La Oficina Sin Papeles: Backups y Gestión de la Información

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emprendedora haciendo un backup de su información

serie60x60La semana pasada introducimos el tema de la oficina sin papeles y propusimos 5 etapas clave para organizar el flujo de trabajo. Así comenzamos esta semana tratando el tema de los backups y la gestión de la información.

La clave para tener una oficina sin papeles es asegurarnos que nuestros datos están seguros y a buen recaudo de pérdidas y robos.

Esto es esencial para tener confianza en el sistema.

Las 3 herramientas disponibles para proteger tus datos son: los backups, el encriptado de la información y la redundancia.

Un buen sistema de backup incluye los 3.

Backups y Gestión de la Información

Un backup es una copia de tu información almacenada en un lugar distinto lo que permite, en caso de pérdida de la información (corrupción de archivos, virus, rotura del disco interno, agua, robo del equipo, etc.) recuperar tus archivos inmediatamente.

encriptar archivos informáticosEncriptado es un método para codificar tus datos que impide a otras personas no autorizadas tener acceso a los mismos.

Un poco como cuando de chicas jugábamos a los espías y nos mandábamos mensajes que los del otro bando no podían entender a menos que nos robaran la clave para desencriptarlos.

Por último la redundancia significa tener múltiples copias de nuestros archivos almacenadas en diferentes lugares, lo que agrega otro capa de seguridad.

La forma más popular de hacer un backup es un backup local, o sea tener una copia de tus archivos en tu misma pc o en un disco duro externo. Si bien es mejor que nada, un backup local es la forma menos segura. Por otro lado si tienes una copia en la misma pc, no quiero saber como te vas a agarrar la cabeza si el disco interno se daña o te roban el equipo.

Hoy en día que utilizamos diferentes dispositivos (PCs de escritorio, laptops, tabletas y smartphones) para acceder a la información, una característica muy común es la sincronización o “sync”.

Esto significa que una copia de nuestros datos se mantienen almacenados en la nube (iDrive, Dropbox, SkyDrive, etc) y podemos accederlos desde cualquier dispositivo vía una conexión a internet, cuando cambiamos algo en un archivo, el mismo está disponible actualizado en cualquiera de los otros dispositivos.

La sincronización por sí sola no es un sistema de backup, pero forma parte de un buen sistema de backup.

Las ventajas del almacenamiento en la nube es que tus datos están guardados en diferentes localizaciones e independiente de la localización de tus dispositivos. Muchos de los sistemas de almacenamiento en la nube ofrecen además de la opción de compartir y sincronizar archivos, el encriptamiento de los mismos y algunos como Dropbox también ofrecen “versioning”.

Eso significa que cuando subimos una actualización, Dropbox guarda también la versión anterior del archivo. Una desventaja del almacenamiento en la nube es que tienes que acordarte de salvar tu archivo en la nube, además de que tienes que tener conexión a Internet para acceder.

Los software de backup, por el otro lado, están especialmente diseñados para guardar tus archivos, lo que significa que los backups son automáticos, tú te puedes olvidar pero el software no.

Básicamente hay tres tipos de software de backups. El que hace backups locales ya sea a tu mismo ordenador (no conveniente) o a un pen drive o hard disc externo, el que hacen disk imaging que crea una imagen de todo el disco incluyendo aplicaciones; y el que hace backups online. En general lo que buscamos es una combinación de los tres.

Algunos ejemplos de programas para hacer backups locales son:

  • Comodo Backup: Es gratuito
  • EaseUS ToDo backup:  Algunas personas lo consideran el mejor soft de back up, es gratuito y tiene versión en español.
  • AOMEI Backupper Standard: Es gratuito, solo window
  • Cobian Backup: gratuito
  • Nova BackUp:  us$ 44.95
  • Bvckup 2 de la empresa Pipemetrics.  Costo us$20 para usuarios hogareños y us$40 para empresas, sólo window. Se puede bajar una copia de prueba por 2 semanas.
  • Acronis Backup & Recovery: Funciona Pc y ofrece versión en español y evaluación gratuita por 30 días. us$ 89.00
  • Genie Backup Manager: Ofrece versión en español, 30 días de prueba y solo Windows. us$63.95
  • Rebit:  Us$ 39.95 Además de hacer backup locales, Rebit permite almacenar en la nube.

 

Algunos ejemplos de programas recomendados para hacer imágenes del disco (drive image software) son :

  • Acronis True Image:  funciona en Mac y Pc y ofrece versión en español. Hay una versión para Mac o PC a us$ 49.99 y otra alternativa para Mac y PC por us$79.99 y por último, para Mac y PC más almacenamiento en la nube por us$ 99.99. Todas las alternativas ofrecen una evaluación gratuita por 30 días.
  • Symantec Norton Ghost: Se pueden hacer imágenes del disco y backups locales. Funciona en Windows y ofrece una prueba gratuita. us$35
  • Paragon Hard Disk Manager Suite:  Tiene versión en español, ofrece 30 días de prueba gratis. Para sistemas Windows. us$49.95
  • Shadow Protect Desktop:  Funciona con sistemas Windows. us$99.95

 

En cuanto a los backups online, los más conocidos son:

  • MyPCBackup: Gratuito
  • Carbonite:  Ofrece 15 días de prueba sin requerir tarjeta de crédito. Funciona con Windows y Mac. Planes desde us$59.99/año
  • Acronis True Image Online:  funciona en Mac y Pc y ofrece versión en español. Hay una versión para Mac o PC a us$ 49.99 y otra alternativa para Mac y PC por us$79.99 y por último, para Mac y PC más almacenamiento en la nube por us$ 99.99. Todas las alternativas ofrecen una evaluación gratuita por 30 días. us$189.99/año.
  • Dupplica:  Planes desde us$2/mes o Us$10/año. Un mes de prueba gratuito sin necesidad de poner la tarjeta

 

La ventaja de utilizar un software especializado en backups versus subir copias de nuestros archivos a la nube es que esos softwares ofrecen mucha más seguridad, incluidos sistemas muy avanzados de encriptado y recuperación de la información.

También pueden hacer una copia completa de tu hard disk (archivos, sistema operativo, programas, etc) incluido una imagen del disco en caso de que este se dañe. Incluyen versioning y además, redundancia.

Los backups se programan para que corran solos (diariamente, semanalmente, mensualmente, tu eliges) sin tener que depender de tu memoria.

Además estos sistemas tienen backups incrementales, la primera vez que los instalamos tardan mucho en hacer el primer backups (dependiendo de tus archivos hasta pueden tardar días pero igual puedes seguir trabajando) pero después chequean antes de comenzar y hacen una copia únicamente de los cambios.

Como proceder

Asegúrate que tus programas principales permitan sincronizar entre tus dispositivos. Crea un backup en un hard disk externo, pendrive y/o la nube para los archivos que estas usando en este momento junto con las fotos e ilustraciones que necesitas siempre a mano.

hard disk externo transcend usb 3
Hard disk externo transcend usb 3

Con respecto al hard disk externo, estoy pensando en comprar un Transcend Storejet 25m3 de 1TB Usb 3.0 que antideslizante y ultra resistente a golpes y ambientes extremos según estándares militares, viene con software de backup, comprime los archivos y tiene un sistema AES de encriptado de 250 bits y solo pesa 216 grs. Ideal ademas para viajar donde no estas segura de poder acceder a tus archivos en la nube.

Para todos los archivos sensibles como información bancaria, proyectos, contabilidad e impuestos, etc, usa Sí o Sí un software especial para backups. Pero antes de tirar los originales lo primero que tienes que averiguar es cuanto tiempo estas obligada a guardar esos originales lo que depende de cada país.

Como hacer un backup online con Acronis

Técnicas para la depuración y archivado

Una de las grandes ventajas de la oficina sin papeles es que el espacio físico no importa, siempre se puede guardar más información. Aún así de vez en cuando es conveniente depurar y deshacerse de todos los archivos realmente innecesarios.

La depuración consiste en borrar esos registros, en cambio archivar significa mover esos archivos que ya no usamos en el día a día pero queremos conservar a una ubicación que puede no ser tan accesible pero que es adecuada para el almacenamiento a largo plazo como puede ser un sistema de discos externos.

Pero un buen sistema de archivado online depende de tener primero un buen sistema para nombrar y organizar esos archivos y usarlo consistentemente.

La forma de organizar y nombrar los archivos y carpetas la vamos a ampliar en una próxima nota, ahora vemos una forma de depurar rápidamente los documentos que no que van a ser archivados.

Yo aconsejo agregar keywords a los nombres de los documentos (puede ser el nombre del proyecto) acompañados de una fecha de depuración.

Por ejemplo, en el caso de boletas o facturas, yo se que debo conservarlas por 10 años, por lo que si en enero pagué la primera cuota del ABL (un impuesto municipal) mi documento se llama: ABL_C2988_2015_01_VTO_2025_01 que significa: ABL (el nombre del impuesto) de Corrientes 2988 (no es necesario en el caso de tener una sola propiedad) de enero 2015, con vencimiento en enero de 2025 (fecha para borrar).

Luego cuando llegue el momento de borrar hago una búsqueda por “VTO_2025_01” y listo, tengo todos los archivos juntos y aprieto BORRAR.

Yo pago todas mis cuentas mediante “Pago Mis Cuentas”, sistema que guarda una copia de todos los pagos separados en carpetas por tipo de cuenta, además me bajo un PDF del recibo que guardo localmente según expliqué más arriba, con lo que cumplo con la redundancia.

Todo lo son documentos públicos de uso ocasional como títulos de propiedad, partidas de nacimiento o defunción, certificados de casamiento y/o divorcio, pasaporte, documento de identidad, inscripciones de empresas o impuestos, contratos, pólizas de seguro, resoluciones judiciales, etc, se debe guardar el original y una copia digital.

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