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Cómo planificar exitosamente una reunión

| Silvia Citrullo | 14.Marzo.05 |

El profesional de Ceremonial y Protocolo destinado a la planificación integral de una reunión, establecerá los criterios de organización más adecuados en relación directa a la finalidad que persigue el anfitrión.

Detectará sus intereses, objetivos específicos y motivaciones: ( ¿qué quiere celebrar?, ¿a quién se dirige?, ¿cuál es el target de los invitados?, ¿desea obtener beneficios a largo plazo?, ¿qué imagen quiere transmitir?, ¿el acto tiene carácter oficial o privado?, etc.

Establecer una óptima investigación y planificación, resulta fundamental para la coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento, por lo cual se diagramarán y detallarán las acciones dirigidas a cumplir objetivos generales y específicos.

En función de la evaluación detallada de estos aspectos, el coordinador general, seleccionará el lugar destinado para la ejecución del evento, y establecerá las pautas para una planificación exitosa. El ceremonial, brindará el marco para la adecuación de los intereses del anfitrión, junto a la utilización precisa de los dispositivos protocolares, aplicados en función al tipo de evento.

El Agente de Ceremonial definirá los criterios para el establecimiento de las precedencias, ubicación del centro métrico, aplicación de la ley de la derecha, del orden lateral, etc., categorización de los invitados (de honor, especiales), y el armado del cronograma, con los tiempos programados para la ejecución de cada secuencia.

El coordinador general, asignará las tareas correspondientes a su grupo de trabajo, en base a la observación de debilidades y fortalezas, capacidades, experiencia y formación académica. La elección acertada entre la tarea y la persona designada para realizarla, resultará en beneficio de la ejecución profesional del evento. Se establecerá un responsable de cada área, el cual, a su vez, tendrá a su cargo a su propio equipo de trabajo.

En la medida que se acerca el día del acto, reunión o ceremonia, se ajustarán los tiempos en el cumplimiento de las tareas asignadas.

La fluida comunicación y el intercambio continuo de información entre el organizador y sus asistentes, asegura la participación de todo el grupo, facilitando la toma de decisiones y el logro de los objetivos previstos.

En caso de surgir algún tipo de imprevisto, sobre la hora de inicio del evento, el coordinador general, demostrará su unidad de mando, manteniendo la serenidad, flexibilidad y creatividad, en función de adaptar lo previamente diagramado a las nuevas circunstancias.

Ventajas de una correcta planificación

  • Se trabaja en base a los objetivos definidos.
  • Estimula la creatividad, logrando un mejor uso de los recursos disponibles.
  • Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas.
  • Coordina y unifica las acciones y los esfuerzos del comité organizador.

La planificación integral de un evento debería incluir

  • Definición de objetivos generales y específicos.
  • La temática del evento y su fecha tentativa de ejecución.
  • Organización del equipo de trabajo y los responsables de cada área.
  • Determinación del target y de la cantidad de invitados
  • Presupuesto – finanzas.
  • Elección de los posibles auspiciantes.
  • Contratación del lugar (acorde a la imagen que se desea transmitir).
  • Confección y envío de las invitaciones
  • Estrategias de difusión: (medios masivos, gacetillas de prensa, revistas especializadas).
  • Alternativas de acción en caso de modificaciones del proyecto original.
  • Contingencias y posibles soluciones.
  • Elaboración de mecanismos de supervisión, control y evaluación.
  • Diagramación de planillas para el seguimiento de las actividades de cada área.
  • Reuniones periódicas con los responsables de cada área (marketing, publicidad, catering, prensa, finanzas, ambientación, etc).
  • Visita previa al lugar seleccionado. Ajuste y solución de problemas.
  • Elaboración de un cronograma, detallando las actividades protocolares previstas durante la ejecución del evento.
  • Seguimiento de los tiempos, y capacidad de respuesta ante posibles modificaciones.
  • Evaluación general: ¿se alcanzaron los objetivos?, ¿las estrategias diseñadas funcionaron según lo previsto?, ¿los resultados obtenidos fueron los esperados?.

El éxito de una reunión de cualquier carácter (social, empresarial u oficial), dependerá de la habilidad y experiencia del profesional de Ceremonial para identificar el objetivo real que persigue el anfitrión con la ejecución del evento, lo que implica diseñar acciones concretas, destinadas al cumplimiento de la metas planteadas.

El evento planificado profesionalmente, se transforma en una poderosa estrategia de comunicación, que posiciona y optimiza la percepción positiva de la Imagen Institucional o Corporativa en los diversos públicos.

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Fuente: Silvia Citrullo es Técnico en Ceremonial y Protocolo, es Directora de Ceremonial Meetings. Publicado en castellano por Mujeres de Empresa bajo el título: Como planificar exitosamente una reunión y distribuído bajo una Licencia Creative Commons
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