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Gestión del Correo Electrónico: 20 Consejos Para Administrar el Email

| Jeroen Sangers | 12. Marzo. 10 |

El correo electrónico es uno de los medios de comunicación más usados. No obstante, hay muy poca gente que disfruta de su correo pues para demasiadas personas la gestión del correo electrónico se ha convertido en una verdadera pesadilla.

Contestar emails es una de las tareas que más tiempo demanda y contrariamente a lo esperado, si se la encara mal, nos hace más improductivos.

Para todas estas personas publico hoy 20 consejos para usar esta herramienta con más inteligencia y eficacia.

Cabe aclarar que el autor de esta nota, Jeroen Sangers, es un fanático del GTD (Get Things Done) y aplica esas técnicas de productividad en su trabajo diario.

20 Consejos Para Administrar el Email

Elimina cada mensaje de la bandeja de entrada después de leerlo, en caso contrario es posible que leas algunos mensajes 10 veces o más. Marcar el mensaje como no leído para indicar que aún debes hacer algo con el mensaje no es la solución; para eso existen las listas de tareas. Intenta vaciar la bandeja de entrada por completo al menos una vez cada dos días.
Copia cada mensaje que requiere acción al sito adecuado: si estás esperando a otra persona guárdalo en la carpeta ‘en espera’, y todo lo que no requiere ninguna acción para ahora, lo aparcas en la carpeta ‘algún día/quizás’. Citas van al calendario y tareas a la lista de acciones. Así te aseguras de poder reencontrarlo al momento en que lo necesitas.
Luego, mueves cada mensaje a la carpeta ‘archivo’. Así puedes fácilmente reencontrar cada mensaje.
Intenta almacenar todos los mensajes en solo una carpeta para evitar tener que tomar una decisión sobre dónde guardar cada mensaje. Si es necesario puedes crear sub-carpetas, pero intenta reducir el número de carpetas.
Usa el buscador del ordenador para encontrar un mensaje en concreto. Muchas veces puedes encontrar un mensaje rápidamente si tienes los mensajes en el archivador ordenados por remitente. Ademas, con una herramienta como Google Desktop, Windows Desktop Search o Spotlight puedes encontrar cualquier mensaje en un instante.
Usa software para abreviar textos largos. Outlook tiene por defecto una funcionalidad de autocorrección, pero también puedes usar un software externo como ActiveWords o Typinator. Con estas herramientas ya no es necesario buscar la ruta hacia la oficina y pegarla en el correo; con tres teclas tendrás el mismo resultado en una fracción de segundo.
Usa atajos de teclados. Según estudios, trabajar desde el teclado es un 50% más rápido que usar el ratón.
Aprende mecanografía. En esta era de ordenadores ya no hay excusa; teclear con diez dedos es mucho más rápido.
Apaga las pantallas y los sonidos que te avisan de correo nuevo. Configura también el programa de correo para que no descargue el correo continuamente. Planifica momentos concretos para procesar el correo y cierra el programa de correo durante el resto del día.
Contesta el correo directamente si puedes hacerlo dentro de dos minutos. No lo debes hacer cuando llega (ve el consejo anterior), sólo cuando estás procesando el correo. Cada correo que contestaste mientras estabas procesando lo puedes olvidar y no hay que apuntar nada en tu sistema de productividad personal.
Toma 12 minutos para contestar el correo y luego continuas con otras tareas. Así puedes estimularte de procesar el correo de manera más eficaz mientras reservas tiempo para el otro trabajo.
Usa listas de tareas. Si copias un correo a la lista de tareas tendrás la posibilidad de cambiar el asunto para que quede claro qué hay que hacer exactamente con el mensaje. Es mucho más fácil elegir una tarea desde una lista de acciones con descripciones claras que elegir desde una carpeta de correo con asuntos varios.
Usa una lista ‘En Espera’. Usando esta lista estás seguro de que no olvidas nada (si revisas tu check list de productividad al menos una vez a la semana), mientras mantienes estos mensajes fuera de la vista.
Si es posible, contesta los correos durante el próximo día laboral. Por un lado no debes contestar los mensajes demasiado rápido para no crear expectativas imposibles, mientras tampoco puedes esperar mucho tiempo.
Escribe tus respuestas en 5 líneas. Si no puedes hacerlo en cinco líneas, es probablemente más eficaz usar el teléfono o explicarlo cara a cara. La gente habitualmente no lee correos largos y además pierdes mucho tiempo escribiéndolos.
Especifica un asunto claro para cada correo que envías. ¿Qué quieres exactamente que haga el destinatario?
Cuida con los CC y CCO. La atención y el tiempo de los otros también tiene valor.
Configura el programa de correo para que no envía los correos directamente. Así te puedes permitir algunos errores sin consecuencias desastrosas.
No discutas por correo electrónico. El e-mail no es el medio para gestionar emociones.
Usa filtros y reglas para eliminar correo basura y procesar notificaciones.