Listas Para Ser Más Productiva y No Sentirte Abrumada

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La semana pasada me encontré en un verdadero aprieto: demasiadas cosas para hacer y pocas posibilidades de realizarlas. En fin, que me sentí sobrecargado de trabajo. Además de contar con poco tiempo para trabajar, fui “bendecido” por unas cuantas ideas y posibles proyectos que hicieron que me sintiera aún mas sobrecargado.

Y como no hay dos sin tres, estaba atrasado con los emails y tenía que dejar listo la declaración de impuestos.

Mi vocecita interior me decía una y otra vez: “necesitas organizarte, establecer prioridades y hacer solamente lo que es necesario hacer ahora”.

Entonces decidí volver a estudiar mi sistema de planificación.

Listas Para Ser Más Productiva

Mi sistema se basa en confeccionar listas. Déjame que te explique qué tipo de listas utilizo:

Aspiraciones, compromisos y listas de tiempo

En todo momento tenemos muchas alternativas a la hora de hacer nuestra tarea. Hay cosas que necesitan ser hechas ahora mismo, otras para más adelante y algunas otras para hacerlas un día quizás. Y es esta última categoría, las de algún día quizás, las que nos complican la existencia. Déjame explicarme mejor.

Lista de Prioridades actuales

Esta es una lista de cosas que hay que lograr en el próximo mes. Son proyectos con los que ya te has comprometido o puesto en marcha, como la elaboración de un seminario, cambiar su página de inicio del sitio web o cumplir con la promesa que le hiciste a un colega de darle información sobre un proyecto.

Lo que pasa con las prioridades actuales es que necesitan que las hagas relativamente pronto, pero probablemente no hoy o incluso esta semana. Pero la mente tiene dificultades para ordenar las cosas de esta manera.

Quiere hacer todo AHORA! Pero al poner esas tareas y proyectos en una lista de prioridades actuales no las olvidas pero no necesitas entrar en acción hasta que sea el momento adecuado.

Lista semanal

Estos son las tareas y proyectos que vienen de tu Lista de Prioridades. Esta lista está en el centro de la planificación y organización. Una vez por semana debes echar un vistazo a este período de tiempo más corto y preguntarte, “¿Qué cosas en mi lista de prioridades necesito hacer esta semana?”

Por ejemplo, si estás por dar un taller la próxima semana, tendría sentido prepararse esta semana y evitar estar luego atrasada. La clave para el éxito de una lista semanal es que no sea demasiado larga. No debes listar las cosas pequeñas sino las importantes – cosas que marcan la diferencia en el avance de tu negocio. Así que tienes que seleccionar algunos (5-10) elementos clave y comprometerte a hacerlos esta semana.

Lista Diaria

Esta lista incluye uno o dos puntos de la lista semanal y también un número de pequeñas cosas que hay que hacer ese día, tales como responder a ciertos correos electrónicos, recados, etc. Y, por supuesto, la cantidad de tareas a las que nos comprometemos hacer ese día también dependerá del número de citas que tenga con clientes o prospectos.

Tengo un juego simple que juego todos los días Se llama: “hacerlo todo en mi lista diaria.” No siempre es posible, pero cuando me puse esa intención, por lo general tengo éxito. Recuerda, no se trata de conseguir hacer unas cuantas cosas, sino de conseguir hacer las más importantes.

Lista de Ideas de Proyectos

Esta nueva lista es mi arma secreta para la productividad; recoge todas las buenas ideas que se me ocurren y luego las deja momentáneamente de lado para que maduren. Esta es el área que muchos de nosotros encontramos tan difícil. Conoces la situación: Vienes con una gran idea y empiezas a trabajar en ella de inmediato. Después de todo, ahí es donde está la energía, ¿verdad? Bueno, sí, pero trabajando en esta nueva idea dejas al margen completamente tus prioridades.

Lo que es peor, a los pocos días te das cuenta de que esta idea no es realmente viable o que es mejor dejarla en suspenso unos meses. Así que todo ese tiempo, te has distraído de tus prioridades, y ahora estás atrasada en proyectos importantes.

Resultado: Te sientes abrumada. Ahí es donde la lista de ideas de proyecto viene en tu ayuda. Siempre que una idea de negocio brillante (o una idea acerca de cualquier otra área de su vida) te venga a la cabeza, ve a tu lista de ideas de proyectos, escríbela y vuelve a tus prioridades para el día. más tarde las puedes revisar, pensar en ello y dejarlo madurar hasta que te sientas lista para moverla a tu Lista de Prioridades actuales.

Listas Usadas como Filtros para ideas y acciones

Una forma de mirar las listas es como un filtro para todas las ideas que te surgen en la cabeza. Y puedes utilizar todas sus listas para eso:

  • Recuerdas que le prometiste a tu esposo/a que llevarías un pollo asado de Costco. Eso va en tu lista de todos los días después del trabajo.
  • ¿Te acuerdas que la presentación de los impuestos vencen en un par de semanas? Lo escribes en tu lista semanal y miras en que momento podrías dedicarle unas horas esta semana.
  • Y cuando consultas libremente tus ideas de proyecto al final de la semana, decides si actualizar un proyecto a tu lista de prioridades actuales.

Ahora tienes las cosas organizadas para hoy, la semana, el mes y por tiempo indefinido. Después de un poco de práctica, comienzas a relajarte al sentirte menos abrumada. Después de todo, las únicas cosas en las que realmente necesitas centrarte son lo que te has comprometido a hacer hoy. Y si tu lista es de un largo razonable, no hay necesidad de sentir pánico; se puede lograr que se haga.

Páginas de Proyecto

Esta es otra página importante para distribuir las cosas en tus listas de prioridades. La mayoría de las prioridades o proyectos consisten en una serie de pasos a seguir, a veces pocos, algunas veces muchos.

Cuando esté lista para empezar a trabajar con una prioridad, saca una página de proyecto y empieza a enumerar todos los pasos a seguir.

Desmenuzar un proyecto en pasos es un  arte en sí mismo, pero aquí se aplica el famoso dicho:

“No se puede comer un elefante de un solo bocado pero se lo puede cortar en pedazos y comer un bocado a la vez”.

Juntando todas las piezas

Este sistema para la organización de todos tus proyectos e ideas es simple y de gran alcance, pero puede parecer un poco complejo. Después de todo, tienes seis listas aquí. ¿Cómo controlo todas ellas?

Esto se puede hacer de varias maneras, pero esto es lo que funciona para mí: En primer lugar, creo formularios para todas estas listas. Esto lo puedes hacer en Word utilizando tablas.

Mis listas tienen el título y el espacio para la fecha en la parte superior. Hay una estrecha columna a la izquierda para numerar los ítems y dos columnas estrechas en la parte derecha para poner la fecha plazo y para checkear cada tarea realizada.

 Número Tarea Fecha Vencimiento  Estado
 1  Estudiar contraoferta Battló  26/4/2015  Lista
 2  Preparar presupuesto Gimenez Pardo  2/5/2015
 3  Análisis proyecto casa López  3/5/2015

 

Luego imprimo y guardo todos esos formularios en una carpeta con algunas lengüetas divisorias.

Nota de la traductora: Si leíste la serie de la oficina sin papeles sabes que puedes hacer esto también en forma totalmente digital con algunos de los programas llamados “to do list” mencionados.

Primera Pestaña – Prioridades actuales

Yo uso un punzón de tres agujeros y hago los agujeros en la parte derecha de la página y pongo esas páginas en el lado izquierdo de la carpeta. Y luego en el lado derecho de la carpeta pongo la Lista semanal, con agujeros en el lado izquierdo. Así tengo la Lista de Prioridades actuales y las listas semanales frente a frente. Me quedo con la carpeta abierta en mi escritorio en todo momento para comprobar fácilmente mis prioridades.

Segunda Pestaña – Ideas de Proyecto

Perforaciones a la izquierda en el lado derecho de la carpeta. Sólo da vuelta esa página cuando tienes una idea nueva y anótala.

Tercera pestaña – Planes de Proyecto

Voy a poner unas cuantas páginas aquí con los planes actuales que salen de la lista de mis prioridades actuales. Una vez que estos proyectos se completan, lo archivo o lo tiro.

Cuarta pestaña

Copia el número de cada una de los formularios y colocarlos bajo la pestaña cuatro en la parte posterior de la carpeta para facilitar el acceso. Eso es todo para la carpeta.

La clave para mantenerse al día con todas tus listas es hacer una sesión de planificación de corto al final de cada semana. Mira todas las listas, mueve los ítems, reenvíalos o elimínalos. Cuando una página está llena (con una gran cantidad de artículos terminados ) simplemente crea una nueva. Y empieza con una nueva lista semanal cada semana.

¿Y tu lista diaria ? Mi lista diaria va en una página diaria en mi agenda. Puede parecer un poco complicado, pero yo trabajo todo de mi oficina, y trabajo con los clientes por teléfono, correo electrónico y Skype. No necesito llevar estas cosas de un lado para otro.

¿Se puede hacer todo eso directamente en un dispositivo móvil o en la computadora? Claro que sí, en mi caso a pesar de usar la computadora todo el tiempo, nunca logré hacer la gestión de mi tiempo en forma digital. Pero tú tal vez puedas, !sobretodo si has leído la serie de la oficina sin papeles!

Me han recomendado usar Evernote o Wunderlist para eso. Todavía tengo que probarlos.

gestión de un proyecto mediante evernote
gestión de un proyecto mediante evernote

Lo interesante de Evernote es que además de poder crear todas estas listas y la cantidad de páginas de proyecto que necesites, puedes agregar fácilmente gráficos, fotos, videos, etc. lo que puede ser extremadamente útil para explorar proyectos.

Espero que esta nota te haya resultado útil, en cuyo caso te pido que nos dejes un comentario debajo y que la difundas en tus redes sociales.

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