Si estás buscando una manera de aumentar la productividad de tu equipo para poner en marcha la transformación digital de tu empresa, o simplemente quieres encontrar formas de mejorar tu propia productividad, no te pierdas esta lista.
Desde aplicaciones de gestión de tareas hasta plataformas de análisis de datos, estas herramientas pueden ayudarte a ahorrar tiempo y maximizar tu productividad.
Cada una de estas herramientas de productividad es fácil de usar y puede hacer una gran diferencia en tu capacidad para completar tareas y lograr tus objetivos sin tanto estrés.
Así que toma nota y comienza a implementar algunas de estas herramientas en tu rutina diaria de trabajo para llevar tu productividad al siguiente nivel.
Mejores Herramientas tecnológicas de productividad
Para ayudarte a mejorar tus procesos y alcanzar tus objetivos empresariales más rápidamente prueba las siguientes herramientas de productividad.
El orden del listado no implica importancia.
1. Trello
Si buscas una herramienta que te permita organizar tus tareas en tableros (boards), listas y tarjetas, Trello puede ser una excelente opción.
Con esta herramienta puedes establecer plazos, agregar descripciones y comentarios, adjuntar archivos y colaborar con tu equipo.
2. Asana
Otra herramienta de gestión de tareas es Asana, que te permite crear tareas, asignarlas a diferentes miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento y realizar seguimiento a su progreso. También ofrece integraciones con otras herramientas para facilitar el trabajo.
Además puedes visualizar procesos complejos del equipo mediante los diagramas de flujo. Si estás buscando una manera de aumentar la productividad de tu equipo o simplemente quieres encontrar formas de mejorar tu propia productividad, no te pierdas esta lista.
Desde aplicaciones de gestión de tareas hasta plataformas de análisis de datos, estas herramientas pueden ayudarte a ahorrar tiempo y maximizar tu productividad.
Cada una de estas herramientas es fácil de usar y puede hacer una gran diferencia en tu capacidad para completar tareas y lograr tus objetivos sin tanto estrés.
Así que toma nota y comienza a implementar algunas de estas herramientas en tu rutina diaria de trabajo para llevar tu productividad al siguiente nivel.
Mejores Herramientas tecnológicas de productividad para ayudarte a mejorar tus procesos y alcanzar tus objetivos empresariales más rápidamente.
3. Slack
Si necesitas comunicarte con tu equipo de forma rápida y eficiente, Slack es una herramienta de mensajería instantánea que puede ayudarte en la comunicación interna de tu equipo.
Con esta herramienta puedes crear canales para diferentes temas y proyectos, enviar mensajes directos y compartir archivos.
4. XMind
Si quieres desarrollar mapas mentales completos para estimular tu creatividad, estructurar estrategias y procesos más eficientes, XMind es una herramienta poderosa.
Puedes realizar sesiones de brainstorming, obtener insights y organizar planes desde cero. Además, puedes exportar documentos con múltiples formatos. Comienza ahora a crear un mapa mental.
5. Hill Chart en Basecamp
Para proyectos más grandes, Basecamp ofrece el sistema de gráficos Hill Chart que permite acceder a un pantallazo automático de las situaciones. Así puedes ver el panorama general y realizar seguimiento a los trabajos en equipo. Una forma de medir la productividad laboral de tu empresa.
6. Roam Research
Si buscas una aplicación de toma de notas desestructuradas, Roam Research es una excelente opción. Puedes escribir sin tener que pensar a qué carpeta pertenece cada elemento y adaptar el método Bullet Journal a tus necesidades y rutinas.
Y si usas una tablet iPad debes saber que Notes es una app gratuita que también te permite tomar notas desestructuradas a mano con un lápiz óptico, lo que resulta muy oportuno.
7. Obsidian
Esta aplicación de gestión del conocimiento te permite tomar notas y convertirlas en una rica red de pensamiento vinculado. Obsidian tiene potentes funciones de vinculación convierte tus archivos separados en una base de conocimientos que pretende funcionar como un suerte de segundo cerebro para visualizar tus ideas.
8. Toggl
Si necesitas monitorear el tiempo que empleas en diferentes tareas y obtener información importante sobre tu eficiencia y productividad bajo la óptica del tiempo, Toggl es una excelente herramienta que admite integraciones con otras herramientas mediante Zapier (ver Zapier más abajo).
Puedes contabilizar cada minuto invertido en el cumplimiento de las etapas de un proyecto y obtener una visión general sobre las horas de trabajo dedicadas a cada instancia.
9. Tomighty
Si buscas una herramienta que te ayude a gestionar tu tiempo y elevar tu productividad, ¡Tomighty es para ti!
Esta aplicación sigue la técnica Pomodoro, que te ayuda a intercalar períodos de trabajo de 25 minutos con breves momentos de descanso.
La configuración de Tomighty es muy fácil. Una vez que la instalas, puedes añadir un icono de temporizador gratuito en la barra de tareas de tu sistema. Puedes definir los períodos en los que debes mantener la concentración y los momentos de descanso.
Si eres una persona auditiva, puedes activar los efectos sonoros para que te avisen cuando el cronómetro comience y termine.
Dividir tu jornada en etapas te permitirá trabajar de forma eficiente al ayudar a evitar distracciones y paradas innecesarias, lo que fomenta la productividad, la concentración y un mayor rendimiento.
10. DocuSign
DocuSign permite a las empresas gestionar acuerdos electrónicos pues simplifica el proceso de firma, envío y gestión de documentos posibilitando hacerlo desde cualquier dispositivo, dondequiera que el usuario se encuentre y a la hora que necesite.
La firma electrónica permite identificar al firmante de forma inequívoca asegurando la integridad del documento firmado.
DocuSign ofrece 2 soluciones:
- eSignature: enviar, recibir y firmar documentos de forma segura, rápida y sencilla independiente del lugar donde se encuentren las personas involucradas.
- DocuSign CLM: para gestionar el ciclo de vida de los contratos.
11. Calendar
Google Calendar es una herramienta imprescindible para ahorrar tiempo y aprovechar al máximo cada día. Ofrece diferentes formas de ver tu calendario, ya sea por mes, semana o día, lo que te permite localizar rápidamente tus eventos.
Además, puedes sincronizar tus tareas en todos tus dispositivos para que no se superpongan entre sí. Si todavía no lo usas, te recomiendo que lo consideres seriamente.
12. Calendly
Calendly es una plataforma de planificación de reuniones que permite eliminar los correos electrónicos de ida y vuelta para encontrar el momento ideal para apuntar una reunión.
Ideal tanto para equipos de trabajo que organizan muchas reuniones como para consultores, profesionales de telemedicina, y otras profesiones que necesiten fijar una reunión con sus clientes de forma sencilla.
Tú publicas tu disponibilidad horaria en la plataforma, informas y envias un email a tus clientes con un link a la misma y los clientes reales o potenciales reservan un turno para una reunión. Esta herramienta te permite sin lugar a dudas elevar tu productividad al minimizar los tiempos muertos en tu agenda.
Se puede conectar sin problemas a los servicios de videoconferencia de Google Meet, GoToMeeting, Microsoft Teams, Webex y Zoom.
Funciona gratuitamente con sus funciones básicas y luego hay suscripciones pagas desde us$8. Las opciones pagas aumentan las prestaciones incluyendo cobrar a tus clientes mediante Stripe o PayPal.
13. YouCanBookMe
Similar al ejemplo anterior también tienes la opción de usar Youcanbookme.
Esta herramienta tiene la particularidad de sincronizar con Google Calendar, así si agregas ahí un evento, automáticamente ese horario queda bloqueado para ser reservado.Ofrece un plan gratuito y otro de pago. También permite cobrar mediante Stripe.
Y si te dedicas a la consultoría y tienes clientes en diferentes países, YCBM detecta las diferentes zonas horarias y se asegura que ambas partes vean el horario correcto.
14. Google Keep
Keep es una App que facilita la organización de tus notas y agiliza las búsquedas. Puedes filtrar rápidamente las notas por color, etiqueta o atributos, como listas con imágenes, notas de audio con recordatorios o notas compartidas. Además, puede fijar las notas importantes a la parte superior de su lista.
Hay una opción de escritorio y una App para celulares y tablets.
Es gratuita, muy sencilla de usar, está siempre a mano y es multiplataforma lo que, en mi opinión, es una gran ventaja pues permite sincronizar los contenidos en diferentes dispositivos y plataformas. yo por ejemplo suelo hacer anotaciones mientras trabajo en la Mac Mini (escritorio), o en la tablet iPad, luego reviso o anota mientras estoy en la calle con mi celular Android.
15 Google Drive
Drive, la suite de Google, es una herramienta en la nube que te permite guardar y mantener seguros tus archivos, trabajar en línea y de manera colaborativa, y sincronizar tus documentos en diferentes dispositivos en los que hayas instalado Drive.
Además, cuenta con diferentes aplicaciones integradas, como procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios, así como opciones de plantillas para que puedas crear, abrir y editar tus archivos de manera fácil y rápida.
Una de las ventajas de Google Drive es que puedes acceder a tus archivos en cualquier momento y lugar, siempre que tengas acceso a internet. Incluso, si no tienes conexión, puedes poner tus archivos en «modo offline» para que puedas acceder a ellos sin problemas. También puedes guardar en Drive informes y libros en formato PDF para tenerlos siempre a mano.
Si necesitas compartir archivos con otras personas, otra opción es Dropbox, de la que ya hemos hablado antes.
16. Reeder
Con Reeder, tienes un lector de feeds que te permite consultar fácilmente la lista de artículos, marcar los leídos, guardar lecturas incompletas para leerlas más tarde y acceder a ellas en diferentes formatos más agradables. Esto te permite procesar de manera eficiente las nuevas historias que vas acumulando para que no las olvides y para que puedas tomar nota sobre qué era exactamente lo que te atraía de ellas.
Reeder te permite una gestión eficiente de los artículos que te inspiran y te ayuda a estar al día en tus lecturas. Es una herramienta útil para aquellos que necesitan estar al tanto de diferentes fuentes de información y quieren hacerlo de manera eficiente.
Es una App disponible para IOS y Mac.
Permite conectar con otros servicios como: Pocket, Instapaper, lista de lectura (Apple), FreshRSS y otros.
17. Feedly
Feedly también es un lector de RSS que permite organizar y acceder rápidamente desde un navegador web o de sus aplicaciones para teléfonos inteligentes a todas las noticias y actualizaciones de blogs y demás páginas a las que te has anotado.
La versión gratuita de Feedly no permite conectar otros servicios, pero ofrecen planes pagos que amplían las prestaciones como, por ejemplo, la posibilidad de recibir newsletters directamente en Feedly, o de usar su nuevo asistente con IA.
18. Pocket
¿Te pasa que estás leyendo un blog y quieres guardar la página completa para volver a ella en otro momento? Pues Pocket te permite guardar páginas completas en la nube, ponerle etiquetas para agruparlas temáticamente. Lugo puedes volver a accederlas desde una pc, una tablet, celular e inclusive si no tienes conexión a internet.
19. Flipboard
Flipboard es una aplicación bastante original con la que podrás leer sobre tus temas favoritos así como ver las novedades en tus redes sociales, al estilo de una revista temática.
Básicamente es como una revista personal, en la que el usuario es el encargado de determinar qué contenido quiere añadir como fuente; una vez éstas se actualicen, se irán mostrando en la página principal.
Así yo tengo armadas en Flipboard revistas de fotografía, de cartografía, del mundo ipad, de tecnología, de cambio climático, etc.
20. KanbanTool
KanbanTool está basada en el método Kanban, utiliza un sistema de tableros (boards), listas y tarjetas.
Este método a su vez se deriva del método de gestión LEAN aplicado por la firma Toyota.
Trae por defecto ya 4 listas que se pueden modificar:
- To-Do (para hacer).
- Do-today (hacer hoy).
- In progress (en proceso).
- Done (hecho).
Ofrece una versión gratuita muy potente y una de pago con más opciones.
21. Power BI
Power BI es una herramienta de Business Intelligence que se ha convertido en una de las más populares del mercado.
Creada por Microsoft en 2015, esta plataforma de análisis proporciona una amplia variedad de recursos para el desarrollo de aplicaciones, data warehouse, insights y visualizaciones interactivas.
Además, gracias a su intuitiva interfaz y facilidad de uso, permite a los profesionales acceder rápidamente a información relevante y obtener poderosos insights sin importar su nivel de experiencia en la herramienta.
Con Power BI, los gestores pueden manejar y procesar grandes cantidades de datos para luego desarrollar gráficos, informes y dashboards que facilitan la visualización de información corporativa de manera objetiva y sencilla.
Esto, a su vez, fomenta la planificación y ejecución de estrategias basadas en una cultura Data Driven (cultura controlada por los datos).
22. Teambook
Teambook es una herramienta ideal para quien tiene equipos de trabajo y varios proyectos en ejecución pues te permite planificarlos en un instante. Comprueba quién hace qué tarea en tiempo real, quién está disponible, quién está libre.
Puedes visualizar de 2 semanas a 3 meses para navegar con facilidad a las reservas pasadas, presentes y futuras. Mide el rendimiento de tu equipo y mantén el pulso de tu negocio.
23. Zapier
¿Sabías que puedes automatizar tus tareas diarias sin necesidad de contratar a un desarrollador externo? ¡Así es, con Zapier es posible!
Esta herramienta de integración de aplicaciones y servicios permite automatizar procesos sin requerir habilidades avanzadas de programación. Con Zapier, puedes organizar tus tareas de manera eficiente y recopilar datos en una aplicación para luego enviarlos a otra mediante un flujo rápido, seguro y confiable.
Zapier es ideal para aquellos que buscan optimizar su tiempo y aumentar la productividad al automatizar tareas repetitivas.
Además, su amplia gama de integraciones con diferentes aplicaciones y servicios lo convierte en una herramienta versátil y adaptable a distintos tipos de trabajo. Por ejemplo te permite integrar fácilmente Trello con RememberTheMilk (una app de creación de listas basada en GTD)
24. IFTTT
IFTTT es un acrónimo en inglés que significa “If This, Then That” (si pasa esto, entonces haz aquello). La plataforma ofrece una herramienta de automatización que ayuda a los usuarios a conectar diferentes servicios y dispositivos en una única plataforma para crear tareas automatizadas.
La plataforma funciona mediante la creación de “applets” o pequeñas automatizaciones que se activan cuando se cumple una condición específica, por ejemplo, recibir un correo electrónico o una notificación cuando llueve.
Estos applets pueden ser personalizados por los usuarios y se pueden integrar con servicios de terceros como Google, Amazon, Twitter y muchas otras.
La aplicación es una excelente manera de ahorrar tiempo al automatizar tareas repetitivas, además de ser una herramienta útil para mejorar la productividad y la organización personal.
Con IFTTT, es posible hacer una gran cantidad de tareas sin tener que invertir tiempo y energía en realizarlas manualmente.
Desde controlar los dispositivos del hogar inteligente hasta recibir notificaciones personalizadas, IFTTT es una plataforma de automatización muy flexible que se adapta a las necesidades y preferencias de los usuarios.
25. Tick Tick
Tick Tick es un sistema multiplataforma basado en el concepto del método GTD (get things done) que nos permite organizarnos gestionando una lista de tareas. Permite organizar una agenda mediante notas, lista de tareas y calendario y soporta markdown para dar estilos al texto.
Permite importar datos de Wunderlist, hoy cerrada.
Es una app gratuita funciona para cualquier dispositivo Windows, macOS, Android, iOS y la web que permite sincronizarlos, incluyendo watchOS.
26. Notion
Lo que hace a Notion tan útil tanto para profesionales como para corporaciones es su versatilidad. La aplicación funciona mediante bloques que pueden ser lo que necesites: texto, imagen, correos electrónicos, listas de tareas, viñetas, códigos. Puedes escribir fácilmente una oración y luego transformarla en una página independiente o en una base de datos completa.
Aunque el uso de Notion puede ser complicado debido a que su estructura es intercambiable como piezas de Lego, se recomienda comenzar utilizando las funciones básicas, como seguir listas de tareas, centralizar correos electrónicos, agregar calendarios y archivar documentos. Luego, puedes ir agregando funciones adicionales según sea necesario.
27. Craft
Craft es similar a Notion, pero está más enfocada en los textos. Es una herramienta para crear documentos y notas y compartir tus pensamientos de manera rápida y clara. Craft admite viñetas, enlaces, copiar fragmentos de código, imágenes, videos y archivos adjuntos como cualquier procesador de textos.
Lo que distingue a Craft es su enfoque visual. La mayoría de las aplicaciones de escritura no tratan las imágenes y los videos como prioridad, pero Craft sí lo hace. Esto la convierte en una aliada para concretar ideas de diseño y creatividad.
28. Muse
Muse es una herramienta ideal para el pensamiento abstracto que puede ayudarte, especialmente, durante el proceso de investigación. Esta App de productividad se define a sí misma como un lienzo espacial para tus notas de investigación, lecturas, bocetos, capturas de pantalla y marcadores.
Los creadores de la aplicación explican que «el pensamiento profundo no ocurre frente a una computadora». Esta es la razón por la que Muse parece más un bloc de notas y, a veces, un tablero de juegos o sea flexible y lúdico.
Disponible para iPad y Mac.
Conclusión
Las herramientas tecnológicas son aliadas valiosas en el aumento de la productividad y eficiencia en el trabajo, permitiendo a los profesionales optimizar su tiempo y recursos de manera efectiva.
Desde el manejo de tareas y proyectos, la organización de información, hasta la automatización de procesos y la generación de insights de negocio, las herramientas presentadas en esta nota ofrecen soluciones para diversos desafíos que enfrentan los equipos en su día a día.
Es importante evaluar cuidadosamente cada una de estas opciones y seleccionar las que mejor se adapten a las necesidades y objetivos de cada organización o persona.
En la lista que presentamos hay todo tipo de aplicaciones de productividad y todo tipo de complejidad de sus características, desde básicas a súper profesionales.
Con el uso de estas herramientas, es posible maximizar el potencial del equipo y lograr resultados sobresalientes en el trabajo.
Esta lista es un comienzo pero está lejos de ser completa, soy consciente que no he nombrado a Evernote, una herramienta que utilizo muchísimo, o Wetransfer cuando tenemos que enviar grandes archivos. O por ejemplo Meet, la plataforma gratuita de Google que nos permiten poner en marcha reuniones grupales online en la que podemos compartir pantalla para presentar documentos o archivos.
Por otro lado no vas a encontrar una herramienta o App que lo haga todo, tendrás que ir probando para encontrar la combinación ideal que te sirva a TI.
Espero que estas herramientas de productividad te resulten útiles y te ayuden a mejorar tu productividad personal y laboral. No dudes en probar algunas de ellas y ver cómo mejoran tu productividad y tu calidad de vida.
¿Usas ya alguna de ellas?
