80/20: El Diagrama de Pareto en la Toma de Decisiones

Ya hace un tiempito habíamos hablado de la regla del 80/20 y cómo se podía aplicar a todas las actividades.

Hoy quiero presentar un trabajo que analiza el Diagrama de Pareto (80/20) más en profundidad y que además presenta un ejemplo de su aplicación que seguramente ayudará a comprender mejor este importante concepto.

Para Qué Sirve el Diagrama de Pareto

Mediante el Diagrama de Pareto se pueden detectar los problemas que tienen más relevancia mediante la aplicación del principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales) que dice que hay muchos problemas sin importancia frente a solo unos graves.

Esta técnica permite clasificar en forma gráfica la información de mayor a menor relevancia con el objetivo de reconocer los problemas más importantes en los que deberías enfocarte para solucionarlos.

Ya que por lo general, el 80% de los resultados totales se originan en el 20% de los elementos.

el diagrama de Pareto sirve para que las empresas puedan reconocer cuáles son las necesidades más importantes a las que dirigir sus esfuerzos y no malgastar recursos en asuntos poco relevantes.

La minoría vital aparece a la izquierda de la gráfica y la mayoría útil a la derecha. Hay veces que es necesario combinar elementos de la mayoría útil en una sola clasificación denominada otros, la cual siempre deberá ser colocada en el extremo derecho. La escala vertical es para el costo en unidades monetarias, frecuencia o porcentaje.

La gráfica es muy útil al permitir identificar visualmente en una sola revisión tales minorías de características vitales a las que es importante prestar atención y de esta manera utilizar todos los recursos necesarios para llevar acabo una acción correctiva sin malgastar esfuerzos.

Algunos ejemplos de tales minorías vitales serían:

• La minoría de clientes que representen la mayoría de las ventas.
• La minoría de productos, procesos, o características de la calidad causantes del grueso de desperdicio o de los costos de re elaboración.
• La minoría de rechazos que representa la mayoría de quejas de la clientela.
• La minoría de vendedores que esta vinculada a la mayoría de partes rechazadas.
• La minoría de problemas causantes del grueso del retraso de un proceso.
• La minoría de productos que representan la mayoría de las ganancias obtenidas.
• La minoría de elementos que representan al grueso del costo de un inventario.

Concepto: la Ley de Pareto

El Diagrama de Pareto es una gráfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda asignar un orden de prioridades.

El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realizo un estudio sobre la distribución de la riqueza, en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza.

Con esto estableció la llamada «Ley de Pareto» según la cual la desigualdad económica es inevitable en cualquier sociedad.

El Dr. Juran aplicó este concepto a la calidad, obteniéndose lo que hoy se conoce como la regla 80/20 o diagrama de Pareto 80/20.

Según este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema.

Por lo tanto, el Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”.

Una gráfica de Pareto es utilizada para separar gráficamente los aspectos significativos de un problema desde los triviales de manera que un equipo sepa dónde dirigir sus esfuerzos para mejorar.

Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una Gráfica Pareto) servirá más para una mejora general que reducir los más pequeños. Con frecuencia, un aspecto tendrá el 80% de los problemas. En el resto de los casos, entre 2 y 3 aspectos serán responsables por el 80% de los problemas.

El Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”.

En relación con los estilos gerenciales de Resolución de Problemas y Toma de Decisiones (Conservador, Bombero, Oportunista e Integrador), vemos como la utilización de esta herramienta puede resultar una alternativa excelente para un gerente de estilo Bombero, quien constantemente a la hora de resolver problemas solo “apaga incendios”, es decir, pone todo su esfuerzo en los “muchos triviales”.

Cuándo se utiliza el Diagrama de Pareto

• Al identificar un producto o servicio para el análisis para mejorar la calidad.
• Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problema o causas de una forma sistemática.
• Al identificar oportunidades para mejorar
• Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej: por producto, por segmento, del mercado, área geográfica, etc.)
• Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones
• Al evaluar los resultados de los cambios efectuados a un proceso (antes y después)
• Cuando los datos puedan clasificarse en categorías
• Cuando el rango de cada categoría es importante

Pareto es una herramienta de análisis de datos ampliamente utilizada y es por lo tanto útil en la determinación de la causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas.

Este permite ver cuáles son los problemas más grandes, permitiéndoles a los grupos establecer prioridades.

En casos típicos, los pocos (pasos, servicios, ítems, problemas, causas) son responsables por la mayor parte el impacto negativo sobre la calidad.

Si enfocamos nuestra atención en estos pocos vitales, podemos obtener la mayor ganancia potencial de nuestros esfuerzos por mejorar la calidad.

Un equipo puede utilizar la Gráfica de Pareto para varios propósitos durante un proyecto para lograr mejoras:

• Para analizar las causas
• Para estudiar los resultados
• Para planear una mejora continua
• Las Gráficas de Pareto son especialmente valiosas como fotos de “antes y después” para demostrar qué progreso se ha logrado. Como tal, la Gráfica de Pareto es una herramienta sencilla pero poderosa.

Cómo se utiliza la Gráfica de Pareto

• Seleccionar categorías lógicas para el tópico de análisis identificado (incluir el periodo de tiempo).
• Reunir datos. La utilización de un Check List puede ser de mucha ayuda en este paso.
• Ordenar los datos de la mayor categoría a la menor
• Totalizar los datos para todas las categorías
• Calcular el porcentaje del total que cada categoría representa
• Trazar los ejes horizontales (x) y verticales (y primario – y secundario)
• Trazar la escala del eje vertical izquierdo para frecuencia (de 0 al total, según se calculó anteriormente)
• De izquierda a derecha trazar las barras para cada categoría en orden descendente. Si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor. Es decir, que no debe tenerse en cuenta al momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia de las categorías.
• Trazar la escala del eje vertical derecho para el porcentaje acumulativo, comenzando por el 0 y hasta el 100%
• Trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando en la parte superior de la barra de la primera categoría (la mas alta)
• Dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos.
• Analizar la gráfica para determinar los “pocos  vitales”

Consejos Para la Construcción de un Diagrama de Pareto

Como hemos visto, un Diagrama de Pareto es un gráfico de barras que enumera las categorías en orden descendente de izquierda a derecha, el cual puede ser utilizado por un equipo para analizar causas, estudiar resultados y planear una mejora continua.

Dentro de las dificultades que se pueden presentar al tratar de interpretar el Diagrama de Pareto es que algunas veces los datos no indican una clara distinción entre las categorías. Esto puede verse en el gráfico cuando todas las barras son más o menos de la misma altura.

Otra dificultad es que se necesita más de la mitad de las categorías para sumar más del 60% del efecto de calidad, por lo que un buen análisis e interpretación depende en su gran mayoría de un buen análisis previo de las causas y posterior recogida de datos.

En cualquiera de los casos, parece que el principio de Pareto no aplica. Debido a que el mismo se ha demostrado como válido en literalmente miles de situaciones, es muy poco probable que se haya encontrado una excepción.

Es mucho más probable que simplemente no se haya seleccionado un desglose apropiado de las categorías. Se deberá tratar de estratificar los datos de una manera diferente y repetir el Análisis de Pareto.

Esto nos lleva a la conclusión que para llevar a cabo un proceso de Resolución de Problemas /Toma de Decisiones (RP/TD) es necesario manejar cada una de las herramientas básicas de la calidad, tanto desde el punto de vista teórico como desde su aplicación.

En resumen:

• Evalúa la validez de la información que recolectaste. Antes de realizar el diagrama, considera que la información recolectada en corto tiempo puede dar resultados equivocados. Si no controlas los datos, estos pueden cambiar de un momento a otro y no representar el nivel de prioridad que se ha establecido.
• Clasifica las categorías metódicamente. Si no observamos el diagrama de la forma correcta, los resultados no serán útiles. Elige los criterios con cuidado y prioriza los más importantes.
• Enfócate en los problemas frecuentes. Esto reducirá la cantidad de puntos que necesitan repararse. No quiere decir que olvides los problemas menores, pero arreglar los más grandes te ayudará a aumentar los recursos financieros. 

Interpretación de un Diagrama de Pareto

La interpretación de un Diagrama de Pareto se puede definir completando las siguientes oraciones de ejemplo:

“Existen(número de categorías) contribuyentes relacionados con (efecto). Pero estos (número de pocos vitales) corresponden al (número) % del total (efecto). Debemos procurar estas (número) categorías pocos vitales, ya que representan la mayor ganancia potencial para nuestros esfuerzos.”

Relación con otras herramientas de gestión de calidad

Un Diagrama de Pareto generalmente se relaciona con:

• Diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de causa-efecto, diagrama de Grandal o diagrama de espina de pescado.
• Check List  de Revisión
• Check List de reunión de datos
• Matriz para la Planeación de Acciones

Ejemplo de aplicación del diagrama de Pareto en una industria

Un fabricante de heladeras desea analizar cuales son los defectos más frecuentes que aparecen en las unidades al salir de la línea de producción.

Para esto, empezó por clasificar todos los defectos posibles en sus diversos tipos:

Posteriormente, un inspector de control de calidad revisa cada heladera a medida que sale de producción registrando sus defectos de acuerdo con dichos tipos.

Después de inspeccionar 88 heladeras, se obtuvo una tabla como esta:

La última columna muestra el número de heladeras que presentaban cada tipo de defecto, es decir, la frecuencia con que se presenta cada defecto.

En lugar de la frecuencia numérica podemos utilizar la frecuencia porcentual, es decir, el porcentaje de heladeras en cada tipo de defecto:

Pero ¿Cuáles son los defectos que aparecen con mayor frecuencia?

Para hacerlo más evidente, antes de graficar podemos ordenar los datos de la tabla en orden decreciente de frecuencia:

Vemos que la categoría “otros” siempre debe ir al final, sin importar su valor. De esta manera, si hubiese tenido un valor más alto, igual debería haberse ubicado en la última fila.

Ahora resulta evidente cuales son los tipos de defectos más frecuentes. Podemos observar que los 3 primeros tipos de defectos se presentan en el 82 % de las heladeras, aproximadamente.

Por el Principio de Pareto, concluimos que: La mayor parte de los defectos encontrados en el lote pertenece sólo a 3 tipos de defectos, de manera que si se eliminan las causas que los provocan desaparecería la mayor parte de los defectos.

Como Hacer Un Diagrama de Pareto en Excel – Video

Microsoft Excel (u otra hoja de cálculo que prefieras) es una herramienta ideal para construir un diagrama de Pareto. Veamos el video.

Conclusión

El diagrama de Pareto es una herramienta de gran utilidad que puede marcar la diferencia en la toma de decisiones y en el desarrollo de estrategias efectivas para alcanzar los objetivos prioritarios de una organización, mejorando los procesos.

Es fundamental asegurarse de contar con datos precisos, completos y relevantes para obtener resultados precisos y útiles al utilizar esta herramienta. Además, es necesario aplicar técnicas de análisis adecuadas que permitan extraer información valiosa de los datos recopilados.

En resumen, el diagrama de Pareto se presenta como una valiosa herramienta capaz de mejorar significativamente la calidad y eficiencia en la recolección y análisis de datos, brindando una visión clara de las áreas prioritarias que requieren atención y acción.

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