Uso Eficiente del Correo Electrónico

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Si, en serio, le estoy preguntando si está segura de estar utilizando el E-mail de manera de obtener los máximos beneficios.

Sé que “todos” saben como enviar un correo electrónico pero, a juzgar por las 100-150 cartas que recibo diariamente, sólo una fracción de las personas aprovechan en forma íntegra esta maravillosa herramienta al comunicarse efectivamente.

Y, a esta altura, debería saber que el comunicarse eficientemente puede hacer o deshacer su empresa.

Para comenzar, recuerde que siendo una empresaria de Internet, rara vez tiene la oportunidad de conocer a sus clientes en persona. Su E-mail crea su imagen suya y la de su empresa. Asegúrese de prestar atención a los pequeños detalles, que realmente significan mucho, ¡para anotarse

Use un Archivo de Firmas (Signature)

Supongo que no escribiría una carta empresarial sin utilizar una firma. ¿Cierto? Entonces, ¡Utilice su firma en los mensajes de correo electrónico! Tiene el mismo propósito. Identifica quién es Ud., qué es lo que hace y donde reside. Si se hace correctamente, le permite al destinatario visitar su sitio WEB con un solo clic del mouse.

Utilizar firmas es la herramienta de marketing por Internet más simple y tal vez la más eficaz (también es la que menos se utiliza). Asegúrese de crearla y utilizarla siempre, aunque no tenga un sitio WEB, ¡puede tener una imponente presencia en Internet!

Olvídese del HTML

Salvo que sepa que la otra persona esté utilizando el mismo programa de Correo electrónico que Ud., olvídese de las tipografías especiales y otros trucos de formato (¡especialmente esos membretes coloridos!).

¿Ud. se detendría a leer una carta que se ve así?:

</FONT><FONT COLOR=”#ff0000″ SIZE=6><U>JUST FOR</U><U><U><U>
YOU</U> <U>SURE</U> <U>WAY </FONT><FONT COLOR=”#0000ff” SIZE=5>
</U> Féliz Navidad y Próspero Año Nuevo!!!</FONT><FONT
COLOR=”#000000″ SIZE=3></B></P><P ALIGN=LEFT></P><P ALIGN=CENTER>

¡Así es como se puede llegar a ver con otro programa de correo electrónico! Por lo menos, en mi pantalla, muchas veces los veo así. Si quiere asegurarse de que sus mensajes sean leídos, envíe sus E-mails con texto simple. Algunas cosas son buenas y no necesitan mejoras.
Los mensajes con formatos también tardan más en bajar y muchas veces llegan a colgar computadoras (¡no es la mejor primera impresión!)

Haga frases cortas

Es difícil leer el monitor de la compu (especialmente si utiliza bifocales como yo). No lo haga más dificultoso aún completando el ancho del monitor con texto.

Cuando utiliza un máximo de 60-70 caracteres por línea, hay otro beneficio. Su mensaje puede ser leído como Ud. quería, de lo contrario el destinatario puede terminar con líneas quebradas en los lugares más inesperados, lo que dificulta la lectura.

Aunque su programa de E-mail haga el “Ajuste de líneas”, utilice la tecla retorno al final de cada una para evitar este problema.

Además, tarde o temprano va a participar en “conversaciones” por correo electrónico, intercambiando mensajes. Cada vez que reciba una respuesta, una comilla se agregará al principio de cada línea y el ancho de línea aumentará. A menudo quiebra, además, las líneas del mensaje, lo que dificulta ver quién dijo qué.

Con líneas cortas y ese espacio de más al final, sus mensajes siempre se verán claros e invitarán a la lectura de los mismos, aún luego de varios intercambios.

Quite el exceso

Cuando responda un mensaje, repetir textualmente – en todos los sentidos – ayuda a recordar el tema de conversación, pero quítele el exceso borrando el texto irrelevante para que no se repita. Lleva sólo un minuto de su tiempo y demuestra consideración y profesionalismo.

Repetir más que unas pocas líneas de texto es demasiado, salvo que haya una muy buena razón; muchas veces hacen desperdiciar dinero también. Recuerde que muchas personas alrededor del mundo pagan por su conexión a Internet y cada minuto de conexión vale mucho.

Nunca NUNCA reenvíe el mensaje completo antes de su texto, salvo que sea muy corto. Yo recibo páginas y páginas de mis propios boletines, “Referrals Unlimited”(Referencias Ilimitadas), con un mensaje de pocas líneas al final. ¡Ay!

Si envía mensajes a un Grupo

Aprenda a utilizar su programa de correo electrónico. Asegúrese, cuando envía un mensaje a una lista de distribución, de que los destinatarios no vean las direcciones de los demás. Existen varias razones, una es proteger la privacidad ajena.

La mayoría de los programas de correo electrónico tienen dos campos para copiar a terceros, “CC” y “BCC”. Ubique las direcciones en el campo “BCC” (con copia oculta) – No en el campo “cc”.

Antes de apretar el botón de “Reenvío”

Reenvíe únicamente mensajes importantes. Algo que Ud. “sepa” que el destinatario va a apreciar. El simple hecho que a Ud. le parezca interesante, no significa que vale la pena enviárselo a todos los que están en su lista. Lo más probable es que no lo sea.

¡Lo más probable es que sea un engaño!

Cuando llegue el momento de reenviar, discrimine los mensajes que contengan “¡Peligro!” y “Alerta de Virus” o “Una Niña Se Está Muriendo”.

Estas son cadenas antiguas creadas especialmente para desperdiciar el tiempo de la gente y para poner a prueba nuestra paciencia. Si Ud. lo envía, lo más probable es que moleste a la mayoría de sus destinatarios, quienes ya han recibido el mismo mensaje muchas veces.

Cabe la posibilidad de que no se lo digan por falta de tiempo o por cortesía, pero eso no significa que estos mensajes sean apreciados. Lo más probable es que lo real sea lo opuesto. ¡Puede estar molestando a la gente en vez de salvar el mundo o construir relaciones!

Esté atenta si se le pide que reenvíe el mensaje a sus amistades – ¡no lo haga! Esto sólo debería izar su bandera roja, indicando que el pedido es un engaño. (Otro punto al que debería prestarle atención es cuando el mensaje dice que es una advertencia de Federal Communication Commission o sea, Comisión Federal de Comunicaciones).

De acuerdo al FCC, nunca emitieron ni emitirán alertas sobre virus. No es parte de su trabajo. (para leer más vaya a http://ciac.llnl.gov/ciac/CIACHoaxes.html)

Un par de palabras acerca de las postales

Recibí varias centenas de postales durante las fiestas. Para verlas a todas tendría que tomarme unas pequeñas vacaciones y estoy segura que estamos de acuerdo en que hay mejores cosas para hacer durante las vacaciones.

Antes de enviar otra postal electrónica, considere esto: para verla, el destinatario tiene que abrir una ventana, navegar hasta el sitio donde está ubicada la postal, ver como se baja la página principal y sus respectivas publicidades.

Muchas veces tienen que ingresar un código especial y nuevamente esperar a que una nueva ventana se abra. Esta vez es con un gracioso gráfico, o una codificación Java que baja lentamente, y un archivo midi que puede demorar mucho tiempo… ¿Va comprendiendo?

Es una buena idea enviar postales electrónicas a los amigos cercanos y miembros de la familia, pero entre empresarios, no sumará puntos enviando postales de “gracias” o “feliz lo que sea”. Es mucho mejor enviar una simple nota personal con texto normal.

Y si REALMENTE quiere que esa persona se sienta especial, envíe una tarjeta por correo tradicional – ¡aún vigente!