Las Mejores Herramientas de Gestión de Proyectos [2019]

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Si tienes un proyecto empresarial en desarrollo o piensas tenerlo en un futuro cercano, es imprescindible que cuentes con alguna herramienta o software de gestión de proyectos que te ayude a seguir el desarrollo del mismo, organizar las tareas, asignarles una fecha en el calendario y un responsable, en fin, llevar un control.

Tanto si trabajas sola como si tienes un equipo detrás necesitas organizarte. Pero si tienes un equipo la cosa se complica ya que las tareas se multiplican, especialmente porque es necesario centralizar la información para que todos reciban la misma, repartir y asignar responsables a cada tarea, asignar tiempos, a veces hasta coordinar equipos de trabajadores remotos y, por supuesto, poder saber en todo momento en que parte de la misma estamos y hacer correcciones de ser necesario.

Afortunadamente hay una amplia oferta de herramientas profesionales orientadas a la gestión de proyectos. Muchas de ellas están orientadas a industrias o profesiones determinadas.
En este articulo nos vamos a centrar en las herramientas de gestión de proyectos orientados a pequeños negocios y emprendedores digitales.

Cada herramienta es diferentes y todas tienen sus pros y contras, como también diferentes precios, por eso necesario que al menos conozcas las más importantes para que puedas orientarte en tu elección. Muchas ofrecen un periodo de prueba gratuito que te va a ayudar a decidirte.

Software de gestión de proyectos: definición

Un software de gestión de proyectos es una herramienta que te permite organizar cada etapa de tu proyecto para ayudarte a alcanzar los objetivos que te propusiste en el tiempo asignado.

Puedes usarla para organizar todos los proyectos que tengas en curso en tu empresa.

Como elegir un software de gestión de proyectos

El primer paso para elegir un software de gestión de proyectos es tener claro si necesitas ayuda para gestionar un proyecto en forma completa o sólo para gestionar las tareas de trabajo.

10 herramientas de gestión de proyectos

Trello

El punto fuerte de Trello es el trabajo colaborativo. Tiene un diseño muy simple y visual que nos permite conocer el estado del proyecto en todo momento y a simple vista.

La información se organiza en forma de tableros que todos los usuarios ven de la misma forma. Puedes añadir tareas, asignarla a uno o varios usuarios y marcar una vez se han completado. También puedes añadir etiquetas para facilitar luego la búsqueda.

Todos pueden comentar el progreso o poner anotaciones a cualquiera de las tareas. Puedes arrastrar cualquier tipo de archivo (texto, fotos, archivos de Google Drive, etc) al tablero.

Toda la información se sincroniza a través de todos tus dispositivos, así que aunque te encuentre en el bus o descansando en la playa, puedes acceder al estado del proyecto y añadir tu colaboración.

Trello es gratuito pero también ofrece 2 opciones pagas ( a partir de us$9,99/mes) que agregan muchas funcionalidad mas.

Tello funciona como aplicación web de escritorio y ofrece Apps para un sinnúmero de dispositivos: iPhone, iPad, teléfonos y tabletas Android, relojes inteligentes y tabletas Kindle Fire.

Más información en el tour de Trello: https://trello.com/tour

Basecamp

Es una herramienta muy completa que abarca desde la comunicación interna hasta la gestión de todos los procesos de una organización. Se puede acceder a la plataforma tanto mediante el navegador como por los aplicaciones móviles para sistemas operativos iOS y Android.

Basecamp se caracteriza, fundamentalmente, por la simplificación de los métodos de trabajo y por favorecer la circulación fluida de información entre los integrantes del equipo de trabajo.
La aplicación posee un dashboard en el que se ven todos nuestros programas, con calendario, acciones, etc.

Es posible acceder a cada uno de los proyectos y analizar los procesos abiertos (mensajería, asignación de tareas, gestión del tiempo, ficheros compartidos entre los miembros.

Zoho Projects

Zoho Projects es una de las herramientas más conocidas para la gestión de proyectos, que puede ayudar a los equipos a racionalizar su próximo trabajo y tareas.

Principales características de Zoho:

  • Intefaz sencilla
  • Listas de tareas con múltiples tareas e hitos
  • Seguimiento de tiempos que permite registrar las horas facturables y no facturables, ya sea manualmente o con un temporizador automático.
  • Puedes ver los informes clasificados por tiempo, proyecto o persona.
  • Diagramas de Gantt para supervisar el progreso del proyecto
  • Gestión de documentos y archivos.

Esta herramienta se destaca porque los proyectos se pueden integrar con Zoho CRM y otras herramientas para administrar casi todos los aspectos del proyecto en un solo sistema.

Zoho Projects se integra con Google Drive, Gmail y Calendar y también con Dropbox. Y tiene integrado un chat para que los miembros del equipo se mantengan comunicados.

Precios: Ofrece 4 planes pagos que arrancan $ 20 / mes para 10 proyectos, hasta $ 125 / mes para proyectos ilimitados; CRM y otras características adicionales vienen con un precio adicional. Además incluye un plan gratis válido para un solo proyecto. También ofrece un período de tiempo de 10 días para probar cualquiera de los planes de pago.

Monday

Monday es un software de gestión de proyectos que mejora el trabajo en equipo a través de la gestión de flujos de trabajo y comunicación entre los integrantes del equipo. Ayuda a gestionar calendarios y planes de forma visual e intuitiva.

gestion de equipos de trabajo con Monday

Ofrece un dashboard muy completo que permite captar de una mirada el estado del proyecto. Incorpora periódicamente nuevas funcionalidades. Es muy personalizable.

Lamentablemente no ofrece, al menos al momento de publicar esta nota, integración con Gmail.
Otra contra que le veo es que no cuenta con ningún plan para un usuario único.

Ofrece un periodo de prueba sin coste, el plan más básico comienza en 25 dólares al mes (para 5 usuarios) y te acompaña en el crecimiento de tu negocio aunque llegues a tener 200 personas colaborando contigo.

Asana

Una de las particularidades de Asana es que permite crear diferentes equipos (marketing, contabilidad, ventas, etc.) y asignar diferentes proyectos a esos equipos.

Asana es una herramienta muy apropiada para equipos de trabajo grandes estructurados en departamentos y cuyos miembros trabajen en varios proyectos a la vez. Cuenta con un chat interno.

Puntos fuertes de Asana

  • Actualizaciones en tiempo real que permiten ver rápidamente los últimos cambios hechos.
  • Interfaz sencilla e intuitiva que facilita el uso de la herramienta y reduce la curva de aprendizaje.
  • Función de prioridad de tareas, para ayudarte a ti y a tu equipo a ser más productivo y eficaz.
  • La versión gratuita es muy completa.
  • Visualización de objetivos generales para supervisar el progreso del proyecto.

Puntos débiles de Asana

  • Solo funciona online
  • La función de búsqueda no es muy robusta
  • Los planes de pago incluyen funcionalidades que pueden resultar poco útiles.

Ofrece 3 alternativas: versión gratuita, premium y empresa. Para un pequeño equipo de hasta 15 miembros o un negocio unipersonal, la versión free es suficiente.

Remember the Milk

Remember the milk permite organizar y compartir tareas y se integra con Gmail, Google Calendar y también con Twitter.

El punto fuerte de esta herramienta es la gestión del listado de tareas. Se puede sincronizar con Microsoft Outlook, IFTTT, el smartwatch y almacenamiento ilimitado de tareas.

Algunos inconvenientes que es importante conocer:

  • el diseño web que posee es sencillo pero no es el mejor.
  • A veces es muy difícil encontrar algo en la misma.

Dispone de dos planes, uno gratuito básico y otro de pago “Pro”.

Slack

El punto fuerte de Slack es la comunicación interna. Puedes compartir y modificar archivos de todo tipo.

En Slack, los equipos trabajan en canales, el lugar donde se concentran todos sus mensajes, herramientas y archivos. Los canales se pueden ordenar por equipo, proyecto, cliente o según las necesidades de tu organización.

El Directorio de Aplicaciones de Slack cuenta con más de 1500 aplicaciones integrables en Slack.

Jira

Jira es un software basado en metodologías Scrum (def. Scrum: es un método para trabajar en equipo a partir de interacciones llamadas sprints).

Jira permite definir y seguir flujos de trabajo predefinidos por el usuario, haciéndolo muy útil para la gestión de sprints y para gestionar la calidad de las tareas.

Un inconveniente es que no se pueden cambiar los objetivos o requisitos de la iteración en curso. Por ello, Jira es recomendable para proyectos de duración corta, donde la probabilidad de cambios, una vez iniciada la iteración, sea mínima.

Puedes probar gratis Jira por 7 días. Luego ofrece planes de pago a partir de los us$10/mes.

Wrinke

Es un software escalable que se adapta a la evolución de tu negocio, crece con tu empresa. Permite editar en tiempo real por lo que todos los miembros accedan a la última versión de la información.

Ofrece un diagrama de Gantt para tener un mapa general de plazos y tareas.
Cada tarea tiene su propio gestor de tiempo.

Lamentablemente no tiene un chat interno para la comunicación de los miembros del equipo de trabajo. Ofrece limitadas posibilidades de personalización. Pero se integra con Excell, Word, Google, Box, etc.

Wrike ofrece diferentes planes de pago y una versión gratuita para equipos pequeños de hasta 5 usuarios.

Facebook Workplace

El look and feel de Facebook Workplace es recontra familiar pues es prácticamente el mismo que el de Facebook: perfil de usuario, muro, grupos, chat interno y demás elementos de la red social que ya todos conocemos.

Del mismo modo que en la red social original, en el Workplace podemos crear grupos (públicos o cerrados) para los miembros del equipo. Además, podemos crear y agendar reuniones, dar acceso a documentos, comunicar cosas a nivel interno.

Además del chat interno podemos realizar llamadas de voz y de video si lo deseamos de manera que podemos estar conectados y tener reuniones o llamadas a distancia en cualquier momento.

Cabe reseñar que Facebook Workplace está totalmente disociado del Facebook original. Ese implica que tu usuario privado de Facebook nunca aparecerá relacionado con tu perfil profesional de Workplace.

Ofrece un plan gratuito y otro premium que cuesta us$3/mes por usuario activo.

Conclusiones

Hasta acá te hemos presentado un brevísimo resumen, hay realmente cientos de herramientas de gestión de tareas y proyectos.

Lo ideal es que hagas una preselección y aproveches los planes gratuitos para probarlas con tus propios proyectos y ver si satisfacen tus necesidades y si te sientes cómoda con ellas.

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