Los Componentes de la Productividad Según David Allen

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Todos podemos ser más productivos, como individuos y organizaciones. Siempre se puede añadir valor con sólo los recursos al alcance de la mano.

Pero ¿Qué es lo que aumenta la productividad? Contrariamente a lo que mucha gente cree, no es aumentar los recursos, por regla general.

Más dinero para producir el mismo resultado por dólar gastado no es ninguna mejora.

Lo que genera más por la energía invertida es la inserción consciente de al menos una de cuatro cosas que no ocurren por sí mismas: limpieza, enfoque, estructuración y acción.

Limpieza y desbroce
trabajo_domesticoCualquier actividad que no maneja adecuadamente sus propios residuos  aumenta la resistencia del sistema y provoca un esfuerzo innecesario para tratar los residuos acumulados.

¿Qué no necesitamos más? Antiguos proyectos, políticas y procedimientos caducos, viejos compromisos sin renegociar – todo lo que ocupa espacio y atención y no colabora a la creación de valor, si las retiras, aumentarás el flujo de salida de forma automática.

Pero se requiere intención y acción para eliminar cosas – se vuelve cada vez más inerte si no está imbuida de un constante interés consciente.

Concentración – Foco
target_hitLas fuerzas físicas y psíquicas son automáticamente movilizadas con un enfoque rápido, y se dispersas y agotan, sin uno. ¿Cuál es el propósito … para esta reunión, esta propuesta, esta vacación, este departamento, esta mesa de trabajo, este trabajo? ¿Qué estamos tratando de hacer? ¿A dónde vamos?

Las respuestas claras a estas preguntas crean la energía que produce resultados con menos esfuerzo.

Sin embargo, se necesita concentración para dirigir el foco. Desatendida, la distracción se escurre como un ladrón en la noche.

Estructuración
mujer trabajando en la creación de una empresaMira a tu alrededor las estructuras físicas que ves ahora. Existen, no como valor en sí mismas, sino por lo que crean – comodidad, protección, apoyo, comunicación, atención, visibilidad – con el mínimo gasto energético.

Sin estructuras, el mantenimiento de esas experiencias sólo con la ayuda de nuestros propios cuerpos nos tomaría un tiempo tremendo.

Sin una lista a mano de todos los encargo cuando estás afuera, es probable que no resultaras tan productivo como podrías ser. Si nadie ha sido designado para responder el teléfono, todo el mundo tiene que prestar atención en cuando este suena.

Las estructuras no aparecen por sí mismas.
Las personas productivas siempre se están preguntando: ¿Cómo puedo organizar y racionalizar mejor lo que estoy haciendo?

Acción
claquetaEs más fácil moverte cuando ya estás en marcha. Se tarda menos esfuerzo para redirigir algo que va en la dirección equivocada que conseguir que algo se mueva por primera vez. El miedo a lo desconocido y a las posibles consecuencias negativas de la imperfección puede crear fácilmente lo que se denomina parálisis por análisis.

Si algo debe ser diferente de lo que es y no hay una “próxima acción” decidida aún, se tiende a ir debilitándose, y al movimiento cero.

La puesta en marcha de un simple próximo paso físico es a menudo la clave para liberar la energía almacenada y la generación de un impulso productivo. Pero requiere la concentración de la intención para mantener la mente firme hacia una acción concreta.

La dinámica de la productividad

Una de estas cuatro dinámicas puede mejorar la calidad y cantidad de tus resultados, pero cada una requiere emplear un esfuerzo consciente. Y cualquiera de ellas, subempleada, puede socavar los resultados.

Tú podrías tener un equipo de trabajo limpio, centrado, pero que carece de buenas descripciones de puestos de trabajo, y no será tan eficaz como podría ser. Un equipo puede estar bien estructurado, trabajar horas extras, con bandejas de entrada limpias, y todavía no se centran en lo que necesitan hacer adecuadamente. Y tú podrías tener una ejecutiva organizada con una dura carga y orientada a objetivos, con toneladas de comunicaciones incompletas y compromisos que pesan sobre ella y la hunden.

Una persona con un alto rendimiento sostenible mantiene el foco en lo más importante, recoge y organiza todos los bucles abiertos que siguen siendo pertinentes para su vida y su trabajo, y pasa a la acción para expresar y completar lo que tiene que hacer.

Conclusiones

Si no estás operando desde ese lugar tanto como deseas, pregúntate: ¿Cuál de las áreas de productividad relevantes es tu punto débil en este momento? ¿Cuál podría ser la oportunidad para mejorar tu organización, o tu familia? ¿Están las cosas tan despejadas, centradas, estructuradas y activas, como deberían estar en todas las áreas significativas? ¿Cuál sería una buena estrategia de inversión? ¿Tú que piensas?