Tomar notas no es una novedad, es una necesidad dado que la memoria no alcanza para todo, al menos para la complicada vida de cualquier urbanita.
Siempre anduve con papelitos en los bolsillos, además tengo la manía de hacer pequeñas anotaciones en cuanto sobre en blanco cae en mis manos.
Pero no fue sino hasta que dejé de usar anteojos multifocales que empecé a buscar una aplicación sencilla que me permitiera tomar notas tanto en la compu de escritorio como en el teléfono (con el teclado, con la voz o dibujando directamente en la pantalla), que mantuviera los datos actualizados a través de las diferentes plataformas que uso y que me permitiera hacer zoom y no tener que revolver la cartera para buscar los anteojos cuando estoy en la calle.
Hay una enorme variedad de herramientas para tomar notas, entre las más conocidas se destaca Google Keep. Si todavía no lo has instalado (tienes que tener una cuenta de Gmail), sigue este enlace para descargar la app https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.keep&hl=es
Además de tomar notas en el iPhone, iPad, dispositivos Android y en la PC o Mac y wearables de Android, en esta app puedes tomar notas de texto, de voz, añadir imágenes (dibujos o fotos), hacer listas y mucho más.
El contenido que agregues se sincronizará en todos tus dispositivos para que tus ideas siempre te acompañen adonde sea que vayas.
Una vez instalado practica un poco ya que es muy sencillo e intuitivo de usar sólo hace falta pulsar en “añadir una nota” poner un título a la misma y comenzar a tomar notas, inclusive cuando terminas ni siquiera tienes que guardarla pues al cerrar la nota se salva sola. ¿Qué más quieres?
En un Smartphone es todavía más fácil, pulsas el icono + que aparece abajo a la derecha en la pantalla y ya creaste una nota nueva.
Ahora que sabes lo básico veamos trece maneras de sacarle más provecho a Google Keep en tu día a día.
13 Tips Para ser más productiva con Google Keep en el 2021
Escribe notas con tu voz
En principio, Google Keep te permite tomar notas escritas con el teclado, ya sea para crear una lista o añadir una imagen. Pero si usas esta app en tu smartphone o tablet, hay una opción adicional muy útil: tomar notas directamente hablando.
En tu móvil o tablet, al crear una nota, además de los iconos habituales, hay uno con forma de micrófono. Si pulsas en él, podrás grabar una nota de voz. Luego podrás escucharla cuando quieras e incluso transcribirla.
Por supuesto siempre puedes hacer la transcripción manualmente. Pero la gracia está en que, por defecto, Google Keep transcribirá tu voz a un escrito. Con lo que terminas teniendo una nota que incluye el audio y el texto. El resultado no es perfecto (por ahora…) pero siempre puedes corregirlo luego a mano.
Escribe notas a mano alzada
¿Te gusta más escribir a mano? Bueno, con el dedo o con un lápiz óptico, Google Keep se trasforma en un bloc de notas para dibujar o para tomar notas a mano alzada, ya sabes, escribiendo manualmente como antes. De esta manera, si escribes más rápido que con el teclado o te gusta más, tendrás tus notas manuscritas en orden.
Lo que me parece genial de esta característica es la posibilidad de “cazar ideas al vuelo” y tomar notas antes de que las olvidemos.
Pero lo realmente útil de esta opción es que una vez anotado a mano, puedes convertir ese texto a texto editable. Google Keep puede hacerlo de la misma manera que vamos a ver a continuación con el texto de un gráfico, usando tecnología de reconocimiento de texto conocida como OCR.
Cuanto más clara sea tu letra, mejores resultados obtendrás. Si tu letra es ilegible (lo que llamamos letra de médico :-), más difícil le será a Google convertir la imagen a texto o no lo hará correctamente.
Extrae el texto de una imagen
Si una imagen contiene texto puedes extraerlo para posteriormente editarlo.
Esta opción puede serte extremadamente útil si quieres digitalizar los documentos de tu oficina o personales y deshacerte de una vez por todas de toneladas de papel pasándolo a digital. ¿Recuerdas que publicamos toda una serie justamente sobre la oficina sin papeles?
Además de una imagen de esos documentos en papel, contarás con una transcripción que puedas editar.
¿Cómo funciona? Ya sea que uses iOS o Android, cuando añadas una imagen a una nota en Google Keep, desde el menú desplegable (los tres puntos verticales) verás la opción Guardar texto de la imagen. Así tendrás la imagen original y el texto editable. ¡Joya! Muy útil por ejemplo para capturas de pantalla.
Guárdalo todo en Google Keep
La gracia de tener una libreta de notas virtual es que no tiene límite de hojas ni de lugar físico. Puedes añadir las notas que quieras. Y en las notas puedes incluir cualquier cosa que creas importante o necesaria. Incluso copiar el fragmento de un artículo que encuentres en internet.
También puedes integrar esta app en tu navegador. Para ello, Google cuenta con su extensión oficial para Google Chrome. También funciona en navegadores compatibles como Opera, Brave, Edge, Vivaldi, etcétera.
Así, haciendo clic derecho en un texto, imagen o contenido de tu interés, verás una opción en el menú contextual para convertir ese contenido seleccionado en una nueva nota de Google Keep.
Crea plantillas para tus notas más usadas
Si sueles utilizar a menudo documentos muy similares, para no tener que repetirlos, puedes crear plantillas con parte del contenido ya escrito. Así ahorrarás tiempo y esfuerzo.
Con Google Keep puedes copiar notas fácilmente. Desde el menú desplegable (el de los tres puntos verticales) puedes copiar una nota y así obtener una copia para editar. De ahí que te sea útil crear plantillas a modo de formularios, copiarlas y escribir en la copia dejando la nota original en blanco.
Comparte notas con amigos, familia y colaboradores
Hay notas que son personales y otras que sería más efectivo compartirlas. Por ejemplo, si no vives sola, la lista de la compra es mejor hacerla con la otra persona/s. Así no olvidarás nada y no tendrás que volver a salir.
Google Keep permite compartir notas concretas con otras personas. Abre la nota que deseas compartir y en la lista de iconos que aparece al pie de la misma, pulsa en el icono en forma de persona con el signo + a su derecha. Indicando el correo electrónico de esa persona o colaborador, ésta podrá ver y/o editar la nota.
Usa los recordatorios y nunca olvidarás nada
Puedes añadir una fecha de vencimiento a las notas que creas. Así, además de tener texto, voz, listas o imágenes, recibirás un aviso para recordar esa nota, lo que es ideal para aquellas notas que dependen de un día y hora concreta.
Y si usas Google Keep en tu smartphone y lo llevas siempre contigo, puedes optar por ingresar un sitio o ubicación para que se active el recordatorio al llegar a la oficina, a tu casa o al colegio de tus hijos. ¡Así nada se te va a pasar por alto!
Para añadir un recordatorio a una nota deberás pulsar en el icono en forma de campana con una cruz dentro. Podrás indicar cuándo recibir el recordatorio: hoy más tarde, mañana, la próxima semana… Puedes personalizar la fecha a una hora y día específicos y hasta una ubicación concreta introduciendo una dirección.
Una vez que tengas el recordatorio, recibirás una notificación en el navegador o en el teléfono. Las notas pueden ser programadas, con lo cual puedes tener presente aquellas citas importantes con anterioridad, además de poder repetir el recordatorio cuando lo creas conveniente.
Jerarquiza los componentes de tus listas
La lista es una herramienta muy práctica para organizarte. Saber qué comprar o qué cosas llevar contigo al salir te ahorrará tiempo y problemas. La lista es la opción que a mi me resulta más práctica.
Cuando armo una lista utilizo mucho las casillas de verificación, así una vez cumplida la tarea que aparece en la lista, la marco y desaparece momentáneamente de la misma, en realidad se deshabilita y va debajo de todo. Esta opción es muy útil para un “to do list” o la lista de la compra. Imagina que estas en el supermercado, cuando pones un artículo en el carrito, lo desmarcas y sólo se muestran los ítems pendientes.
La próxima vez que haces la compra, revisas la lista y desmarcas los artículos (aparecen tachados) que deseas integrar a la lista en ese momento. Ver imagen debajo.
Pero esta solución tan simple se puede hacer más práctica todavía.
Una manera de hacer más útil una lista es jerarquizando sus componentes o sea creando listas dentro de listas. O dicho de otra manera, crear una jerarquía entre los elementos de la lista.
Así, en vez de crear varias listas separadas, puedes integrar varias en una sola. Para usar el ejemplo del súper, dentro de la lista de compras, acomodo los diferentes ítems por categoría o pasillo del súper, así no ando de un lado para el otro.
Al crear una lista con Google Keep, puedes arrastrar los elementos hacia la derecha y así crear una jerarquía de opciones dentro de opciones. Una manera rápida de organizar muchos elementos en una única lista.
Añade tus notas a Google Docs
La versatilidad de Google Keep se traduce en que es el lugar ideal para guardar de todo. Y ese todo te será útil para tu día a día. Como todo buen almacén digital de notas, además de introducir información, puedes exportarla.
Una manera práctica es usando el botón Compartir en Google Keep para iOS y Android. Otra manera es aprovechando que Google Keep se integra en otros productos de Google como Gmail o Documentos (Google Docs). Así puedes añadir a un documento fragmentos de texto o imágenes que guardaste en Google Keep.
Usa colores para organizar tus notas
Emulando las archiconocidas post-it o notas adhesivas, Google Keep te permite echar mano a los colores para clasificar y organizar tus notas. Su paleta incluye una docena de colores para así diferenciar tus notas según sean personales, de trabajo, compras, recordatorios, tareas recurrentes, recetas de cocina y la categoría que a ti te venga mejor.
Puedes usar los colores tanto en Google Keep para Web como en las apps. Basta con pulsar en el icono en forma de paleta de pintor que aparece en la barra del pie de la nota y elegir el color que más te guste. Así clasificarás tus notas por temas.
Usa etiquetas para ayudarte a encontrar tus notas
Google Keep te permite también agregar etiquetas para clasificar y organizar tus notas. Las etiquetas facilitan luego la búsqueda de las notas.
Fija una nota para no perderla
A medida que agregas notas, estas van bajando en la ventana de la aplicación.
Si una nota es muy importante y no quieres que se pierda entre el resto puedes fijarla en el inicio. Uso esta característica para las notas a las que acudo constantemente y, sobretodo si la voy a necesitar mientras estoy en la calle, así una simple mirada al móvil y ya recobré la info que necesito.
¿Cómo fijar una nota en Google Keep? Lo logras dándole click al símbolo del “PIN” que se ubica en el extremo superior derecho. Cuando no la necesites destacar mas, vuelves a hacer click sobre PIN y este se deshabilita.
Gestiona tus documentos: Restaura, archiva y elimina notas
Como toda documentación son muchas las tareas que podemos hacer para mantenerla ordenada. Tareas que básicamente se reducen a archivar, eliminar o restaurar una nota.
Comencemos por archivar esa nota que no queremos borrar pero que está ocupando espacio en pantalla. Debes saber que si la nota tiene recordatorios estos siguen funcionando aunque la nota se encuentre archivada. Puedes archivar una nota seleccionándola en la pantalla de inicio y luego presionando el botón “archivar” o hacerlo desde la nota abierta mediante el botón que se encuentra en el extremo superior derecho. Ambos métodos funcionan igual.
Si decidimos que no queremos guardar más una nota, simplemente la eliminamos. Como en el caso anterior podemos eliminarla tanto desde el inicio como con la nota abierta seleccionado en cualquiera de los 2 casos la opción “eliminar”.
Recuerda que una vez realizada esta acción, tienes 7 días disponibles para restaurarla de la papelera hasta que se elimine por completo del sistema.
Y finalmente si queremos volver a trabajar con una nota archivada solo tenemos que dirigirnos al menú desplegable de la página principal, seleccionar la opción “Notas archivadas” , eliges la nota que te interesa y pulsas “Desarchivar”.
Conclusiones
Dado que el móvil se ha instalado definitivamente como parte integral de nuestro arsenal diario a tal punto que muchas veces me pregunto cuando lo implantarán en la palma de la mano, el uso de app sencillas pero poderosas para gestionar nuestras anotaciones diarias es para mi imprescindible.
Google Keep es fácil de utilizar, gratuita, multiplataforma y se integra perfectamente con el ecosistema Google (Docs, Calendar, Tasks).
En resumen con esta app gratuita puedes organizar y planificar mejor y ser más productiva.
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