Algunos Recursos Sencillos Para Usar con Excell 97 y 2000

Apuesto que cada vez que tiene que usar una hoja de cálculo se recrimina por no dedicarle un poco más de tiempo a aprender este software imprescindible para la marcha de nuestros negocios.

Le presento entonces algunos «secretitos» muy útiles.

Subtotales fáciles a partir de los resultados del Autofiltro

Cuando usamos la función SUMA en Excel podemos obtener resultados incorrectos si la aplicamos a una salida de Autofiltro.

En ese caso, debemos aplicar la función SUBTOTAL. Pero, si usamos el botón de Autosuma que está en la barra de herramientas, automáticamente la función aplicada es la de subtotal, por lo tanto, si sumamos una columna filtrada, podemos confiablemente hacerlo con el botón Autosuma de la barra de herramientas.

Ajustar los anchos de columna en el Preview de impresión

Es posible hacer ajustes menores en el formato de una hoja del cálculo cuando se está en el preview de impresión, sin necesidad de volver al modo de trabajo. Hágalo cliqueando el botón de los márgenes. Aparecerán los cuatro márgenes y en líneas punteadas que pueden ser movidas con el mouse.

Además, notará que aparecen unas ‘manijitas’ negras en la parte superior de la páginas, que se corresponden con los límites de las columnas. Arrastrándolas podrá ajustar el tamaño de las mismas.

Copiar rápidamente los formatos en una planilla de cálculo

Para copiar el formato de una planilla a otra puede, simplemente, copiar el pincel de formatos. Sin embargo, hay una manera de hacerlo más rápida. Si las celdas son adyacentes, seleccione la que contiene el formato que desea copiar.

Entonces, presione el botón derecho del mouse ([Ctrl]-click en la Mac) y arrastre la manecilla de rellenado (el pequeño cuadrado que aparece en rincón inferior derecho de la celda) a las celdas que desea formatear.

Asignar claves de teclado a macros de Excel

Si utiliza a menudo una macro, puede asignarle una clave de teclado para que comience a correr evitándose ir al cuadro de diálogo de las Macros cada vez que necesita ejecutarlo.

Hágalo de la siguiente manera. Elija: Tools (Herramientas) | Macros | la macro que desea del menú. Seleccione el botón Options (Opciones). Cuando se abra el cuadro de diálogo, cliquee en el recuadro de texto e ingrese la clave que quiere asignarle a la macro. Por defecto, se utiliza la tecla [Ctrl] en Windows y la [option] en Mac para combinar con la tecla que usted haya elegido.

Tenga en mente que hay muchas posibilidades que esté sobre escribiendo una clave preexistente. Por lo tanto, es una buena idea probarla antes de usarla para asegurarse de que no está desactivando algo que puede ser útil, o que cambiará el sentido de operaciones ya hechas.

Para minimizar esto, puede utilizar la combinación [Shift]. Hágalo de la siguiente manera. Cuando va a escribir la clave en el cuadro de texto, mantenga presionada la tecla [Shift] mientras presiona la tecla que quiere asignar a la clave. Por ejemplo, si elige la letra G, presione la tecla [Shift] y la [G]. Su clave para correr la macro será: [Ctrl][Shift][G].

Para terminar, presione OK cuando cierre el cuadro de diálogo.

Un último consejo, no quiera incorporar todos los recursos a la vez, terminará no recordando ninguno. Pruebe los consejos y elija el que le resulte más útil para su trabajo. Úselo varios días seguidos hasta que lo incorpore naturalmente a su trabajo, sólo entonces considere incorporar otro.