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Cómo Presupuestar Servicios Profesionales: un Caso Práctico Paso a Paso

| Silvia Chauvin | 2 Noviembre 05 |

En la primer parte de esta nota: Costos de servicios profesionales, he explicado las consideraciones que tuve en cuenta y la metodología empleada para el cálculo, por lo tanto, paso ahora a desarrollar un ejemplo práctico.

Vamos a seguir el análisis del costo horario de un estudio de diseño y cómo, una vez armada la estructura básica, podemos ir ajustándola para adaptarla a cada realidad.

Tener este proceso en una hoja de cálculo (puede descargar la hoja de cálculo de este ejemplo haciendo click derecho sobre el enlace y seleccionando guardar archivo como ), nos permitirá analizar distintas combinaciones de insumos, localizaciones, contratación de mano de obra, incidencia impositiva, etc, y ver como las mismas afectan nuestros costos y, por lo tanto, el costo de nuestros servicios profesionales.

Tipos de Costos

Antes de comenzar, clasifique sus costos. Es práctica común dividirlos en costos fijos, variables y semifijos. Quienes producen productos, suelen dividir según la forma de imputación a la unidad de producto, en:

  • costos directos: aquellos cuya incidencia monetaria en un producto o en una orden de trabajo puede establecerse con precisión, por ejemplo: jornales, materia prima,
  • costos indirectos: los que no pueden asignarse con precisión; por lo tanto se necesita una base de prorrateo como seguros , lubricantes,etc.

Para el caso que estamos analizando (descargar excel) yo tomé como base de cálculo 1620 horas facturables por año, lo que equivale a 135 mensuales. La cantidad de horas depende de cada actividad, pues hay actividades con más tiempos muertos que otras.

Luego agrupé los gastos en las siguientes categorías: gastos de oficina, equipamiento, otros insumos directos, gastos de personal (entre los que se encuentra mi trabajo directo), gastos varios y los gastos relativos a la comercialización.

Por favor no pierda el tiempo analizando estos números, esta planilla fue elaborada hace muchos años y para otra realidad económica, lo importante no es si el costo de teléfono es $50 o 100, usted lo llenará con sus valores.

Fíjese también que yo utilicé esta misma hoja de cálculo para analizar las implicancias económicas de mudar mi oficina, comparando las 2 localizaciones, pude analizar si era rentable cambiar a una localización bastante más cara. Con un conocimiento muy básico de excel® o cualquier otra hoja de cálculo, usted puede explorar diversas combinaciones muy facilmente.

Planilla de Cálculo: paso a paso

Para este análisis he mensualizado algunos costos que son bimensuales o no tienen un ritmo exacto. A tal efecto se agregaron las 2 primeras columnas: Cantidad y Precio Unitario. Por ejemplo, en los gastos de oficina podemos ver que el teléfono se pagaba cada dos meses, por eso Cant.=0,5, el resto de los gastos que vienen mensualmente, están afectados por un coeficiente =1. También puede servir para prorratear costos si usted comparte su oficina con otra persona o, por ejemplo si trabaja en casa.

Pués si trabaja en su casa, igual debe considerar gastos de oficina, para ellos puede asignarle un valor a Cantidad, digamos 0,4, significa que usted va a considerar el 40% de los gastos de alquiler o hipoteca (y si es propietaria asigne un valor correspondiente a un alquiler de un espacio similar) a sus costos comerciales.

En cambio, si vemos la parte de insumos, el ítem: papel Tabloid HP está afectado por un coeficiente de 0,25, lo que significa que cada 4 meses era necesario comprar una resma de ese papel. Estos números salen de la experiencia práctica, si su equipo es nuevo, utilice los números que provee el fabricante, luego, a medida que lo va usando, puede hacer correcciones.

Volvamos ahora al grupo anterior, en este caso el equipamiento de computadoras e impresoras. A la derecha de esta planilla, se puede ver una columna auxiliar donde llevaba la cuenta de las suscripciones a revistas, otra en donde tenía la lista de cada computadora desglosada por componente. Cada vez que variaba la lista, ya sea que agregaba un equipo o lo retiraba, la planilla principal se actualiza sola. En prorrateo equipos, puede ver como toma los datos de la celda L35 y los divide por 36 meses, pues en mi trabajo, 3 años es la vida útil de un equipo y a veces menos.

También señalando la celda D19, puede observar como los costos de seguro se calculan solos en función de tomar el valor mensual de los equipos y afectarlos por el % que nos diga nuestra compañía de seguros.

El grupo: Trabajo propio y de terceros, no necesita demasiada explicación. Pero tenga en cuenta que si quiere comenzar a organizar su trabajo seriamente, no deje nunca de asignarse un sueldo o retiro como si fuera un empleado, pues si el mes vino malo, aún usted tiene que vivir y seguramente sus hijos tienen la mala costumbre de comer todos los días, no?

Los otros item creo que no necesitan mayor explicación. Tenemos entonces la suma de todos los costos directos. Ahora lo que necesitamos calcular es la tasa de marcación, que es el coeficiente que tenemos que aplicar a nuestros costos para obtener el precio de venta.

Calculando la Tasa de Marcación

Esa tasa de marcación se calcula de la siguiente manera: primero sumamos todos los costos de comercialización (comisión de venta, impuesto a las ganancias, gastos financieros, etc); luego establecemos un margen de utilidad (nuestra ganancia, además del sueldo que nos asignamos anteriormente), tenga en cuenta que en muchos países e industrias un 20% es el margen de ganancia habitual. Le sugiero que investigue un poco, pues si pone el margen equivocado, puede que el negocio no resulte rentable o que quede fuera del mercado por precios altos.

Sumando los costos de comercialización y la ganancia que queremos obtener, tenemos un primer coeficiente (vea la fórmula situando el mouse sobre la celda). Para obtener la tasa de marcación restamos a 100 el coeficiente anteriormente calculado y luego lo dividimos por 100. Listo, ya tenemos la tasa de marcación que tenemos que aplicar a nuestros costos totales para tener el precio de venta o la facturación mensual necesaria para solventar nuestros gastos, pagarnos un sueldo, pagar los impuestos y quedarnos con un margen de ganancia.

En el ejemplo fíjese en la celda D63 (el costo total se divide por la tasa de marcación), ahora sólo le resta dividir esa cifra por las 135 horas facturables por mes.

Fíjese que debajo de la planilla dice Postura de mínima rentabilidad: ahí, a medida que cambio los márgenes de ganancia o algunos de los coeficientes de comercialización puedo ver, sin tocar los gastos, el nuevo cálculo.

Puede bajar una planilla excel operativa, borre los números pero no las fórmulas y en un minuto podrá comenzar a jugar con sus propios números, y no se ría de los míos, eh.

En resumen:

  • Sume todos sus costos directos desagregándolos en categorías= Costos totales
  • Sume todos sus costos de comercialización y relaciónelo con el margen de utilidad deseao= Tasa de marcación
  • Aplique la tasa de marcación a los costos totales = Facturación mensual
  • Divida la facturación mensual/horas mensuales = Tarifa horaria

En la próxima entrega nos ocuparemos de la planilla de cash flow o flujo de fondos.

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Fuente: Silvia Chauvin es arquitecta, directora del estudio de diseño gráfico y web: Digital Dreams y fundadora de Mujeres de Empresa. Publicada bajo el título: Cómo presupuestar servicios profesionales: un caso práctico paso a paso y distribuído bajo una Licencia Creative Commons
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