Pareto Y Parkinson: Dos Principios Para Aumentar Tu Productividad

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duracion de la semana laboral
Foto: John Harvey

Cuando se trata de productividad y administración del tiempo, dos principios me vienen a la mente: Pareto y Parkinson.

Hace ya bastante tiempo conté que cuando finalmente me decidí a aplicar Pareto, cambió completamente mi forma de trabajar, bajó mi estrés y subieron mis ingresos.

Principio de Pareto

El amigo Pareto, nos dice que aproximadamente el  20% de nuestras tareas generan el 80% de los resultados. O lo que viene a ser los mismo, el 80% de nuestro trabajo a lo largo del día no sirve para gran cosa.

No quiero extenderme ahora en el principio de Pareto pues ya anteriormente expliqué la regla del 80/20 y también como aplicar el diagrama de Pareto en la toma de decisiones.

Muchas veces no nos damos cuenta como todos esos minutos que perdemos, al final del día suman horas. Una de las tareas que más tiempo insumen en la actualidad es la gestión del correo electrónico.

Quizás para ti sea otra, pero lo importante es analizar con ojo crítico cómo empleamos el tiempo para poder identificar esas tareas improductivas y diseñar una forma de corregir este problema.

Es capital identificar las tareas que más tiempo te consumen e intentar actuar sobre ellas.

Otro aspecto muy importante, sobre todo para quienes brindan servicios, es entender que la regla del 80/20 se aplica también a los clientes.

Muchas veces nos entusiasmamos porque un cliente nos da mucho trabajo, nos ocupa prácticamente todo nuestro tiempo dando esa sensación de estar a plena actividad. Pero luego esa plena ocupación no se refleja en nuestro estado bancario…

¿Puedes analizar tu actividad y clasificar a tus clientes según la regla del 80/20? Muchas veces en tiempos de crisis económicas o cuando estamos comenzando con una actividad creemos que debemos aceptar todo lo que surge sin ningún análisis sobre su conveniencia.

Seguramente es cierto que hay que pagar cierto “derecho de piso”, pero luego hay que ser muy rigurosa en el análisis para detectar justamente ese 80% de nuestros clientes que nos harán perder tiempo sin un real aporte económico y, aunque te horrorice la idea, dejarlos a un lado…

El principio de Pareto tiene muchísimas aplicaciones, entre las que se destaca el control de calidad y la toma de decisiones.

Ley de Parkinson

Recién esta semana escuché hablar de la ley de Parkinson en una nota de El Canasto.

tiempo

Las tres leyes fundamentales de Parkinson son:

  1. “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
  2. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
  3. “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.

Estas tres leyes, al igual que otras que Parkinson formuló, como la ley de la dilación o el arte de perder el tiempo y la ley de la ocupación de los espacios vacíos: por mucho espacio que haya en una oficina siempre hará falta, son leyes extraídas de la experiencia cotidiana, mediante las cuales, al tiempo que se describe o pone de manifiesto una determinada realidad, se denuncia la falta de eficiencia del trabajo administrativo.

La primera ley tuvo un impacto enorme en mi pensamiento y estoy tratando de asimilar la idea para organizarme y cambiar eso.

Como arquitecta se que un proyecto sólo se termina cuando una decide que se termina, pues siempre existe la posibilidad de mejora. Más allá de cierto tiempo, no hay relación directa con los resultados.

Hace cinco años tomé la decisión de comenzar al menos otros 2 websites y de hecho tengo mucho contenido listo para uno de ellos; sin embargo, Mujeres de Empresa siempre se las arregla para ocuparme todo el tiempo disponible (tal cual dice Parkinson, el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible…). Lo que naturalmente no habla muy bien de mi gestión personal.

En conclusión

Si casamos a Parkinson con Pareto, lo mejor que podemos hacer es una revisión completa de cómo empleamos nuestro tiempo y qué relación tiene con nuestra productividad.

Asignar tiempos y momentos a ciertas tareas parece ser una buena receta para aumentar nuestra productividad y evitar perdernos en miles de tareas que no llevan a nada productivo.

Las dos leyes son complementarias y, aplicadas juntas, pueden producir un tremendo impacto positivo en el desarrollo de tu negocio o actividad.

Por favor comparte tus ideas debajo.

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Mil gracias por adelantado.

  • Hefzi

    Personalmente, he experimentado esta fusion entre Pareto y Parkinson con relacion a la Productividad. Sin embargo, considero que la mayor productividad se alcanza cuando aprendes a descansar y a utilizar tu tiempo – extra – en actividades que aunque no sean productivas financieramente, son muy beneficiosas a nivel personal, pues te producen bienestar, felicidad y equilibrio y por ende menos stress financiero. Mi consejo: Utiliza el 20% de tu tiempo para producir dinero y el 80% de tu tiempo para hacer lo que te gusta y compartir con tu familia.

  • KARINA BARRERA GOYTIA

    Si el 20% del tiempo q utilzas para hacer dinero no te alcanza para hacerlo que te gusta ni con tu familia ni contigo mismo, creo que abria que rediseñar todo el pais con este amigo pareto porque pareto seguro no era proletariado y seguro no era madre soltera de 2 hijos y yo tampoco lo soy pero si dicen que es base a las experiencias, la experincia de esas leyes en mi pais (como redundancia cualquier ley) no aplica hasta no rediseñar el sistema completo por lo pronto educacion y elimnar las telenovelas y mejor leerlas puede ser un comienzo para aprender a gestionar el tiempo.

  • silvia

    Coicido contigo Karina en el aspecto de “taranovelas” perdon telenovelas, en relacio a la lay de parkinson y pareto creo que de manera individual nos sirve para hacer una reflexion y reediseñar nuestro plan de vida.
    Besos!

  • me ha gustado mucho toda su informacion , ojala pueda seguir aprendiendo mucho de ustedes , gracias por todo

  • MONICA CHITIVA

    Muy buen articulo, aunque ponerlo en practica es bastante dificil ya que simpre surgen citas, trabajos y problemas de ultimo minuto que no permiten que sea organizado el tiempo, aunque no quiero decir que no funcione, porque lo es.

  • me parece muy importante el tema y a esto quisiera agregar que aveces no se necesita tanto esfuerzo si sabes transmitir una buena idea o forma de trabajo a tu equipo tu voz hara eco y tu arbol multinivel florecera

  • Me parece muy interesante el artículo. aunque a veces sea imprescindible perder cierto tiempo en clientes que lo merecen, es cierto que muchas veces “malusamos” el tiempo y lo dedicamos a tareas que no nos proporcionan producción.

    Creo que es difícil aplicar esta regla, pero los resultados a poco que apliques son increibles, el tiempo es oro!.

  • Mariaeliza

    Mil gracias por este breve pero muy puntual reporte. Bueno yo he trabajado duramente por alcanzar mayor productividad, recientemente leí un artículo el cual me hizo despertar, y bueno ahora estoy tratando de hacer las cosas tal como se deben… después de aceptar que soy una irresponsable es bueno saber que hay cura para esto… aquí les comparto el artículo, estoy más que segura que les ayudará tanto como este que acabamos de leer. http://bit.ly/cIMxSn

  • Maritza Morales

    No conocía la ley de Parkinson…en todo caso la propuesta estaría entre un ir y venir entre Pareto y Parkinson y saber cual aplicar en cada task de nuestra agenda.

  • Hola, muchisimas gracias por este artículo super valioso y super pertinente en este momento. Me voy a permitir el abuso de citarte, en uno que estoy recién empezando sobre la relación de amor y odio que a veces tenemos con los clientes.

    Espero que logres resolver el dilema del tiempo y pongas al aire esos dos nuevos proyectos 🙂

  • Patricia

    Un dicho muy conocido y apropiado creo , para este articulo. No malgastes tu tiempo que vale oro en tareas de a centavos.

  • Abraham Northcote

    Lo dicho es muy importante acerca de las actividades que uno realiza, pues si hacemos relación de las dos leyes con lo que cita Ecleciastés: “Todo tiene su tiempo, y todo lo que se quiere debajo del cielo tiene su hora(..)”, creo yo que, pese en la práctica no lo hacemos, no hay necesidad de afanarnos en una sola cosa pues todo vendrá a su tiempo para realizarlo.

  • Alberto

    Creo que le falta un elemento a la gestión del tiempo: La ley de Carlson o del trabajo interrumpido.

    Saludos

  • La ley de paretto la conocemos mucho aquellas mujeres que estamos en ventas, siendo una ley tan sencilla es tan precisa.
    Las personas que han opinado al principio esta claro que no comprendieron el concepto de esto, se trata de que : “del 100% de tu tiempo aquello que realizas en el 20% te genera el 80% restante:
    Ejemplo: el 20% de mis clientes generan el 80% de mis ingresos.
    Espero se entienda mejor.
    saludos

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  • a la verdad todo tiempo bien administrado trae una productividad que puede mantenerse en el tiempo, sabiendo aplicar las formas de pareto en la toma de decisiones para que nuestro negocio tenga exito, todo depende del estusiasmo que yo tenga para aplicar las estrategias y al final de la jornada mi labor terdra una recompensa amplia y no habra cansancio en el proceso y la tres leyes de Parkinson tendrian sentido en nuestra labor diaria.

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  • Maria Ines Pozzato

    Muy bueno tu artìculo Silvia Chauvin! Hace un año que aplico las dos leyes en mi quehacer cotidiano y la diferencia es increìble! El trabajo que solìa hacer en 8 horas lo hago en 4 hs y antes del mediodìa! La sensaciòn es sumamente gratificante!

    • Uau María que bueno!!!! Gracias por comentar. Es grandioso cuando se logran esos resultados.