Google Drive es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares del mundo. Ahí puedes subir todo tipo de archivos, crear carpetas y también documentos con las herramientas ofimáticas gratuitas online como Google Docs, Google Sheet (hojas de cálculo), presentaciones, dibujos, formularios y demás.
¿Por qué es tan popular? En principio porque es gratuito y multiplataforma, lo que lo hace ideal si usas dispositivos de diferentes sistemas operativos. Pero además, si usas Gmail, es lógico que también usas Google Drive, ya que los 15 GB de almacenamiento que la empresa te otorga gratuitamente se comparten entre los dos servicios.
Como usuaria de Google Drive, he encontrado algunos trucos útiles que te ayudarán a sacar más provecho del servicio.
21 Trucos de Google Drive
Memorizar los atajos de teclado más útiles
Como cualquier programa u aplicación que uses continuamente puedes acelerar tu trabajo si en vez de perder el tiempo yendo a la barra de menús para ubicar la operación que quieres hacer te aprendes algunos de los atajos de teclado que admite Google Drive.
Puedes encontrar la lista completa de atajos de teclado abriendo Google Drive y utilizando el atajo de teclado “?”
También puedes hacer clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccionar Atajos de teclado.
Algunos atajos favoritos son:
- Shift + U para subir archivos,
- Shift + I para subir carpetas
- Shift + Z para agregar el archivo seleccionado a una carpeta
- Enter o O para abrir un archivo
- t para abrir la configuración de Google Drive.
Configurar los archivos para su uso sin conexión
Google Drive te permite acceder a algunos archivos sin conexión, lo que resulta muy útil si estás mucho tiempo fuera de la oficina y quieres ahorrar ancho de banda. Pero en el escritorio esta característica sólo funciona en el navegador Google Chrome.
Si tienes el navegador, instala la extensión Google Docs Offline. Vuelve a Google Drive y navega hasta el icono del engranaje > Configuración > Sin conexión, y activa Crear, abrir y editar tus archivos recientes de Google Docs, Sheets y Slides sin conexión.
En Android y iPhone, ve a la aplicación Google Drive y abre el archivo que quieras guardar sin conexión. Pulsa el icono de los tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona Hacer disponible sin conexión.
Cualquier cambio que hagas cuando estás sin conexión se actualizará automáticamente cuando ésta esté disponible.
Bloquea a las personas que te mandan spam
Si alguien sigue compartiendo archivos no deseados contigo a través de Google Drive, por fin puedes poner fin a la molestia.
En este artículo explicamos detalladamente cómo bloquear a personas en Google Drive.
Evitar que la gente descargue archivos compartidos
Si quieres compartir archivos con alguien pero no te sientes cómodo permitiéndole copiar, imprimir o descargar el archivo, puedes utilizar esta ingeniosa función de Google Drive en tu beneficio. Sube un archivo a Google Drive y pulsa el icono de Compartir en la parte superior derecha. A continuación, pulsa el icono del engranaje situado en la parte superior derecha de la ventana de permisos de uso compartido para mostrar dos nuevas opciones.
Desmarca la opción de descargar, imprimir y copiar para los espectadores y comentaristas. La otra opción te permite evitar que los editores del archivo cambien los permisos y compartan el archivo con otros, así que desmarca esa opción también.
Despeja rápidamente el espacio de almacenamiento extra
Si estás llegando al límite de almacenamiento de tu cuenta de Google Drive, puedes eliminarlo rápidamente siguiendo unos sencillos consejos. Ve al enlace de Almacenamiento de Google Drive y verás todos los archivos en una lista ordenada por tamaño.
Ese es un buen punto de partida para despejar el desorden pues te permite visualizar rápidamente los archivos que te perjudican mas.
También puedes comprobar la carpeta Compartido conmigo para deshacerte de la basura que no necesitas. Por último, asegúrate de comprobar si los archivos huérfanos ocultos están consumiendo espacio de almacenamiento y, si es así, elimínalos también.
Y la otra opción que tienes si realmente necesitas mantener todos esos archivos es comprar espacio de almacenamiento.
Eliminar los archivos sugeridos de la página de inicio
Nunca es mal momento para empezar a ordenar tu página de inicio de Google Drive. Para algunas personas, los archivos «sugeridos» en la parte superior de la página son una distracción, y si no te gustan, deberías eliminarlos de la página de inicio. No se eliminarán esos archivos, pero se evitará que Google lance archivos sugeridos al azar en tu página de inicio de Drive.
Para ello, ve a la página de inicio de Google Drive y navega hasta el icono del engranaje (la rueda dentada) > Configuración > General y, en la pestaña Sugeridos, desmarca Mostrar archivos sugeridos en Mi unidad y Mostrar archivo.
Organiza tus carpetas por color
Cuando creas una nueva carpeta en Drive, ésta aparecerá de color gris. Sin embargo, existe la posibilidad de cambiar de color cada una de estas carpetas en el caso de que quieras aplicar un código de colores a tu contenido.
- Haz click derecho sobre la carpeta en cuestión
- Pulsa en la opción Cambiar de color
- Elige un color de la lista
Sincroniza contenido desde tu ordenador
Google disponía de una aplicación llamada Backup and Sync que al ser instalada en tu PC podrás subir y mantener sincronizado el contenido que quieras de tu ordenador en tu cuenta de Drive.
Ahora esa opción se llama Google Drive para Ordenadores y es especialmente útil para esa gente que cambia continuamente de dispositivos y neecsita acceder a diferentes documentos alojados en diferentes dispositivos. Puedes descargarlo desde aquí.
Todo el contenido que subas mediante esta función quedará perfectamente organizado en Drive y separado de tus otras carpetas en la nube. Lo podrás ver en la columna de la izquierda en la opción Ordenadores, en la que aparecerá la lista de equipos en los que la hayas instalado.
Diferencias entre Copia de seguridad y sincronización y Drive para Ordenadores es la siguiente: En Copia de seguridad y sincronización, podías ahorrar espacio en la unidad de disco duro eligiendo las carpetas concretas de Mi unidad que querías sincronizar con tu ordenador. Drive para ordenadores te permite ver los archivos de Mi unidad sin descargarlos y solo ocupa espacio de la unidad de disco duro con los archivos que usas.
Encuentra aplicaciones útiles para aprovechar al máximo Google Drive
Google Drive funciona con muchos servicios populares como Adobe Acrobat, Asana y DocuSign, entre muchos otros, por lo que puedes conectar algunas aplicaciones útiles a Google Drive para aumentar tu productividad.
Ve a la página de aplicaciones de Google Drive y revisa el catálogo para encontrar lo que necesitas.
- En la pantalla principal de Drive, pulsa en la opción Nuevo para crear nuevo documento
- Se abrirá una ventana con las aplicaciones y opciones por defecto. En ella, pulsa la opción Más que hay abajo del todo,
- Se desplegará otra ventana con las aplicaciones de tercero que hayas instalado. Haya o no haya ninguna, pulsa la opción Conectar más aplicaciones
- Se abrirá una ventana con un catálogo de aplicaciones de terceros, pasa el ratón sobre la que quieras instalar y pulsa la opción Conectar que te aparecerá.
Hacer copias de archivos sin abrirlos
Esto puede parecer un poco obvio, pero es un consejo útil para algunas personas, así que lo incluimos. Si te encuentras duplicando archivos a menudo, no siempre tienes que abrir el archivo y navegar a Archivo > Hacer una copia.
Basta con hacer clic con el botón derecho en el archivo y seleccionar Hacer una copia para duplicarlo rápidamente.
Utiliza el buscador para ubicar tu contenido
Como Google Drive organiza todo el contenido por carpetas como si fuera el explorador de archivos de un sistema operativo convencional, la primera opción a la que solemos echar mano al buscar algo es navegar entre su sistema de carpetas.
Sin embargo hay una manera mucho más práctica que consiste en utilizar la barra de búsqueda que hay en la parte superior de la pantalla para encontrar cualquier archivo, documento o carpeta.
- Pulsa sobre la barra de búsqueda y empieza a escribir el nombre
- Mientras vas escribiendo, se te abrirá una ventana con resultados
- En esta ventana se mostrarán tanto archivos como carpetas y sus fechas de creación, por lo que cualquiera de ellos lo encontrarás fácilmente
Utilizar los filtros de búsqueda avanzada
Google Drive cuenta con útiles filtros de búsqueda avanzada que te ayudan a encontrar los archivos que necesitas. Si no recuerdas el nombre exacto del archivo o tienes demasiados puedes sacar provecho del buscador avanzado y sus filtros.
Abre Google Drive y haz clic en el icono de las tres líneas dentro de la barra de búsqueda en la parte superior de la página. Esto te mostrará todos los filtros de búsqueda avanzada, y podrás utilizarlos como quieras.
Te permite acotar los archivos por tipo, propietario, carpeta, nombre, fecha de creación o de edición, las personas que lo han compartido y más filtros.
Encuentra tus documentos abiertos recientemente
Si has abierto un archivo recientemente con Google Drive y ya no puedes encontrarlo, Google tiene un amplio registro de todos los archivos que has abierto almacenados en tu cuenta.
Pulsa el ícono Reciente en la barra lateral (un reloj) de Google Drive y encontrarás el archivo que necesitas.
Utiliza Google Drive para hacer copias de seguridad de tu teléfono y portátil
Si tienes almacenamiento en Google Drive, puedes utilizarlo para hacer una copia de seguridad de tu teléfono u ordenador. Puedes obtener la aplicación de Google Drive para Windows o Mac aquí y configurarla para hacer una copia de seguridad de todos los archivos. Tendrás que elegir entre sincronizar o duplicar todos tus archivos, y Google explica muy bien la diferencia en esta página de soporte.
En tu teléfono, abre la aplicación Google Drive y pulsa el menú de tres líneas en la esquina superior izquierda. Selecciona Configuración > Copia de seguridad > Iniciar copia de seguridad para empezar.
Obtiene un enlace para compartir tu documento
Google Drive te permite compartir cualquier documento o elemento que tengas en una de tus carpetas con quien quieras. Simplemente pulsas sobre la opción de generar un código para compartirlo y le envías este código a la persona que quieras, con la tranquilidad de que puedes desactivarlo en cualquier momento.
- Dentro de Google Drive, haz click derecho sobre el documento que quieres compartir
- En el menú emergente, pulsa en Obtener enlace para compartir
- Se te abrirá una ventana con el enlace que tienes que compartir con quien quieras que vea el documento
- En esta ventana también hay una pestaña que puedes desactivar para inhabilitar el enlace dejando de compartir el documento
- Edita los permisos del enlace de un documento compartido
Edita los permisos del enlace de un documento compartido
Vale, ya has compartido un documento de forma rápida y has generado un enlace, ¿pero hasta qué punto quieres que quien reciba el enlace pueda comentarlo, editarlo o sólo verlo?
Estos son parámetros que también puedes editar a tu gusto.
- Haz click derecho sobre el documento y pulsa en la opción Obtener enlace para compartir
- En la ventana que te aparece, pulsa en Permisos
- Se te abrirá una ventana donde puedes añadir a mano las personas concretas que quieres que tengan acceso al documento
- Pulsa en el menú Cualquier usuario con el enlace puede, y elige qué quieres que puedan hacer quienes lo obtengan: ver, editar o comentar.
- Si en este mismo menú pulsas en Más, también podrás marcar Desactivar para que el enlace no tenga efecto a no ser que el usuario esté invitado.
Edita los permisos individuales de los colaboradores
Otra de las opciones que te da Google Drive cuando creas y compartes un documento colaborativo es el de editar los permisos de las personas que acceden a él.
De esta manera, podrás hacer que quien quieras sólo pueda leerlo, editarlo comentarlo. Todo desde una ventana desde la que también podrás eliminar permisos o invitar a otras personas.
- Haz click derecho sobre el documento y pulsa en la opción Obtener enlace para compartir
- En la ventana que te aparece, pulsa en Permisos
- En la ventana en la que se te abre, pulsa en la opción Avanzado que te aparecerá abajo a la derecha
- Pulsando sobre el icono del lápiz que hay junto a cada uno de los invitados puedes editar sus permisos de edición
Usa el chat para colaborar con el equipo de trabajo
Otra de las ventajas que ofrece Google Drive es que cuando estás editando un documento con algunas de las herramientas nativas de Google, como Docs o Sheets, en el caso de que haya varias personas conectadas a ese documento habrá un chat en el puedes hablar con ellos.
Esto es perfecto para hablar sobre cualquier cosa relacionada con el documento o lo que trata, y si te sales del chat te llegarán las novedades mediante notificaciones.
Yo lo usaba mucho en la facultad para ponernos de acuerdo con un tema sin necesidad de reunirnos en persona.
Revisa el historial de ediciones de un documento
Google Drive también guarda un historial en el que se guardan las fechas en las que se ha ido editando un documento. Además, en este pequeño historial también podrás ver las fechas en las que se han realizado otras opciones como compartir el documento, tanto si lo has hecho tú como cualquier otra persona con acceso.
- Haz click derecho sobre el documento cuyo historial quieras visualizar
- Pulsa en la opción Ver detalles
- La ventana de detalles se abrirá en una columna a la derecha
- En ella, pulsa sobre la opción Detalles para ver el historial de cambios
Sube archivos arrastrándolos del tu ordenador
Otro de los aspectos en los que Google Drive funciona incluso en el navegador igual que si estuviera en el PC de forma local es a la hora de subir archivos. Si pulsas el botón de crear nuevo elemento tienes la opción de subir archivos, pero es que hay otro método ridículamente más sencillo.
Será suficiente con abrir el explorador de archivos de tu sistema operativo y arrastrar el archivo que quieras dentro de Drive. Sí, estarás moviendo el archivo a tu navegador, pero no hará nada raro ya que Drive reconocerá la acción y procederá a subirlo
Usa una extensión para guardar cualquier cosa que encuentres en Internet
Dado que Google Drive usa la nube, es posible guardar cualquier cosa que te nterese mientras navegas online y hacerlo con un clik.
Para eso tienes que instalar en tu navegador Chrome la extensión Save to Google Drive
- Instala la extensión en Chrome
- Cuando estés navegando y encuentres algo que quieras guardar, pulsa el ícono de Google Drive que aparecerá en la barra de navegación arriba a la derecha
- Se guardará toda la pantalla en formato PNG, incluso la parte que hay que scrolear para ver.
