Usos Organizacionales de los Weblogs

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En cualquier compañía medianamente “internetizada” la mayoría de los memoranda y la comunicación se hace vía e-mail, muchos de ellos recargados por innumerables adjuntos que pesan regularmente entre 1 y 2 Mb, gentileza del Outlook Express.

El uso de los weblogs en una intranet o para uso de comunicación interna debería convertirse en una alternativa viable.

Sería obviamente mucho más sutil e inteligente que estos e-mails remitieran a documentos almacenados en la intranet en vez de pasearse alegremente de una máquina a otra, para ser borrados inadvertidamente, o perderlos para siempre en el agujero negro de los discos duros personales -ya que rara vez los usuarios hacen un back-up a la red.

La página intranet de cada departamento, jurisdicción o sector de la organización podría ser actualizada a través de weblogs, resolviendo de este modo problemas de saturación de los discos duros, pero sobretodo de recuperación (inteligente) de la información.

La principal diferencia que existe entre un weblog corporativo y otro personal no tiene nada que ver con el formato sino con el contenido. Pero más allá de sus diferencias lo que un weblog organizacional exitoso tiene es lo mismo que cualquier otro weblog, contenido actualizado y útil, personalidad, y un diseño limpio que asegure un tráfico permanente.

Con la adición del rasgo obligado del e-mailing -ayudado en algunos casos como en el MT (MovableType) por la lista de notificación- y con la posibilidad de subir archivos al sitio, un weblog organizacional puede convertirse en una poderosa herramienta para el knowledge management, el project management, o el content management. Las consecuencias son siempre las mismas: mejorar el flujo de información en las organizaciones.

Sólo que si nos tomamos en serio que el gran desafío actual es volver de una buena vez inteligentes a las organizaciones, mejorarles el flujo de información es lisa y llanamente rediseñarlas.

Es poco lo que se sabe del uso de weblogs en Intranets porque es poco lo que se sabe del uso de los weblogs detrás de los firewalls corporativos. Pero por el hecho de no ver lo que pasa con esos weblogs, no debemos imaginar que no existen.

Desde minutas de reuniones hasta weblogs de gestión de proyectos, el formato cronológico puede convertir al weblog en uno de los lugares más dinámicos de generación de información, eventos y construcción de comunidad de la organización.

El Knowledge Management (KM) encapsula la tendencia de las organizaciones a capturar y organizar el contenido que está metido supuestamente en la cabeza de los empleados. Pero en realidad implementar un sistema formal de KM system, y todos los pasos necesarios que hacen falta para que el sistema se vuelva efectivo, seguramente añade un montón de sobretrabajo a la gente.

Cuando los “craneotecas” de la ingeniería organizacional imaginan capturar esa información subyacente a partir de los e-mails, memos y recomendaciones, charlas informales alrededor del Sparkling, etc, es muy fácil darse cuenta de porqué no funcionará, porque en general las herramientas no capturan aquello que dicen poder capturar.

Lo que pretendemos es capturar el contenido de conocimiento donde éste se genera. En organizaciones intensivas en conocimiento (¿cuál no la es hoy?), éste se genera permanentemente a través de e-mails, chats, presentaciones, documentos, sugerencias, posteos a listas de distribución y grupos de discusión.

La única forma de aprovechar este berenjenal es que el sistema de KM lo capture en simultáneo. Si hay que repostear o reformatear la info a otros sistemas de software estamos perdidos.

Los weblogs tienen usos estándares (leer, escribir, postear, precisar, vincularse a info externa) pero cuando nos preocupamos por su uso organizacional debemos reproblematizarlos en función de una ecología que incluya al resto de las aplicaciones de la oficina y las interfases.

En el momento en que integramos la publicación de los weblogs en la comunicación inter-oficinesca los weblogs empiezan a funcionar como management systems de conocimiento informal. Lo que era conocimiento tácito se convierte en conocimiento socializado.

Por ello mismo con todo lo vitales que son los weblogs, éstos no agotan las herramientas que permitirían devenir inteligente a una organización. Y menos todavía es imaginable poder prescindir de otros aplicativos o herramientas de gestión de conocimiento que tienen su propia autonomía y que funcionan como generadoras de otros niveles del aprendizaje.

Así no imaginamos que la omnipresencia de los weblogs periodísticos hará mella en los periódicos asentados, críticos y valiosos de siempre, tampoco suponemos que los weblogs educativos terminarán con el e-learning o que los weblogs corporativos prescindirán del data mining o de los sistemas ERP.

En el caso específico del e-learning es dable imaginar, al contrario, trayectorias de convergencia entre herramientas de aprendizaje y los weblogs propiamente dichos. Después de todo un weblog no es en el sentido más abstracto otra cosa que un Content Management, el mismo motor que subyace a las herramientas de e-learning.

En los próximos años lo que veremos es diversificarse estas herramientas, complementarse los administradores de contenidos formales e informales, articularse los métodos estructurados y no estructurados de procesar la información, todo en vistas a una gestión integral del aprendizaje.