Time Management: Un Método Sencillo Para la Administración del Tiempo

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manejo eficiente del tiempo

La mayoría de personas no tienen un sistema para administrar el tiempo o tienen un sistema de time management muy pobre.

Cada día se encuentran frente a una montaña de cosas para hacer, recordar, agendar y aplicar. Y no parece haber un fin a la vista.

Uno de los mayores obstáculos para el éxito es la falta de tiempo, algo que no debería ser un obstáculo en absoluto. Es la percepción de que no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que quieres hacer en tu negocio.

Digo percepción, porque la realidad es muy diferente.

Muchas personas llegan al punto en el que * siempre * se sienten atrasados, no importa lo que hagan. El estrés y la frustración se acumulan, y los grandes proyectos nunca despegan o quedan en el camino.

Tú puedes encontrar el tiempo, gestionar más proyectos con éxito, y mantenerte al tanto de todos los detalles y listados de cosas por hacer, si tienes un buen sistema de gestión de tiempo y proyectos.

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¿Qué pasó con la actualización del website, la newsletter mensual electrónica, y con tu plan de dar charlas para promocionar tu emprendimiento? Es probable que esas tareas quedaran sepultadas por varias docenas de otros proyectos que has estado tratando de mantener en ejecución.

OK, si esto te resulta familiar, tengo un sistema de tres pasos para tí.

Tres Pasos para una Mejor Administración del Tiempo

Este es un sistema que requiere lápiz y papel. Sugiero que comiences con una delgada carpeta de 3 agujeros y dos divisores. Este sistema se puede traducir a un sistema digital o en línea, pero simplemente no he encontrado uno que realmente funciona para mí.

Guarda esta carpeta en tu escritorio, a la mano para consultar cuando lo necesites. Pero sólo hay que mirar una vez al día y luego una vez a la semana para la planificación semanal.

Éstos son los pasos:

  • 1. Crea una Lista de Proyecto para cada proyecto que tienes en curso
  • 2. Crea una Lista Semanal a partir de tu Lista de Proyectos
  • 3. Crea una Lista Diaria a partir de tu Lista Semanal

1. Crea una Lista de Proyecto para cada proyecto que tienes en curso

Comienza con el primer proyecto que se te ocurra. Sólo un título servirá: ” Actualización del Website” o “Programa de Capacitación”. La mayoría generalmente descubren que tienen más proyectos en marcha que realizar y que no tienen hojas de proyectos para la mayoría de ellos.

Ahora repasa cada una de las listas de proyectos por vez y empieza a añadir las tareas a realizar. Puede ser unas pocas, puede ser muchas. Para un proyecto de diez páginas puedes tener un total de 100 o más listas  de tareas.

Recuerda, mantenías la mayoría de estas tareas en la cabeza cada día o tal vez en una lista grande. Ahora tienes listas separadas y distintas unas de otras. Algunas tienen más prioridad que otras. De hecho, algunos pueden no ser más que ideas sueltas que todavía no has analizado.

Uno de tus listas de proyectos será un “Varios” y otra puede ser un “Algún día” Esta es una lista de cosas que pueden convertirse en proyectos o simplemente listas de tareas que aún no pertenecen a las listas semanales o listas de tareas diarias.

Estas páginas de proyecto son como un “cubo grande” de las cosas que tienes que hacer, organizadas por proyecto y examinadas fácilmente semanalmente.

2. Crea una Lista Semanal a partir de tu Lista de Proyectos

A continuación, lo que se hace una vez a la semana es sacar tareas de tus listas de proyectos y transferir tareas a tu lista semanal. Para ello, empleas una sesión de planificación semanal que lleva entre 15 minutos a una hora (dependiendo de la cantidad de cosas que tienes para procesar).

Por cierto, si no crees que tengas tiempo para esta planificación, te estás engañando a ti misma/o. Por cada hora que pasas en la planificación, ahorras cinco a veinte horas. No es broma. Es así de poderoso.

Planificar la semana tiene un poco de arte. Tienes que transferir tareas de tus listas de proyectos diferentes, de forma que algunas cosas suceden:

Uno, deseas transferir los elementos de más alta prioridad. Dos, no deseas transferir demasiadas tareas ni demasiado pocas. Tres, debes desprenderte de todas los demás tareas de la lista del proyecto por esta semana.

Lo que te queda es una lista de doce a veinte puntos en tu Lista semanal. Y el juego de cada semana es completar la mayoría, si no todos las tareas para esa semana.

Si no se hacen, se transfiere a la lista de la próxima semana cuando estés haciendo tu planificación semanal. Y a veces puedes decidir posponer algunas tareas para más tarde (o incluso eliminarlas).

Es importante que pongas tareas “urgentes e importantes” en tu lista de cada semana, además de algunas tareas catalogadas como “no es urgente ni importante”.

Los proyectos de Marketing a menudo se encuentran en esa categoría. Trata de dejar tareas “Urgente y no importante”. Esas son las pequeñas cosas que aparecen a diario y que necesitas ajustar.

Por cierto, tu lista semanal va en la parte delantera de la carpeta y detrás de un divisor van todas las listas de proyectos.

3. Crea una Lista Diaria a partir de tu Lista Semanal

Ahora cada día empleas unos pocos minutes para planificar tu día, pues solo revisas tu Lista Semanal, no tu Lista de proyectos. No tienes cientos de tareas pendientes para considerar, solo una docena o algo más.

A continuación transfieres las tareas elegidas de tu Lista Semanal a tu Lista Diaria; así que terminarás con una to-do list muy corta. 4 o 5 tareas, raramente más de seis.

La cantidad de tareas que transfieras a tu Lista Diaria en realidad depende de tu agenda. Si tienes planificado dar dos teleclases y además tienes 3 entrevistas ese mismo día, lo prudente sería transferir muy pocas tareas; si otro día tu agenda se encuentra más despejada, entonces puedes transferir más tareas.

Cada día se convierte en un juego para completar todas las tareas que tienes en la lista. Las tareas que no se completaron las debes transferir a la Lista de Tareas del otro día.

Finalmente debes poner tu lista Diaria enfrente de tu Lista Semanal en la carpeta con un divisorio entre ellas. Alternativamente podrías poner tu Lista Diaria en un calendario de escritorio o en un sistema de gestión de tiempo (time management system). Pero la clave consiste en poder ver la lista de tareas pendientes durante todo el día, idealmente junto con tu cronograma diario.

A continuación te cuento algunas cosas que he notado al usar este método:

Inmediatamente me parece que tengo más tiempo. No estoy abrumado por un centenar de cosas diarias (que son ruidos en mi cabeza) sino sólo un par de cosas vitales.

Cuando una idea para un proyecto grande aparece, rápidamente la puedo poner en mi lista “Algún día” o emplear unos minutos para crear una Lista de Proyecto para ese proyecto. No tienes que preocuparse de hacerlo ahora o olvidarla después. (Estos son el tipo de cosas que puedes poner en tu PDA y trasladarla a tu lista más adelante)

Los proyectos grandes pero no urgentes, realmente pueden despegar y el seguimiento es fácil porque sólo tengo que preocuparme de una acción en el momento en que llega a mi lista diaria.

Puedo ser más creativo, porque mi cabeza no está tan preocupado con todas las cosas en todas esas listas. Puedo concentrarme en el tema que estoy trabajando ahora, sabiendo que todo lo demás llegará a su debido tiempo para ser ejecutadas.

Termino eliminando una gran cantidad de proyectos antes de empezar a trabajar en ellos. Esto evita “los ataques de proyectos” que asaltan en mi mente y en los que empiezo a trabajar antes de estar seguro de que es un buen uso de mi tiempo. Ahora, cuando un nuevo proyecto aparece, primero “madura” en mi lista antes de yo saltar a el con ambos pies.

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¿Qué hay de correo electrónico y todas las pequeñas cosas que te llegan a quemarropa todos los días?

Bueno, esas son cosas que pueden ir en tu lista diaria.”Ocuparse del e-mail” es una tarea en la que puedes trabajar en las horas estipuladas durante el día. Siempre es mejor completar un elemento por vez con las mínimas interrupciones posibles.

Así es como escribo esta publicación electrónica cada semana.  La programo para el Lunes, mantengo mi horario libre de citas y no me ocupo del correo electrónico hasta que termino la newsletter.

El poder de este sistema de gestión del tiempo se hace evidente a medida que comienzas a ponerlo en acción. Impleméntalo durante un mes completo y yo predigo que no será la falta de tiempo una excusa para no hacer tu marketing!

Conclusión: Si te sientes que estás siempre atrasada/o, te sientes abrumada/o y estresada/o y sientes que las cosas te sobrepasan, lo que necesitas es poner en marcha un sistema para gestionar todo lo que tienes que hacer.

Si este sistema no funciona para tí, entonces tienes que encontrar otro sistema para gestionar tu tiempo. El mejor sistema es uno que realmente apliques.

¿Tienes algún sistema de gestión de proyectos (online u offline) que realmente funcione para tí? Por favor comparte tu experiencia con el resto dejando tu comentario debajo.

 

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