La Oficina Sin Papeles: Administración de Bookmarks y Emails

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como administrar emails y marcadores

serie60x60Con esta nota llegamos al final de la serie de la oficina sin papeles.

Ahora nos vamos a ocupar de cómo organizar y gestionar las bookmarks y el temible correo electrónico.

Las bookmarks son nuestros modernos señaladores o marcadores electrónicos. Y el correo electrónico es algo que puede volvernos muy productivas o destrozarnos directamente la organización del día.

Administración de Bookmarks y Emails

Como Organizar las Bookmarks

Invertimos mucho tiempo buscando información online y muchas veces nos topamos con websites dignos de tenerlos como fuente de consulta. Pero a veces cuando necesitamos volver a consultarlos nos frustramos porque no los apuntamos y no los podemos volver a ubicar.

Ahora una advertencia, a veces cuando volvemos a un website nos resulta extraño, posiblemente se deba a que el website en cuestión cambió su diseño, recordemos no son estáticos, los websites y los blogs cambian continuamente y a veces hasta cambian su estructura.

Hecha esta aclaración sigamos avanzando. Todos los navegadores (Explorer, Opera, FireFox, Safari, Chrome, etc.) ofrecen la posibilidad de marcar un contenido para volverlo a visitar más adelante. Sea que los llamen “Bookmarks” o “Favoritos” todos permiten armar carpetas (y hasta carpetas dentro de carpetas) para clasificar temáticamente nuestros favoritos que es la mejor forma de organizarnos.

Para ver un buen ejemplo de cómo organizar nuestros bookmarks te recomendamos la nota: http://www.mujeresdeempresa.com/como-coleccionar-organizar-y-publicar-tus-links-google-bookmark-manager/

En navegador Chrome de Google tiene la ventaja de sincronizar las bookmarks entre diferentes dispositivos ya se trate de Macs o PCs.

Usar los favoritos que ofrecen los navegadores es la opción básica. Otras personas prefieren opciones más avanzadas y optan por instalar en su navegador extensiones como:

Y yéndonos un poquito del tema para quienes se muevan en el ámbito académico y deseen una herramienta más completa que les permita organizar sus fuentes y organizar las citas existe:

Si en cambio más que guardar una URL, lo que deseas es apartar el artículo completo para leerlo más adelante, tenemos tres ganadores:

10 alternativas para organizar tus bookmarks Clic para tuitear

Y ahora, el correo electrónico

El email puede aumentar o destrozar nuestra productividad y colaborar al estrés laboral. Por eso hacer un buen uso de el es otro punto clave para alcanzar la oficina sin papeles.

No importa que sistema de email uses, ya sea que administres una cuenta con dominio propio a través de Outlook o símil, o que te encuentres mas a gusto con un sistema web como Gmail o Yahoo mail, la mecánica es la misma.

En mi caso terminé adoptando Gmail para todo lo que no me impide direccionar ahí mis correos con dominio propio y operarlos desde Gmail (las cuentas POP e IMAP se pueden configurar en Gmail yendo a Configuración -> Cuentas -> Cuentas importación).

Recibo muchos pero realmente muchos email diariamente, por eso lo primero que hago a la mañana es darle una mirada a la carpeta spam por si algún email fue a parar ahí por error (lo que no ocurre casi nunca) y borrarlos.

Si encuentro uno de esos raros casos en que un email válido fue a parar por error a la carpeta spam, entonces lo marco como “no es spam” para que la próxima vez que lo reciba no termine ahí. Todo ese proceso me lleva a lo sumo un minuto, nada mas.

Una vez por mes reviso los emails sin abrir y si veo que me suscribí a un medio que luego no consulto, me desuscribo directamente, usando el link que prácticamente todas las Newsletters tienen al pie. De esta forma se reduce la cantidad de email que recibo y no me interesa.

Como organizar tu correo electrónico en Gmail

En principio Gmail organiza los correos como conversaciones, así tu correo y su/s respuesta/s se ven como si fuera un solo mensaje, lo que en principio es muy práctico. Si hay muchos mensajes en una conversación, aparecen solo el primer y último, pero si pulsamos en el pequeño rectángulo gris con 3 puntitos que se encuentra al final del email se desplegará toda la conversación.

De esta forma veremos todos los mensajes sobre ese tema de un vistazo.

Una de las peculiaridades de Google es que no tiene Carpetas propiamente dichas, todos los mensajes se reciben en la bandeja de entrada o Inbox independiente de su contenido o importancia, por eso es necesario hacer algo para clasificar la correspondencia en forma temática, así nos mantendremos organizadas.

Por eso Google propone en principio tres amplias etiquetas para agrupar todo el correo relacionado:

  • Primary
  • Social
  • Promotions

En mi experiencia la pestaña Social funciona bien, ahí va a parar todo lo de Facebook, Google+, Twitter, Linkedin, etc; pero a veces un correo que debería ir a Primary va a Promotions. Siempre que esto ocurre puedes marcar el email en cuestión y con el botón derecho del mouse elegir “Move to tab” y seleccionar otra etiqueta.

Pero como esas 3 etiquetas son en general insuficientes, tenemos la opción de crear etiquetas nuevas, renombrarlas, eliminarlas (eliminar la etiqueta no significa eliminar los mensajes que tengan esa etiqueta).

Cuando tengamos una lista de etiquetas creadas, nos aparecerá la lista en la parte izquierda de la pantalla, donde podremos seleccionar una y veremos todos los mensajes marcados con esa etiqueta.

aplicar una etiqueta a un correo en gmailUna vez tengamos las etiquetas creadas, podemos clasificar nuestros mensajes. Para ello, iremos a la bandeja de entrada y seleccionaremos un mensaje, luego desde la barra superior mantenemos pulsado el icono Etiquetas y elegimos la etiqueta o etiquetas que queremos aplicarle a ese email.

Pero esto sería más productivo y cuando entra un email este automáticamente es dirigido a la carpeta correspondiente para eso tenemos que implementar un sistema de filtros.

Estableciendo filtros en Gmail

Todos los principales servidores de email ofrecen la posibilidad de crear filtros o reglas como la denomina Outlook, pero en la práctica es lo mismo. Estos filtros le dicen al sistema donde poner un email entrante.

Veamos ahora un video que te explica claramente cómo crear un filtro en Gmail.

Y este otro video que muestra como hacer una limpieza rápida de tu correo:

 

Por supuesto al principio van a quedar muchos emails fuera de los filtros, pero es un comienzo y siempre es posible editar un filtro y hacerlo más preciso. Lo bueno de todos estos sistemas es que son muy flexibles y siempre es posible introducir mejoras.

Como archivar mensajes que deseo conservar

Al igual que con los documentos en papel la idea es tener un archivo de esos documentos, en este caso emails, que no necesito inmediatamente pero que deseo conservar en un archivo.

El procedimiento es tan simple como seleccionar los mensajes que ya no vamos a utilizar más y presionar el botón Archive que hay en la parte superior. De esta manera el escritorio nos queda totalmente despejados, los emails no se borran pero no aparecen en la pantalla.

A la izquierda de la pantalla, está la opción All mail donde encontraremos TODO el correo que tenemos (exceptuando el que hay marcado como SPAM o en la Papelera), es decir, todo el correo que hemos recibido, y el que hemos enviado. Una vez allí, desde el menú de acciones, o aplicando unas etiquetas, podremos hacer que vuelvan los emails archivados a la bandeja de entrada.

Buenas prácticas para organizar tu correo electrónico en Gmail Clic para tuitear

Conclusiones

Con esta nota damos por terminada la serie de la oficina sin papeles. Por supuesto hay muchas mas cosas que puedes hacer para integrar un sistema que prescinda de los documentos en papel, pero hemos repasado las etapas clave y ahora es tu turno de implementar.

Mi consejo es releer la serie completa y luego decidir que te sirve a ti en una primera etapa para luego hacer un plan con la secuencia que vas a seguir. No sirve querer hacer todo a la vez y luego abandonar. Los nuevos hábitos demandan tiempo y es conveniente ir cambiandolos uno por uno y así no abandonar.

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