Quizás ya hayas oído hablar de Evernote, hasta quizás ya la uses y te encante o quizás no entiendas por qué tanta gente literalmente “ama” Evernote.
Yo soy de los que ama esta aplicación y la tengo siempre abierta cuando trabajo online, cuando estudio, cuando hago una investigación.
En fin uso esta aplicación cada vez que tengo que tomar todo tipo de notas.
Evernote está disponible para Windows y Mac y también en todas las plataformas móviles: IOS, Android y Windows phone.
Pero, ¿qué es Evernote?
Comencemos por decir que Evernote es una aplicación (App) gratuita multiplataforma (iPhone, Android, Palm, Windows Mobile, Blackberry, iPad) que sirve a diversos propósitos, puedes ser usada como un archivo digital, como una herramienta para tomar notas a diario, como un sistema de gestión de tareas o de proyectos, para guardar recetas, ideas, apuntes y más.
Todo lo que haces en Evernote queda guardado y sincronizado en la nube.
Es justamente, debido a que tiene tantos usos y características, que Evernote le gusta a un montón de gente o le resulta una verdadera exageración a los demás.
Para Qué Sirve Evernote: Los 5 Usos Más Populares
1. Como Una especie de Bandeja de entrada universal
Como sabes las bandejas de entrada (inbox) son esas carpetas a donde van a parar todos los emails entrantes, salvo que los filtres y los mandes a carpetas mas específicas.
Cuando abres una cuenta en Evernote, el sistema automáticamente te asigna una cuenta de correo especial del tipo “[email protected]” que te permite reenviar correos electrónicos, mensajes de Twitter o cualquier otro tipo de contenido directamente a Evernote.
Tip de productividad: Crea un cuaderno llamado _INBOX, haz clic derecho con el mouse y selecciónalo como tu bandeja de entrada predeterminada. De esta forma, las notas que envíes a Evernote aparecerán en esta bandeja de entrada, arriba de tus libretas, lista para que la ubiques en cualquiera de tus otras libretas.
Entonces Evernote se convierte en una suerte de “bandeja de entrada” para todo.
Gracias a que es multiplataforma (aplicaciones de escritorio, aplicaciones web, aplicaciones móviles) puedes guardar todos tus materiales de referencia, ideas, para hacer las tareas, u otros artículos digitales a Evernote y nunca preocuparse, cuando los necesites puedes recuperar esa información desde cualquier dispositivos (Mac, pc, Smartphone, tabletas).
Evernote es un contenedor para almacenar toda tu información y mantenerla además sincronizada entre todos sus dispositivos y disponibles en todo momento pues se almacenan en “la nube”, es decir en servidores de Evernote.
O sea que si cuando llegas a tu casa se te ocurre agregar algo al documento que tienes en la PC de tu oficina, si éste está en Evernote, está en la nube y lo puedes acceder desde cualquier lado, trabajar y olvidarte de el, cuando vuelvas a la oficina, tendrá todos los agregados o modificaciones que hiciste en tu casa sincronizados con los archivos de tu oficina.
Su función búsqueda es lo suficientemente buena para localizar todos esos documentos de forma rápida, sino que también tiene la posibilidad de etiquetar las notas y hasta organizarlas en cuadernos.
2. Para escanear documentos importantes y guardarlos en la nube
Hay gente que escanea sus recibos, tarjetas de embarque, documentos (dni, pasaporte, etc.), datos médicos, recordatorios de vez (lo que tiene mucho sentido si estás en la calle y tienes un Smartphone), videos, contratos, seguros, etc., y los envía a Evernote.
Lo interesante de escanear documentos es que Evernote tiene OCR (reconocimiento óptico de caracteres lo que significa que reconoce como texto editable, cualquier texto escaneado o pdf).
O sea que Evernote resulta ideal para quienes quieren vivir sin papeles alrededor.
3. Para tomar notas
Esta es la aplicación más usada. Una nota puede contener texto, audio, video o archivos de cualquier tipo (incluyendo PDF, Word, Excel, Powerpoint entre otros). Puede crear y almacenar hasta 100 000 notas en tu cuenta.
Para guardar los scripts de programación, yo guardo por ejemplo, todos los códigos de aplicaciones que corren en mi website y hasta para almacenar tarjetas de contacto.
También puedes armar tu propia colección de frases célebres, guardar tus recetas preferidas, tomar nota de un proceso, recomendaciones, listas de compras, planificar un viaje, etc., etc.
Una nota puede tener varias etiquetas y que además puedes organizar las notas relacionadas en cuadernos o libretas. Además si ya tienes varios cuadernos con una temática similar puedes armar un “stack” que es como un bibliorato temático en donde guardas los cuadernos.
Por ejemplo en la captura de pantalla de mi Evernote puedes ver que el cuaderno “Photography” está cruzado con una banda, eso indica que es un stack y que dentro vas a encontrar otros cuadernos, por ejemplo en el mío hay 4 libretas que corresponden a mis anotaciones tomadas en 4 cursos distintos de fotografía. De esa manera mantengo todo el material relacionado con la fotografía en un solo lugar y organizado por cursos.
Las aplicaciones de Evernote para iPhone y iPad cuentan con un modo de “Tarjeta de visita” dentro de la opción de crear una nota con la cámara. Este modo te permite tomar una fotografía de una tarjeta de presentación para agregar la información de una persona a nuestra cuenta de Evernote. De esta forma puede crear un directorio de contactos a partir de las tarjetas de presentación que recibes en una reunión.
Al tomar la fotografía, Evernote detecta de forma automática los datos de la tarjeta: el nombre de la persona, el número de teléfono y fax, la dirección de correo electrónico. Además puede conectar tu cuenta con la red LinkedIn, para que Evernote importe de esa red más información sobre esa persona. ¡Definitivamente networking a otro nivel!
4. Como sistema de referencias para investigación
Para quienes realizan investigaciones y necesitan tomar notas, archivar ideas, o guardar un sector de una página o una pagina completa web (en vez de solo la url) Evernote es un recurso invaluable. Por ejemplo lo usé para escribir esta misma nota recopilando ideas de otros usuarios de esta app.
El material de la web lo puedes “recortar” vía Web Clipper que es una extensión de Evernote para el navegador.
La uso también para recopilar material para escribir mi tesina.
Pero en tu empresa podrías usar Evernote para ir armando un manual de capacitación, o un manual de procedimientos o políticas empresariales.
5. Como sistema de gestión de tareas o GDT
Aunque Evernote No es un sistema de gestión y no tiene ninguna de las características de una To-Do list, puede servir como un gestor sencillo si incorporas el uso de plantillas.
Para aquellos que no quieren usar demasiadas aplicaciones o no necesitan un sistema sofisticado Evernote puede ser la solución.
Pero ¿qué pasa si estas en una situación intermedia? No quieres tener papeles por todos lados, ni montones de aplicaciones en tu PC y tus necesidades de un gestor de tareas (GDT, el método de David Allen del que hemos hablado bastante en este site) no es muy complicado.
En ese caso puedes combinar Evernote con un proceso de trabajo (tipo de carpetas y etiquetas que tienes que armar) denominado “The secret weapon” o bajar un pdf desde acá
Conclusiones
Evernote es una aplicación informática simple pero al mismo tiempo muy potente que te permite anotar, guardar y organizar todo tipo de información mediante el uso de notas a las que les puedes agregar etiquetas (Identificador o palabra clave de una nota que sirve para que el usuario ordene, clasifique y relacione notas).
Como todo, cuanto más la usas más aplicaciones le encuentras. A medida que nos familiarizamos con Evernote podemos ir incorporándoles funcionalidades vía extensiones (como web clipper que comenté antes) o plugin.
Pare terminar quiero compartir contigo un video que encontré donde una empresa muestra como usa Evernote todos los días; además de ser muy útil para aclarar las ideas, el video está en español ¿qué más podemos pedir?
¿Te gustó la aplicación? Entonces la puedes descargar grauitamente desde aquí.
¿Conoces otros usos? Por favor, déjanos tus comentarios debajo. Y si esta nota te resultó interesante no dudes en compartirla en tus redes sociales.
