Los propietarios de pequeñas empresas tienen múltiples responsabilidades diarias que van más allá de las tareas previstas originalmente.
En un día cualquiera, pueden tener que resolver asuntos contables cómo conciliar Cuentas por pagar y por cobrar, hacer las facturas, controlar la reposición de inventario y responder a preguntas de los clientes.
A muchas/os emprendedoras/es les resulta difícil manejar todos estos temas por su cuenta pero no pueden darse el lujo de contratar empleados.
El software especializado en negocios es una alternativa para optimizar las operaciones sin incurrir en costos mensuales fijos o minimizándolos.
Cualquier negocio que trata directamente con clientes tiene algún tipo de transacción para grabar, ya sean membresías o ventas de productos. Por ejemplo en un centro de acondicionamiento físico (gimnasio o fitness center) a menudo el seguimiento de las membresía puede ser una tarea particularmente engorrosa.
Cada mes, se agregan nuevas membresías y otras expiran. Puede ser difícil administrar estas transacciones manualmente. Los programas de software que cuentan con componentes de seguimiento de miembros permiten verificar el estatus de las membresías y ayudar con la facturación recurrente.
Llevar el registro de los inscriptos en una clase son el “pan y manteca” para los centros de artes marciales, gimnasios, estudios de baile y colegios privados. En todo momento, es necesario saber cuántos estudiantes están registrados en cada clase. Esto les ayuda a determinar si deben agregar clases o si es necesario cancelar una clase debido a la baja inscripción.
Los programas de computadora permiten registrar a los estudiantes, ejecutar un reporte histórico de los registros e informes actuales de la inscripción, ver las listas de espera e imprimir hojas de asistencia a clase.
Las guardería e internado para mascotas se han hecho muy populares. Los servicios normalmente se extienden más allá de dar alojamiento a los animales domésticos, proveen también preparación, formación, tratamientos de spa e incluso, créase o no, ¡fiestas para mascotas!.
Para mantener las operaciones organizadas e impedir que los animales domésticos sean difíciles de ubicar y hasta se pierdan, los emprendedores en este rubro dependen de programas de computadora que almacena fotos de las mascotas, escanean los códigos de barras en las etiquetas de identificación de las mascotas, hacen el seguimiento de la información de registro y proporcionan informes relativos a todas las mascotas que se encuentren actualmente en las instalaciones.
Los spas (para seres humanos pues no sólo las mascotas merecen mimos) también se benefician de la automatización de tareas operativas. Hay software que permiten a los empleados identificar rápidamente las estaciones que le han sido asignadas e imprimir las listas de citas programadas.
La venta de paquetes de spa (upselling y cross-selling) es más fácil cuando el personal puede ver qué paquetes los clientes han comprado en el pasado. Los productos que se venden en una tienda de spa pueden ser etiquetados con códigos de barras para rastrear el inventario. De ésta forma, el software puede lanzar una alerta para informar cuando se está terminado un producto y poder reponerlo antes de que el estante quede vacío.
Hay en el mercado programas disponibles para diferentes tipos de negocios, con características personalizadas a los aspectos únicos de las operaciones. Esto evita gastar más tiempo y dinero en personalizar un software genérico de acuerdo con tus necesidades.
Muchos paquetes pueden utilizarse tan pronto como se instalan en la PC, sin necesidad de cambios. Algunos son compatibles con periféricos como los fabricantes de etiquetas y escáneres de código de barras.
Este tipo de tecnología se ha convertido en un activo invalorable para muchos propietarios de pequeñas empresas, particularmente aquellos con personal limitado.
El software permite rápidamente y fácilmente automatizar las operaciones, reduciendo el tiempo y los gastos involucrados en el negocio. Con un clic del ratón, se puede ejecutar informes y acceder a otras informaciones importantes.
Al organizar y automatizar las funciones regulares del negocio, las/os emprendedoras/es pueden preparan sus operaciones para el crecimiento, posicionando su empresa rumbo al éxito.
Conclusiones
¿Que pasa si no hay un software específico para las operaciones de tu negocio? En principio te recomiendo que hagas una búsqueda mediante Google o el buscador que más te agrade, porque prácticamente hay software para todo.
Por ejemplo “software gestión estudio arquitectura” te va a mostrar una variedad interesante de software gratuito y de pago, algunos no se adaptarán a tus intereses (ya sea porque tengan capacidades muy reducidas o, por el contrario exceden ampliamente tus necesidades) pero algo vas a encontrar o te vas a inspirar para armar el tuyo.
El problema de armar algo a medida desde cero (o sea desde la programación) es la actualización del mismo. Un alternativa mucho más razonable por su sencillez, costo y posibilidades de actualización es hacerlo tu misma mediante una base de datos con capacidades gráficas, ahí mi programa preferido es sin duda FileMaker, que, además ofrece muchísimos plantillas de gestión de negocios específicos que puedes adaptar muy rápidamente a tus necesidades.
Online River es una empresa especializada en software para pequeños negocios en cuyos productos nos hemos inspirado para proveer los ejemplos citados en esta nota.
¿Cuáles son las tareas que se benefician más con un software de gestión en tu empresa? ¿Ya utilizas alguno? Por favor, comparte tu experiencia dejando tus comentarios debajo.
