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Beneficios de Contar Con un Contrato Escrito

| Silvia Chauvin | 27 Septiembre 10 |

Ya habíamos dicho que todo profesional independiente o freelancer debería contar con un contrato escrito que la/o respalde en caso de problemas con el cliente.

Un contrato escrito además de ser un acuerdo legal, es una importante pieza de referencia tanto para el profesional como para el cliente. Permite definir la relación entre profesional y cliente y resolver por adelantado todos los detalles relacionadas con los términos y condiciones del trabajo.

Por eso, antes de darle la mano al cliente y ponerte a trabajar, es importante dedicarle una o dos horas a poner por escrito todos los detalles del proyecto y firmarlo con el cliente.

poner el contrato por escrito

Define el Alcance de tu Trabajo

Cuando comenzamos a trabajar con un cliente nuevo es fácil entusiasmarse con todos los posibles proyectos derivados de ese, sobre todo si el cliente en cuestión es la primera vez que contrata esos servicios y comienza a darse cuenta de todo lo que su empresa puede beneficiarse.

Por experiencia propia sé que en esos casos, nos ponemos a conversar y el cliente rápidamente hace crecer la lista de trabajos pendientes; algunos clientes se confunden y creen que está todo incluido en el presupuesto original.

Por eso, para poder ejecutar ese primer trabajo correctamente, es conveniente definir lo mejor posible la naturaleza de ese trabajo. Para eso nada mejor que listar todas las tareas incluidas en el trabajo. Al tener este listado por escrito con la descripción de cada ítem a desarrollar evitamos que el cliente se confunda sobre el alcance de nuestra propuesta.

Un Contrato Vende Más Servicios

Un contrato escrito no es sólo un documento legal, también puede ser utilizada como una herramienta de marketing. Por ejemplo, tomate tu tiempo para revisar junto al cliente todos los términos del acuerdo antes de firmar el contrato, particularmente la parte en la que defines el alcance del proyecto. En algunos casos, el cliente decidirá ampliar los servicios contratados, ahora que los ve detallados por escrito.

Otra oportunidad se presenta al término del contrato. Si la relación con el cliente se desenvuelve bien, podemos reunirnos con él un poco antes de que finalice el contrato para discutir nuevas oportunidades para otros proyectos o extender el alcance de éste.

Identifica Las Expectativas y Responsabilidades del Cliente

Más allá de los términos legales, un buen contrato va más allá y delimita claramente las responsabilidades de cada parte. ¿Qué resultados espera el cliente de este proyecto? ¿Entiende claramente el cliente que el cumplimiento de los plazos y otros aspectos del desarrollo dependen de que el mismo provea ciertos datos y/o insumos en los tiempos solicitados?

Este último punto, que no es difícil de entender, es uno de los aspectos que producen más problemas y estrés en la relación.

Un ejemplo práctico

Supongamos que tienes una empresa de diseño gráfico y estas desarrollando un importante folleto para comercio exterior. El folleto debe entrar en imprenta en el día y hora establecidos dado que la imprenta no trabaja solamente para nosotros y tiene una planificación que cumplir. Pero casi siempre ocurre que el cliente se toma los tiempos a la ligera, deja todo para último momento, no designa un responsable que nos entregue los materiales que necesitamos entiempo y forma, no adelanta el dinero para cumplir con los proveedores y, a último momento, cuando el folleto debería estar en producción, encuentra algún detalle que considera inadmisible y que hay que cambiar sí o sí pero, por supuesto, no acepta posponer la fecha de entrega.

He tenido clientes que me han hecho deslomar sólo para dejar luego todo abandonado hasta la próxima vez que les “atacara” la necesidad de contar con el material. El trabajo interrumpido así continuamente no rinde económicamente, cada vez que lo retomamos perdemos algunas horas tratando de “ponernos al día” con el proyecto. Además, con el sólo paso del tiempo es inevitable que ya nosotras/os queramos hacer otros cambios aún si el cliente no los pide.

Todo proyecto tiene un tiempo razonable de ejecución, si acortamos mucho ese tiempo corremos el riesgo de cometer serios errores y, si lo estiramos “como chicle” , se desdibuja ynos hace perder rentabilidad.

Clarifica la Relación

Cuando se trabaja en forma freelance, un acuerdo escrito es una forma de probar que una/o es un contratista independiente. Esto puede ser muy beneficioso para el cliente si llegara a necesitar probar a la autoridad impositiva, que no tenemos relación de dependencia con la empresa.

Además, como profesional independiente, es necesario que estipules en el contrato cómo y cuándo se hará el trabajo y deja bien claro que, como contratista independiente, tú eres quienes dicta esos términos.

Conclusiones

Un contrato escrito protege a ambas partes al establecer adecuadamente las expectativas de cada uno, la naturaleza del trabajo contratado, los tiempos estipulados y las obligaciones de cada parte. En la próxima nota veremos los puntos que debe tener todo contrato de trabajo independiente.

¿Usas contratos escritos? Por favor deja tus comentarios al pie.

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Fuente: Silvia Chauvin es editora de Mujeres de Empresa y de Rouge. Publicado por Mujeres de Empresa bajo el título: Beneficios de Contar Con un Contrato Escrito y distribuído bajo una Licencia Creative Commons
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