Como Ayuda un Sistema CRM A Ganar Más Clientes

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conseguir nuevos clientes con CRM

¿Cómo ganar nuevos clientes? es quizá la pregunta más recurrente entre emprendedores. Ya que incrementar la base de datos de los clientes, es sin duda, un desafío para cualquier empresa, pero sobre todo, para las empresas que apenas se están dando a conocer en el mercado.

A la hora de implementar estrategias para conseguir nuevos clientes, es importante contar con mucha paciencia y con un buen sistema CRM que permita trabajar efectivamente a la hora de gestionar las relaciones con los clientes.

Quienes han leído sobre sistema de CRM, saben que es una herramienta tecnológica que permite tener una visión global de los datos y todas las actividades básicas para la gestión de la relación con los clientes (CRM).

Para entender mejor todo este rollo del CRM, lo mejor es aclararlo con un ejemplo práctico que nos explique cómo un sistema CRM puede ayudar en la adquisición de nuevos clientes y cómo las pymes y emprendedores pueden sacarle el máximo provecho a esta herramienta de CRM.

Una de la estrategias más implementadas por las empresas para la obtención de nuevos clientes es la llamada en frío, lo que implica dirigirse a un público totalmente desconocido para convencerlo de adquirir los servicios y productos que ofrece la empresa. Algo que no es nada fácil hacer, y que además, si no se toman las medidas adecuadas, sólo será una pérdida de tiempo y de dinero.

Las dudas que más se oyen al respecto, incluso de vendedores expertos son: ¿Cómo debo empezar la conversación?, ¿Debo preguntarle sobre su negocio o hablarle directamente de mi propuesta?, ¿Cómo puedo persuadirlo de comprar mi servicio? y ¿Será que le molesta al cliente si lo llamo?

La adquisición de clientes en frío es una ciencia en sí misma. Además de resolver estos interrogantes, es necesario tener un conocimiento previo de la persona a la que llamamos, saber persuadir y negociar.

El éxito de las llamadas en frío dependerá del estudio previo del público al que se decida llamar por teléfono, ya que con llamar a una simple lista de contactos no es una buena idea. Es mucho más práctico, comprobar antes de la llamada si vemos un cliente potencial dentro de esta lista y la relevancia de cada uno de los contactos para nuestra empresa.

La adquisición de clientes en frío es una ciencia en sí misma Clic para tuitear

Quizá esto haga que el proceso de adquirir nuevos clientes sea un poco más largo y requiera de mucho tiempo en este primer paso. Sin embargo, si queremos tener éxito a la hora de vender, es necesario ser pacientes. Así, al hablar con el cliente, podremos dirigirnos de una forma mucho más personalizada. Por lo que debemos tener a la mano un sistema CRM que nos permita almacenar la información de los contactos e identificar el enfoque correcto para dirigirnos a cada uno de los clientes.

Ejemplos de aplicación de un sistema CRM

Ejemplo 1

Cecilia es una emprendedora que trabajó muchos años como freelancer, durante ese tiempo recibió llamadas de empresas que querían convencerle de adquirir un servicio o comprar un producto. Entre esas llamadas, recibió una en la que le ofrecían uniformes para sus empleados. Y aunque a simple vista en el sitio web se podía apreciar que ella era una mujer autónoma, al ella contestarles que no estaba interesada, los que la llamaron, le preguntaron, que si podían comunicarse con el director general.

En este caso, Cecilia optó por terminar la llamada, porque sentía que la persona no tenía ni la más remota idea de con quien hablaba y sólo le interesaba vender un producto, que ella claramente no necesitaba.

Si las empresas no quieren arruinar una posible ventas en el primer minuto de la llamada, es importante que sepan desde el principio quién es la persona al otro lado de la línea. Por lo que es fundamental, en este caso, contar con un sistema CRM que nos permita recopilar los datos necesarios para llegar mejor al cliente. Si la persona que llamó en el caso anterior, hubiese usado un software de CRM, probablemente ni siquiera la molestia de llamar y perder el tiempo.

¿Para qué necesitaría Cecilia uniformes para empleados? Esta oferta quedaría bien con una empresa tradicional con 50 empleados o más. Cuando se emprende normalmente se invierte en cosas que realmente necesita para el crecimiento de la empresa.

Otra de las ventajas del sistema CRM en la adquisición de nuevos clientes es poder visualizar los contactos que cumplen determinados criterios en cuestión de segundos, por ejemplo, en este caso la empresa que llamó a Cecilia, pudo a ver clasificado a sus contactos por el tamaño de la empresa (pequeñas, medianas y grandes), con el fin de identificar anticipadamente cuáles son los clientes potenciales y cuáles no, ahorrando tiempo en llamadas innecesarias que sólo le harán perder tu tiempo y el de los demás.

Además de saber a quién nos dirigimos, es importante saber cómo debemos dirigirnos a los posibles clientes. Ya que dependiendo de la persona de contacto, deberemos vender el mismo producto, pero de diferentes maneras.

Ejemplo 2

Imaginemos que tenemos una empresa de eventos corporativos y deseamos ofrecer nuestros servicios a grandes empresas. Si nuestra persona de contacto es un empleado del departamento de personal, podrá comprender la importancia de la oferta recreativa de la empresa para los empleados, ya que esto influirá en la actitud y el buen desempeño de los empleados.

En su función de cumplir bien con su trabajo, el director de recursos humanos es consciente que un evento recreacional, mejorará la integración y el ambiente laboral dentro de la compañía. Sin embargo, dado que no es el gerente de Recursos Humanos quien toma la última decisión, sino la jefa financiera, entonces deberemos cambiar la forma en como le vendamos el producto a ella.

Nuestra estrategia aquí, será proporcionar los dato necesarios para mostrar cómo la empresa se beneficia financieramente si ofrece una evento recreacional a sus empleados. Además podremos añadir información extra de estudios que demuestren cómo mejora el rendimiento de los empleados cuando se tiene un mejor ambiente laboral y actividades de integración.

Asimismo si nos dirigimos a la gerente comercial, lo mejor aquí, será persuadirla de por qué debe elegir nuestra empresa por encima de las otras. Aquí por ejemplo podemos brindarle información sobre nuestra experiencia, la calidad de nuestro servicio y la calificación de nuestros clientes.

Este ejemplo muestra claramente lo importante que es dirigirse a las personas adecuadas de la forma correcta si deseamos tener éxito en la obtención de nuevos clientes.

La solución de CRM está diseñada para gestionar los contactos y ayudarte a identificar los contactos adecuados para las llamadas en frío. ya que permite definir los criterios según los cuales, deseamos categorizar nuestros contactos. Ya que dependiendo del producto que ofrezcamos y de la industria en la que trabajemos, los criterios pueden variar.

La clave del éxito está en contar con un gestor de clientes de calidad para la administración de datos de nuestros clientes. Además, un buen sistema CRM se centra en el cliente y en el trabajo colaborativo. Lo que significa que toda la información, incluyendo archivos, citas, notas, proyectos correos electrónicos y negociaciones, se almacenan en la ficha de la persona correspondiente.

ficha de cliente en un sistema CRM
Ficha de cliente mostrando los datos de un contacto en un sistema CRM

Permitiendo una visión global de todas las actividades relacionadas con determinado cliente. Además, podemos compartir la información con otros colegas para una comunicación más efectiva y transparente.

¿Qué beneficios trae para mi empresa implementar un sistema CRM?

Una solución CRM debe ser un sistema práctico y fácil de usar, que sea de calidad y con soporte de ayuda gratuito. Hoy en día las pymes, freelances y emprendedores, cuentan con tecnología especializada para empresas pequeñas e individuales que saben la importancia de direccionar todas sus estrategias en la gestión de la relación con sus clientes (CRM).

Como ayuda un sistema CRM a ganar clientes

  1. Mejora el trabajo colaborativo y permite el teletrabajo (home office)

No importa en qué parte del mundo se encuentre nuestra socia o si estamos trabajando desde casa. Los sistemas apoyados en la nube permiten tener acceso a los datos y actividades desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Siempre tendremos acceso a la información y compartirla  en tiempo real con los demás compañeros del trabajo.

  1. Todas las actividades relacionadas con el cliente en un sólo lugar

¿Eres de las que crea bases de excel para guardar los datos de los clientes?, ¿cargas una agenda en tu cartera para tomar nota de lo que quiere el cliente? y luego escribes un E-mail a tus colegas sobre las tareas, citas y actividades pendientes. Esto no sólo es poco efectivo, sino también una pérdida de tiempo total y tiempo es dinero.

La idea de adquirir un sistema de CRM es que encontremos todos los datos y las actividades principales relacionadas con el cliente en un sólo lugar, sin necesidad de buscar el número telefónico del cliente entre las cientos de celdas de excel, y luego buscar la fecha de la próxima cita dentro de una agenda, que quizá, ya hace mucho no se actualiza.

  1. Clasificación de los públicos

Un software CRM permite crear etiquetas para clasificar y agrupar a las personas y empresas de contacto como mejor se adapte a nuestras necesidades, ya sea por sector, área o por ciudad. La segmentación del público objetivo es vital para implementar con éxito todas las estrategias de marketing y ventas específicas que nos permitirán fidelizar a los clientes e incrementar las ventas.

  1. Protección de datos

Anteriormente un software CRM sólo podía instalarse dentro de una empresa, requiriendo personal con conocimientos en IT. Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos, podemos acceder a un sistema CRM como si ingresáramos a las plataformas de Netflix.

Así que ya no importará si el ordenador se ha estropeado o si la base de excel se borró al formatear el equipo, un sistema de CRM mantendrán toda nuestra información con doble copia y protegida contra fuego, agua y robo en servidores de alta calidad ubicados en países que vayan acorde a la La Regulación General de Protección de Datos establecida por la Unión Europea.

  1. Mejoramiento en el proceso de venta

Mirémoslo de esta forma: al conocer mejor a nuestros clientes, al trabajar mejor en equipo, y al ser más efectivos en las actividades diarias, no habrá nada que nos detenga a la hora de efectuar una venta exitosa.

Un sistema CRM nos ofrecerá una visión general de nuestra situación real y nos permite implementar mejor las estrategias de fidelización y disminuir los tiempos de venta para una mayor efectividad al momento de tener contacto con los clientes.

Conclusiones

Implementar un sistema CRM en nuestro negocio nos permitirá tener un conocimiento cada vez mayor de nuestros clientes para mejorar la fidelización de los mismos y por ende obtener más beneficios con menos esfuerzo.

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Andrea Gil es Marketing Manager de la empresa alemana 42he. La empresa desarrolladora del software CentralStationCRM, Un sistema pensado para autónomos y pymes que quieren gestionar con calidad la relación con sus clientes.