Hacia Una Oficina Sin Papeles: Beneficios y Buenas Prácticas

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oficina sin papeles

serie60x60Hace bastante que se viene hablando sobre la oficina sin papeles. Yo he comenzado a transitar ese camino un poco sin una metodología precisa, sino sustituyendo todo lo posible los documentos en papel por su equivalente digital.

Una pregunta frecuente es si realmente vale la pena todo el tiempo y esfuerzo que supone abandonar una práctica para adentrarse en una nueva. Yo creo que  y por lo tanto me he propuesto intentar sistematizar todo el proceso, adquirir una metodología y poner manos a la obra en forma sistemática.

Para ello recurrí a un curso online de Lynda.com. Así que ahora me propongo ir aplicando lo aprendido y adaptar la metodología a mis propias necesidades y realidades.

En el curso de mi aprendizaje voy a escribir una serie de artículos para compartir lo que voy aprendiendo. ¿Te gusta la idea?

Antes de comenzar el tema quiero mostrarte esta imagen que muestra la evolución de la oficina moderna entre 1984 y 2014. Cuanto equipamiento que desapareció de nuestro escritorio cuyas funciones son ampliamente cubiertas por la computadora. Si quieres ver la animación, sigue el enlace debajo.

Evolución del escritorio entre 1984 y 2014 según un estudio de Harvard Innovation Lab.
Evolución del escritorio entre 1984 y 2014 según un estudio de Harvard Innovation Lab. Fuente Video

Las ventajas de la oficina sin papeles

La mayoría de los sistemas llamados sin papeles usan tecnología basada en la nube, de ahí que el acceso a tus documentos depende únicamente de tener una conexión a Internet en el momento en que los quieras consultar. Y eso incluye acceder desde cualquier dispositivo: otras computadoras, smartphones o tabletas.

Es muy sencillos encontrar la información que buscas, aun si no recuerdas donde la guardaste pues con una sencilla búsqueda, la info vuelve a aparecer muchísimos más rápido que tener que buscar en archivos físicos.

Los sistemas sin papeles necesitan realmente poco lugar de almacenamiento, aun cuando decidas usar discos duros externos, actualmente los mismos son muy chicos físicamente, rápidos y usan sistemas de encriptado de la información en caso que caigan en manos de personas no autorizadas.

Actualmente puedes llevar una vasta cantidad de información en el espacio que ocupa una billetera, aún una medio vacía J

De esta manera ahorras un importante espacio en tu casa y/o oficina, espacio que puedes usar para otras cosas o para vivir más despejada.

Backups y Seguridad de Datos

Con los sistemas sin papel es muy fácil crear copias de seguridad de todos tus datos importantes. Estas copias de seguridad también se pueden almacenar en otros lados, en instalaciones seguras.

El beneficio de las copias de seguridad y almacenamiento externo es la protección contra la pérdida de datos, desastres (fuego, agua), errores del usuario, etc. La falla del equipo ya no significa que perderás tu información y con las copias disponibles a través de los programas de copia de seguridad y almacenamiento, tu información tiene una protección más fuerte y más avanzada.

Al contrario que los sistemas de almacenamiento a que estamos acostumbradas, un sistema sin papeles hace mucho más sencilla la depuración de documentos innecesarios.

Con la técnica apropiada y consistente de nombrar los documentos, depurar el sistema de copias innecesarias es muy fácil y mucho más rápido que si estuvieran en papel.

Un consejo, no trates de implementar el sistema de golpe, mejor empezar con uno o dos temas hasta que consideres que tienes un sistema respetable en funcionamiento y que te sientas cómoda con el.

Los sistemas se basan en nuestros hábitos, pero llegar a ser productiva lo mejor es enfocarse en adquirir el Nuevo hábito antes de pasar a otro, de esa manera crearás confianza en el sistema y conocerás como rescatar información, reduciendo la preocupación y miedos.

Adquirir un nuevo hábito lleva aproximadamente 30 días, así ese es el tiempo mínimo que te debes permitir antes de incorporar el siguiente paso. Usa el sistema continuamente, sino no llegarás a confiar en el. La primera pieza importante del sistema es crear un esquema consistente para nombrar los archivos.

A lo largo de las próximas notas vamos a ir viendo todos los pasos involucrados en la creación de un sistema sin papeles e iremos viendo los software más convenientes que tienes a tu disposición.

Mi recomendación es que antes de comenzar te permitas tener un panorama general de como funciona todo el sistema y luego vuelvas atrás y releas todas las notas para decidir cómo lo vas a implementar, que software vas a usar, etc.

Implementación de una oficina sin papeles

Las etapas para implementar una oficina sin papeles son:

  1. Hacer copias de seguridad (backups) y gestionar la información
  2. Gestión de contraseñas
  3. Administración de los documentos entrantes
  4. Organizar y Nombrar los Archivos Digitales. Uso de escaners.
  5. Gestión de agenda y contactos
  6. Gestión de listas y notas
  7. Organización del email y bookmarks

Una vez que tengas el sistema en funcionamiento, verás que saber que tienes siempre la posibilidad de acceder a tus archivos, que los mismos están protegidos de miradas indiscretas y que es posible recuperarlos si tu copia local tiene problemas, es impagable.

¿Sigues manteniendo grandes archivos en papel? ¿Estás tentada a hacer el cambio? Por favor déjanos tus comentarios al pie. Y si la nota te resulta interesante compártela en tus redes sociales.

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La Arquitecta Silvia Chauvin es editora de Mujeres de Empresa, escribe sobre temas de tecnología y redes sociales.