La semana pasada nos ocupamos de cómo archivar los documentos en papel. Ahora vamos a ver como organizar y nombrar archivos virtuales (documentos digitales).
La estructura general es sencilla, primero tienes que preparar las carpetas principales, las que a su vez contendrán otras carpetas más específicas y dentro de las mismas, los documentos correspondientes.
Igual que en las carpetas de nuestro archivo de documentos en papel, las carpetas principales tienen que contener categorías bien amplias, por ejemplo la carpeta “Personal y Trabajo” puede estar en el primer nivel de carpetas.
Luego, dentro de esta, podemos tener otras carpetas, por ejemplo: Finanzas, Salud, etc., como ves ahora la categoría es mucho más específica y, de hacer falta puedes armar otras sub-carpetas dentro de estas últimas.
Por complicado que sea el sistema de carpetas digitales que necesitemos siempre es sencillo encontrar cualquier información mediante la opción “buscar”. Lo que nos lleva al siguiente punto, para encontrar una información, el nombre que le pusimos debe ser bien claro y descriptivo.
El mejor esquema de nombres es el que contiene un nombre descriptivo (palabras claves, keywords), la fecha de vencimiento (la fecha en la que ya no necesitas guardarla mas) y la versión del documento si es un proyecto en desarrollo.
Un ejemplo de este sistema de nombrado es:
ABL_C2988_2015_03_VTO_2025_03 que significa: ABL (el nombre del impuesto) de Corrientes 2988 de marzo 2015, con vencimiento en marzo de 2025 (fecha para borrar).
Otro ejemplo es:
Tesis_barrios_privados_en_humedal_Version 2.1_VTO_2016_09. Donde puedo ubicar este archivo buscando: tesis, o barrios privados o humedal; si tengo varios documentos que cumplen esos criterios, puedo ver la versión más actualizada.
Otra alternativa muy útil sería:
2013_02_10_ Tesis_barrios_privados_en_humedal_Version 2.1_VTO_2016_09. Donde primero va la fecha (año, mes, día) de esa forma tu computadora va a presentar primero la versión más actual.
Cual sistema adoptes dependerá de tus necesidades.
Un consejo: nunca des por sentado que vas a recordar el nombre de un archivo, piensa en la forma en que lo buscarías antes de asignarle un nombre. No uses caracteres especiales en el nombre (nada de %, *, ^, etc.) pues algunos software no los reconocen, puedes reemplazar el espacio con un guión bajo, de esta forma es más fácil leer el nombre del archivo.
Lo principal, luego de adoptar un sistema de nombrado es ser consistente con el y aplicarlo siempre. No dejes documentos sin nombrar.
Sistemas de Archivado
Servicios online como Dropbox, Google Drive, SkyDrive de Microsoft o iCloud de Apple, son clave para conseguir una oficina sin papeles al mantener un archivo online de nuestros documentos.
Creo que no hace falta extenderme aquí con estos sistemas ya que hemos publicado bastante al efecto. Revisa las siguientes notas:
- Dropbox: Tus Archivos Seguros y Disponibles Desde Cualquier Parte
- 15 Servicios de Almacenamiento en la Nube
- Como Descargar Archivos Directamente a tu Dropbox, Google Drive, Skydrive o Box
Pero no toda la información que tenemos es digital de origen, a veces es necesario convertir documentos en papel a format digital y, para eso necesitamos escanearlos.
Cómo elegir y usar un escáner de escritorio
Para elegir un tipo de escáner hay que analizar primero el tipo de documento mas habitual a escanear.
Por ejemplo, si lo que tienes que escanear son libros o cualquier otro material que tenga cierta altura, lo conveniente es un escáner plano y mejor todavía un modelo al que se pueda retirar la tapa.
Si en cambio tus documentos son hojas sueltas, entonces un escáner con alimentador de hojas puede ser muy conveniente.
Este modelo, que tiene un gran parecido con un fax, te permite poner varias hojas a la vez y dejar que el equipo las tome una por una.
Otras características a considerar son:
- Velocidad de escaneo
- Si tiene OCR (lo que te permite ingresar los textos como textos y no como un gráfico, eso permite luego hacer búsquedas)
- Si escanea un lado por vez o los dos a la vez
- Si tiene la opción de escanear directamente a la nube (o sea que escanea y manda los documentos directamente a Dropbox o Evernote.
- Blanco y negro y/o color
- Alta resolución
- Que tenga un buen software de edición
- Salvar directamente a PDF.
- Si escanea o no tarjetas comerciales
Por supuesto no todas las personas necesitan todas estas características, pero te ayudarán a pensar lo que realmente necesitas.
Uso de impresoras PDF
Una de las formas más efectivas de no tener papeles es evitar imprimirlos. Hay un software muy útil llamado PDF Printer que actúa como una impresora común pero en vez de darnos un papel impreso, produce una copia en PDF.
Otros software similares son: Cute PDF, doPDF, Adobe PDF Printer, etc.
Una vez que oprimimos el botón Imprimir, entre las impresoras que podemos seleccionar esta PDF, elegimos el tamaño del papel, su orientación y listo. En vez de un documento en papel, tenemos un PDF.
Uso de App para imprimir PDFs desde el Movil
Si no tienes un escáner una posibilidad para escanear documentos es usar tu smartphone o Tablet. Por supuesto que no es apropiado para una gran cantidad de documentos pero si tienes pocos o te encuentras en la calle y necesitas escanear un documento simple (un recibo, una receta, un cheque, unas pocas páginas, etc.) debes saber que hay muchísimas aplicaciones para los sistemas operativos IOS y Android que por medio de la cámara de tu teléfono o Tablet, puedes escanear un documento y guardarlo en el mismo dispositivo o, mejor aún, directamente a la nube.
Algunas alternativas son:
- Genius Scan (Android y IOS) Gratuito, exporta a OneDrive
- Scanner Pro: us$ 2,99 funciona también con DropBox, Google Drive y Evernote
- Scannable: App gratuita de Evernote
O sea que si estas mucho tiempo fuera de la oficina también puedes escanear los documentos y evitar el papeleo.
¿Te va “cerrando” el tema de la oficina sin papeles? Por favor déjanos tus comentarios debajo.
