente.
Pero debo reconocer que mis sugerencias han molestado a algunas personas en mis talleres presenciales.
Simplemente parece que no pueden aceptar el hecho de que el correo electrónico no está destinado a ser una forma de comunicación urgente y sienten la necesidad de comprobar constantemente su email y suelen tener su programa de correo electrónico abierto todo el día y habilitan todas las campanas, silbatos y ventanas de notificaciones emergentes que les hacen perder el foco.
Claro que sé que algunos trabajos requieren que respondas al correo electrónico durante todo el día y que es, de hecho, tu trabajo. O quizás tengas un trabajo en finanzas o bienes inmuebles donde el tiempo de respuesta se acelera.
Pero, para la mayoría de nosotros podemos aceptar que nadie se va a morir o perder un ingreso si no respondemos al instante al correo electrónico. Si un asunto es tan urgente, lo más probable es recibas una llamada telefónica, ¿no?
[bctt tweet=»8 Tips para estar en control y al día con mi bandeja de entrada de #email»]
Dicho esto, a continuación te explico mi sistema personal de gestión de emails:
Mi sistema personal de gestión de emails
1. Deshabilito las notificaciones sonoras y visuales
En primer lugar, apago todos los timbres de notificación, campanas, silbidos y pop-ups. Esto va para mi teléfono, el iPhone, la PC de escritorio, la portátil … cada dispositivo. Después de todo no eres uno de esos perros de Pavlov. No tienes que saltar cada vez que suena una campana.
Con la cantidad de correo electrónico que probablemente recibes en un día, si tienes una notificación emergente en el escritorio del ordenador para cada email que entra, no es de extrañar que no puedas concentrarse en la tarea a realizar o conseguir completar cualquier cosa. Puedes incluso sentirte un poco nerviosa o de mal humor con todas esas interrupciones.
Así que, simplemente trata de vivir sin el sonido y sin notificaciones visuales durante una semana. Comprueba cómo mejora tu concentración, productividad y creatividad.
2. Proceso los emails por lotes
Yo proceso mis sesiones de correo electrónico en modo “batch” también conocido como procesar por “lotes”. Procesar por lotes significa dejar que los correos electrónicos se acumulen en tu bandeja de entrada para que puedas procesarlos en tu próxima sesión de correo electrónico con el impulso y momentum que trae procesar juntos lotes de tareas similares.
Procesar por lotes también significa que tienes horas específicas durante el día para ocuparte de tu buzón de correo electrónico y procesar todo. El objetivo es tener la bandeja de entrada despejada y tomar una decisión para cada mensaje durante una sesión.
A los adictos al correo electrónico con los que trabajo les suelo recomendar que intenten iniciar 3-5 sesiones de correo electrónico por día. Luego, disminuir de forma gradual las sesiones hasta uno a dos sesiones por día y ampliando el tiempo entre sesiones.
En una semana de trabajo normal, suelo comprobar personalmente mi correo electrónico una o dos veces al día. Pero, ha habido momentos en los que estuve viajando durante una semana o dos o estuve muy concentrada en un proyecto y apenas contesté el correo ¡Y, he sobrevivido ! Pero repito, eso depende del tipo de trabajo o negocio que tengas.
3. Desconecto el email
Desconecto mi programa de correo electrónico por completo cuando no estoy en una sesión de procesamiento por “lotes”. No te preocupes, no se pierda ningún email. Confía en el sistema, los emails te estarán esperando la próxima vez que abras el correo
4. Me Desuscribo de las newsletter que ya no leo
Tomate unos dos a cinco segundos para desuscribirte de todas esas newsletter que ya no lees. Sí, toma un poco más tiempo para desuscribirse que para simplemente eliminar el email, pero la ventaja es que nunca volverás a recibirlas y, si te arrepientes, siempre puedes volver a suscribirte.
Creo que sobre estimamos el tiempo que se tarda en darse de baja. El mes pasado recibía unos 200-300 correos electrónicos al día. Además en esta época del año pronto se suman un montón de promociones y eventos de la temporada.
Cada día empleo ese segundo extra para darme de baja en lugar de simplemente eliminar los emails.
Sigo con los boletines de noticias que realmente me gusta tener y de los que recibo contenido valioso. Mis correos electrónicos pasaron de esos 200-300 por día a alrededor de 10 a 20. ¡Extraordinario!
Honestamente, al principio me sentí un poco rara. ¿Por qué recibía tan pocos correos electrónicos de repente ? ¿Fue algo que dije? ¿Nadie necesita ya de mis servicios? Pero, entonces me acordé de todo las bajas que había realizado.
Por eso, si crees que todas esas newsletters que recibes no son valiosas para ti, no dudes en darte de baja, ni tu pierdes el tiempo en limpiar el correo, ni la persona que te las envía pierde el suyo, sin contar con que enviar newsletter tiene un costo.
5. No dejo mensajes pendientes en la bandeja de entrada
No tengo mensajes de correo electrónico pendientes en mi bandeja de entrada de correo electrónico. Una vez más, el objetivo de cada sesión de correo electrónico por lotes es tener mi bandeja de entrada despejada y una decisión tomada sobre todo allí.
En cada sesión “encaro” cada correo electrónico aplicando estas 4 reglas:
- Si va a tomar 2 minutos o menos, me ocupo de él. Respondo al email. Se trata de utilizar la regla de dos minutos que citan los sistemas GTD.
- Me doy de baja en ese mismo momento si ya no quiero recibir la publicación o actualizaciones.
- Borro esos correos electrónicos que ya he leído o que no me interesan pero quiero seguir en su lista. No quiero darme de baja, sólo no quiero este correo electrónico en particular.
- Muevo a una carpeta de “pendientes” los correos electrónicos que, o bien me lleva más de dos minutos responder, o necesitan más tiempo para investigar el tema antes de contestar.
Normalmente escribo un recordatorio en mi agenda sobre lo que debo hacer para obtener la información necesaria para responder el correo electrónico. La razón de una carpeta “pendientes” es para que la bandeja de entrada esté despejada después de cada sesión de correo electrónico.
Una de las pérdida de tiempo más grande es cuando una persona le da vueltas constantemente a un email en la bandeja de entrada y lo relee varias veces porque no hay distinción entre lo que es un nuevo correo electrónico y los que ya leyó pero necesita más información o tiempo para responder.
6. Pienso antes de archivar
Yo no tengo un elaborado sistema de carpetas de «Referencia» en mi barra lateral. ¡He visto clientes con literalmente cientos de carpetas ! ¿Por qué? Si se pueden hacer búsquedas dentro del correo electrónico.
La mayoría de nosotros no necesitamos crear un grupo de carpetas de referencia en nuestros programas de correo. Esto es como tener demasiados sistemas de archivos de papel. Los sistemas de archivo de papel no tienen una función búsqueda y por lo tanto necesitan carpetas.
Pero, como probablemente has oído, más del 80 % de esos documentos nunca se utilizan de nuevo! El porcentaje salta hasta aproximadamente el 95 % de los e-mails! Por lo tanto, no creo que la gente deba perder su tiempo con un elaborado sistema de carpetas de correo electrónico.
7. Tengo un par de carpetas de correo electrónico en mi barra lateral
quizás este punto suele una contradicción del punto anterior. Pero tengo un par de carpetas de correo electrónico en mi barra lateralEstas son sólo unas cuantas carpetas para las que he creado una función «Norma» en mi programa de correo electrónico para el email vaya directamente a la carpeta en lugar de mi bandeja de entrada.
Por ejemplo, recibo tres correos electrónicos al día de los medios de comunicación que solicitan artículos, citas, etc. Todos estos correos electrónicos van directamente a una carpeta llamada «Solicitudes de los medios «. Entonces puedo sentarme y responderlos en un solo lote.
Otro ejemplo son los muchos correos electrónicos que recibo de mi cuenta comercial cuando alguien compra un producto o sesión de entrenamiento. Estos correos electrónicos no tienen que estar en mi bandeja de entrada pues se procesan automáticamente, pero me gusta anotar todo en una hoja de flujo de efectivo al final del día.
Estos correos electrónicos van a un sola carpeta lo que facilita el conteo al final del día. Debo confesar que he añadido un sonido de caja registradora a esos emails, en esos casos el sonido no es una distracción, es una celebración y una motivación 😉 .
8. No uso las banderas (flag) para marcar la importancia de un email
Yo nunca uso las «banderas» o «Bandera de Seguimiento» que vienen el los programas de correo. He trabajado con miles de personas en los últimos años y estas banderas nunca parece ser un buen disparador para nadie. Prefiero usar mi agenda o mi carpeta de «Pendiente». Las banderas sólo parecen convertirse en fondo de pantalla después de un tiempo. Pero, si a ti te sirven ¡genial!
Conclusiones
Como he dicho, este sistema no funciona para todo el mundo, pero tú puedes escoger y elegir qué consejos te gusta y probarlos y así ir elaborando tu propio sistema.
Como puedes ver soy bastante apasionada de domar a la bestia del correo electrónico que afecta a tantos empresarios! Me encantaría saber lo que funciona y lo que no para ti.
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