Sin un plan, es muy fácil reunirse durante una hora o más sin conseguir llegar a un resultado.
Cada reunión debe operar dentro de ciertos parámetros definidos por unas reglas pensadas de mutuo acuerdo.
Reuniones Efectivas: 10 reglas a considerar
1. Toda persona debe llegar a tiempo y estar preparada para la discusión (mandar primero un brief de la reunión con las metas de la misma).
2. Aclarar nuevamente los límites de la reunión definiendo el objetivo y el alcance de la discusión.
3. Los asistentes deben poder hacer críticas, pero positivas.
4. No interrumpir a otros.
5. No al uso innecesario de dispositivos electrónicos durante la reunion (apagar los celulares).
6. Acordar reglas para tomar decisiones. Por ejemplo, en lugar de utilizar la sencilla técnica de votos, que tienen ganadores y perdedores, buscar consenso a través de la discusión. Si el consenso resulta difícil de lograr, considera la regla del 70 por ciento: si de alguien está 70 por ciento de acuerdo con un punto, entonces acuerda apoyar la decisión.
7. Imponer sanciones simples y divertidas a los que rompen estas reglas, como por ejemplo, tener que poner X dinero para el fondo de almuerzo del equipo si llegan tarde a la reunión.
8. Cerrar la reunión con un breve resumen de la misma.
9. Enviar posteriormente un resumen de lo acordado a cada uno de los participantes.
10. Hacer un seguimiento para verificar el cumplimiento de lo acordado.
¿Tienes en mente otros puntos para conseguir una reunión efectiva? Comparte tus ideas debajo.
