La Oficina Sin Papeles: Gestión de Agenda y Contactos

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serie60x60La agenda es la pieza esencial que nos permite gestionar todas nuestras actividades y compromisos horarios, y es por eso que la agenda (también llamada calendario) es también una parte clave en un sistema sin papeles.

Usar una aplicación móvil es la mejor manera de capturar los datos en la agenda porque la mayoría llevamos nuestros smartphones dondequiera que vayamos.

Otra opción es utilizar una tableta o sólo un programa de escritorio, pero esa opción limita el acceso a los datos importantes a cuando estás cerca de tu dispositivo, mientras que el móvil está siempre a mano.

Gestión de Agenda y Contactos

La Gestión de Agenda

¿Qué tipo de información se organiza mejor en una agenda o calendario?

  • Eventos a asistir,
  • tareas planificados o tipos de tareas tales como consultar el correo electrónico de un período de tiempo específico y
  • acontecimientos que se repiten.

¿Qué tipo de información no debe estar en un calendario?

  • Las tareas individuales que no requieren días y hora específicas.
  • Recordatorios que no están vinculados específicamente a una fecha y hora.

Algunas de las características que se encuentran comúnmente en una aplicación de calendario son:

  • uso de colores para agrupar cierto tipo de tareas,
  • múltiples calendarios (por ejemplo asuntos personales, laboral, cumpleaños, etc.)
  • recordatorios,
  • eventos recurrentes,
  • compartir la información con otra persona,
  • sincronización entre diversos dispositivos,
  • sincronización entre distintas agendas,
  • localización GPS y
  • la posibilidad de agregar notas a un evento.

 

Antes de adoptar un software de calendario es necesario decidir primero cuáles de las características mencionadas más arriba son prioritarias para ti.

Por ejemplo el uso de colores es excelente si eres una persona visual.

Los múltiples calendarios son geniales para organizar cierto tipo de eventos, por ejemplo, cuando alquilaba un departamento para turistas, tenía un calendario específico para marcar las fechas reservadas, tengo otro calendario para los cumpleaños, otro personal y otro laboral; lo interesante es que puedes visualizar cada calendario por separado o todo junto.

Tienes que permanentemente sincronizar una reunión con varias personas, la opción de compartir es para ti.

Cuando un evento se repite periódicamente en el tiempo (por ejemplo todas las semanas el mismo día y hora, o semana por medio, o todos los miércoles, una vez al año, etc.) la opción de eventos recurrentes te ahorra mucho tiempo al tener que solo ingresar los datos una vez y luego decirle como se repite.

Los recordatorios son excelentes para evitar olvidar un evento. Yo suelo agregar 2 recordatorios a los eventos que no puedo dejar pasar, un email y una ventana emergente con una anticipación diferente para ambos, así si se me pasa uno, tengo todavía el otro recordatorio.

Si además de tu smartphone, usas una PC de escritorio y/o una tableta, la sincronización es realmente imprescindible, caso contrario te vas a encontrar que tienes algunos eventos en una agenda y otros distintos en otra, de esa forma carece de utilidad. Otra opción interesante es si además sincroniza con Google Calendar, así si decides emplear otra app en el smartphone (a veces porque se ve mejor en una pantalla chica), siempre la tendrás disponible en la agenda de Google.

Si eres de las personas que viaja mucho, la opción GPS, te permitirá acceder fácilmente a los mapas y manejar las diferencias horarias. Esta opción también es muy valiosa si sueles tomar diferentes cursos online y necesitas coordinar los diferentes horarios, por ejemplo ese curso que se emite a las 15 hs de New York, a qué hora equivale en Madrid o Buenos Aires.

Y por último, la posibilidad de agregar notas a un evento puede resultar muy útil.

La clave es ser persistente con el hábito de agendar los eventos en tu agenda-calendario.

Ya sea que uses Mac o PC hay una opción para ti:

  • El iphone (IOS) tiene una opción calendario incorporada que es muy útil
  • Si tienes un teléfono Android, también viene con una opción calendario incorporada.

 

Lo que no suelen tener esas dos app. básicas es la visualización semanal, para ello puedes recurrir a una aplicación paga (us$1,99) como Week Calendar http://weekcal.com

Cabe destacar que un programa que funciona en ambas plataformas y es gratuito, además de poder visualizar los datos en forma semanal, es Google Calendar.

Por otro lado la interacción que tiene Google Calendar con nuestras cuentas de correo hace que los eventos aparezcan de forma automática, por ejemplo, si recibimos un correo con la confirmación de un vuelo, en Google Calendar aparecerá el evento con los datos de la reserva, fecha, número de vuelo, aerolínea, hora para abordar y hora para check-in, y en esto último entrará Google Maps, ya que de acuerdo al tráfico nos avisará que debemos salir hacia el aeropuerto para llegar a tiempo a documentar, además de que nos recomendará la mejor ruta, todo sin salir de Google Calendar. Extraordinario, ¿verdad?

Otras app para IOS y/o Android:

Cabe aclarar que las app que funcionan en IOS, lo hacen tanto en el iphone como en la ipad.

La gestión de los contactos

Todos tenemos que accede a nuestros contactos, y en algunos casos puede llegar a ser problemático sin un sistema adecuado. Un sistema sin papel para archivar los contactos puede ayudarte a mantener toda la información de tus contactos de forma segura y accesible.

Con un sistema sin papel, puede mantener mucho más información acerca de cada contacto, actualizar la información de forma rápida, fácil, tener una copia de seguridad, además dicha información se puede compartir y sincronizar entre varias aplicaciones, por lo que hay más información disponible con menos esfuerzo.

Importante: sólo debes tener un lugar para todos sus contactos. Gestionar múltiples ubicaciones conduce invariablemente a pérdidas de datos o de tiempo buscando en qué lugar se almacena la información.

Igual que en el caso de la agenda, una aplicación móvil es el mejor lugar para almacenar sus contactos, para asegurarte de que siempre podrás acceder a ellos, introducir rápidamente la información importante, y automatizar la copia de seguridad de los mismos.

La mayoría de las aplicaciones de contactos se sincronizan a través de múltiples dispositivos, así que asegúrate de elegir una aplicación con esta capacidad.

Los sistemas de gestión de contactos normalmente captan el siguiente tipo de información: nombres y apellidos, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, direcciones físicas, y mucho más.

Algunas notas sobre la utilización eficaz de un sistema de contactos sin papel

Añade la información importante acerca de tu contacto directamente en campo de notas del registro de contacto. La información como notas de clientes, descripciones, o preferencias son grandes ejemplos.

Utiliza los diferentes campos de una manera que funcione mejor para ti. Si no es necesario hacer un seguimiento de la página web de un contacto, no dudes en utilizar ese campo para fechas importantes o cualquier otra info útil que no tiene un campo propio.

No ingreses la información de contacto de las personas con las que solo te vinculas una vez o tal vez ni siquiera en absoluto, como una empresa de servicios que estás buscando o un número de teléfono de servicio al cliente.

Un exceso de contactos irrelevantes sólo causan desorden en tu sistema sin papel y dificulta encontrar los contactos que realmente necesitas.

Nombra tus contactos con un nombre que tenga sentido para ti, por ejemplo, si tienes un servicio que utilizas con frecuencia, pero no recuerdas el apellido del contacto, ingresa el nombre del servicio en el campo apellido. Por ejemplo: Daniel electricista.

Evita entrar un contacto con sólo un nombre y ninguna descripción, o puedes terminar con múltiples contactos con el mismo nombre y no tienes manera de identificar quiénes son. Ingresa la información de contacto tan pronto como la consigues, así evitarás tener papelitos dando vuelta corriendo el riesgo de perder información vital.

Estas reglas básicas te ayudarán a que tu lista crezca y sea más compleja en calidad de datos.

Tanto los smartphone con sistema operativo IOS o Android, tienen incorporado la app. “Contactos”.

¿Utilizas aplicaciones de calendario y contactos? ¿Te resultan útiles?

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