Llamadas de Seguimiento: Como Planificarlas

La llamada de seguimiento o follow-up es la clave para conseguir nuevos clientes o cerrar una venta. Guía de 5 pasos para hacer una llamada de seguimiento exitosa. Ejemplo práctico.

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Imagina este escenario: Un asociado te refiere un amigo para que lo contactes y le ofrezcas tus servicios. Digamos que Susana te ha referido a Roger como potencial cliente.

Deseas hacer un seguimiento a ese potencial cliente. Has investigado un poco sobre él y su negocio, pero no estás segura/o si necesita tus servicios o no, en otras palabras, no estás segura si Roger podría ser un cliente.

Prometiste a Susana que lo contactarías, pero hay un pequeño detalle: ¡No tienes idea qué decir!

Después de todo, tu no sabes aún si realmente hay una posibilidad ahí. Susana te dijo que probablemente podrías ayudarlo, pero no obtuviste una clara indicación de sus necesidades reales.

Por lo que la situación está un poco tibia. Puede haber una oportunidad de negocio allí, tal vez si, tal vez no.

Entonces, ¿Cómo te preparas para hacer esa llamada? ¿Qué dices en esa llamada? ¿Y cómo mover la conversación hacia adelante?

Plan de acción para hacer un llamada de seguimiento

  • 1. La preparación de la llamada
  • 2. El Contacto inicial
  • 3. La Conversación
  • 4. La llamada a la acción
  • 5. Actitudes y mentalidades

1. La preparación de la llamada

Esta persona está conectada con tu asociada Susana. Entonces habla con tu amiga para que te amplíe los datos de ese referido. Averigua tanto como sea posible. Conoce su negocio, su trayectoria, su industria, sus estudios y grado, su edad, su composición familiar, el coche que conduce, etc. Así descubrirás una serie de características comunes que te permitirán hacer una conexión más profunda con esa persona.

Cuanto más sepas, más facil te resultará hacer una conexión con esa persona. Y te sentirás más cómoda/o cuando hagas esa llamada.

2. El contacto inicial

Cuando inicies el contacto, recuerda que la otra persona esta probablemente muy ocupada como todos en estos días. Podría ser de difícil acceso telefónico. Así que practica tu mensaje telefónico y prepara un correo electrónico de seguimiento. Al final del mensaje telefónico hazle saber que también le enviarás un correo electrónico.

El mensaje de teléfono:

“Hola, Roger, soy Juana Thorn. Nuestra mutua asociada, Susana Alexander sugirió que te llame. Trabajo con empresas del sector de alta tecnología y les ayudo a obtener mayores ganancias. No sé si puedo ayudarte o no, pero estaría encantada si pudiéramos conversar. Puedes contactarme en el telélofo 555-9375. También te enviare un correo electrónico con los mejores momentos para contactarme. Espero que podamos conversar pronto.”

Observa el mensaje aquí: “Trabajo con empresas para ayudarles a obtenerr mayores ganancias en el sector de alta tecnología”. Si no tienes un mensaje central, estás perdiendo el tiempo.

Luego el correo electrónico

Hola Roger,
Recién te dejé un correo de voz donde mencioné que nuestra mutua asociada, Susana Alexander, sugirió que te llamara para conversar contigo.
Trabajo con empresas del sector de alta tecnología para ayudarles a obtener mayores ganancias. No sé si puedo ayudarte o no, pero me gustaría tener una corta conversación.
Puedes encontrar más información sobre mí en mi sitio web: http://Profit-Tech-US.com

También tengo un informe que Susana considera realmente valioso y que te puede ser de utilidad. Se llama, “Las cinco claves ocultas para beneficirse en el sector de alta tecnología”. Puedes encontrarla en este enlace: http://Profit-Tech-US.com/High-Tech-Profits.pdf

Los mejores momentos para ubicarme son durante la tarde, casi todos los días después de las 16hs. Por favor hazme saber qué días son mejores para ti. Mi número es 555-9375.

Si no tengo noticias tuyas en unos días, te volveré a llamar; Susana me comentó que estás muy ocupado.

Cordiales saludos,
Juana Thorn
Nombre de la empresa

3. La conversación

La clave para conseguir una reunión telefónica la podemos definir como “agradable persistencia”.

Puede tomar varios intentos por teléfono y por email.

Cuando lo consigas, ¿qué le dirás?

Lo primero que debes mencionar es tu conexión con la socia mutua, Susana:

“Me alegra que por fin tengamos la oportunidad de hablar. Susana me ha contado algunas cosas sobre ti. También investigué un poco sobre tu empresa y estoy impresionado por el trabajo que haces en el campo de la ABC.

También sé que estás desarrollando nuevos productos en el área XYZ. ¿Me puedes decir un poco más acerca…”

Por lo tanto, muestra interés en él. No hables sobre ti y sobre lo qué haces.

El propósito de esta etapa es lograr una conexión, determinar las necesidades y ver si hay posibilidades. La mejor forma para hablar sobre ti y tus servicios es a través de historias de clientes.

Hay tres áreas sobre las que necesitas informarte más.

  • su situación actual,
  • sus objetivos,
  • sus retos/oportunidades.

En la primera parte de la llamada, entras en campo y, a continuación, deseas hacer la transición a objetivos:

“Susana me dice que tienes algunos objetivos muy ambiciosos en el sector XYZ. ¿Me puedes decir un poco más sobre eso?”

Si consigues hacer una buena conexión y mostrar un interés real, la gente tiende a abrirse. No expliques tus ideas todavía; sigue descubriendo más. Espera que él haga una pregunta antes de empezar a hablar acerca de ti:

“Juana, Susana me contó un poco sobre lo que has hecho por tus clientes, ¿me puedes decir más?”

“Sin duda, Roger, yo trabajo con empresas de alta tecnología como la tuya que desean obtener mayores beneficios. ¿Tuviste oportunidad de echar un vistazo a ese informe que te envié? Que bueno. La esencia de ese informe es que hay cinco áreas clave que cualquier negocio de alta tecnología puede optimizar, pero casi todos se saltan totalmente estas áreas. Ayudé a un cliente reciente a descubrir oportunidades en cuatro de las cinco zonas y en seis meses sus beneficios aumentaron en 17.3%.”
“¿Cuál de las cinco áreas crees que no está optimizada en tu empresa?”

Ahora te estás metiendo con los retos y las oportunidades. Y si la persona se abre y comparte algunas de ellas contigo, sabes que eres un candidato potencial para sus servicios.

Lo que NO queremos hacer es saltar y presentar un montón de soluciones. Sin embargo, puedes compartir algunas ideas generales y tal vez más historias.

4. La llamada a la acción

En un momento determinado en la conversación debería ser bastante obvio si hay retos y oportunidades o no. Si no es así, dala por terminada y sigue adelante. Si crees que hay una oportunidad, sugiere el siguiente paso:

“Roger, realmente no sé mucho sobre los detalles de tus cinco áreas de optimización posible, pero yo creo que son dignas de una mirada más profunda. Lo que suelo hacer es ofrecer una sesión complementaria de “optimización de estrategia” donde vemos esas cinco áreas en más profundidad.
¿Quieres aprovecharla? Voy a tu oficina, por supuesto.”

Si has conseguido hacer una buena conexión durante la conversación telefónica, mostraste un interés real en su empresa y diste una sólida sensación de saber lo que haces y tienes una trayectoria, es muy probable que la otra persona quiera reunirse contigo.

5. Actitudes y mentalidades

Necesitas acercarte a este tipo de llamadas con estas actitudes.

  • No tengo nada que vender hasta que conozca la situación, los objetivos y los retos/oportunidades.
  • Necesito estar más interesado en ellos y hacer más preguntas que tratar de parecer interesante y hablar mucho.
  • Tengo que tomar la iniciativa en la conversación y en última instancia, pedirle dar el siguiente paso, si es necesario.

Conclusiones

Este enfoque puede utilizarse con cualquier tipo de cliente potencial, independiente de cuan pequeño o grande sea. En todos los casos, sólo estás hablando con un ser humano que tiene necesidades y desafíos y que quiere ser oído.

¿Cuál es tu experiencia con este tipo de llamadas? ¿Qué funciona y qué no?

Por favor déjanos tus comentarios debajo.

 

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