Gestión del Tiempo Y Organización Para Una Gestión Exitosa

La buena gestión y administración del tiempo es una habilidad que se aprende con la práctica y permite cumplir con nuestros objetivos de manera ordenada, sin presionarnos y bajar la frustración que resulta de no haber tenido en cuenta este factor cuando planificamos.

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Estamos en Noviembre. La mayoría de nosotros nos asombramos de lo rápido que pasó el tiempo.

Ingresamos en la etapa final del año en la cual solemos tener muchas expectativas puestas. Para innumerables rubros, éstos son los meses de fuertes ventas, gestiones, negocios, propuestas, reuniones… en fin, de gran dinamismo.

Asimismo, también es el momento de cierre, de balances, y nos empezamos a preguntar cómo vamos a lograr lo que nos proponemos, cómo vamos a cumplir con la avalancha de acciones pendientes en dos meses cuando a simple vista es “imposible”. ¡NO VAMOS A TENER TIEMPO!

Para empezar, es importante recordar que el tiempo es un recurso valioso y limitado –cuestión que no siempre tenemos presente y asumimos que el día tiene 48 horas en vez de 24.

La buena administración del mismo es una habilidad que se aprende con la práctica y permite cumplir con nuestros objetivos de manera ordenada, sin presionarnos y bajar la frustración que resulta de no haber tenido en cuenta este factor cuando planificamos.

Te presento algunas sugerencias que pueden ser útiles para encarar los meses que quedan del año:

  • Inicia la jornada laboral con agenda en mano, revisa las tareas y comienza. No postergues, sigue lo planificado. No es aconsejable abrir el correo personal antes de haber comenzado nuestro día de trabajo, o incluso de haber hecho lo  importante, dado que puede hacer que no centremos la atención en las tareas y nos detengamos en lo personal.
  • Agenda: organizar semanalmente el cronograma de tareas, con hora de inicio y de fin y cumplirlas -su utilidad reside en ello-. Quizás necesitemos ser flexibles y dejar algún espacio para imponderables. Re ordenar las actividades de ser necesario.
  • Agrupar las actividades por grupos de afinidad de manera de optimizar mejor el tiempo. Registrar los llamados telefónicos; si nos producen distracción, de ser posible realizarlos al comenzar o finalizar nuestra jornada.
  • Dejar media hora del viernes para planificar las actividades de la semana siguiente. Al establecer nuevas tareas, recordar que el cumplimiento de las mismas lleva al cumplimiento de tus metas. Darles prioridad y ordenarlas en función de los momentos del día en que somos más productivas/os. Trabajar con el plan de negocios al lado, será muy útil para diferenciar lo cotidiano, lo importante y lo urgente.
  • Mantener ordenado nuestro espacio de trabajo. Ayuda a no distraerse fácilmente y a no perder tiempo cuando necesitamos encontrar algo en particular. Usar ficheros con rótulos, carpetas con nombres; todo identificado para facilitar la identificación del material.
  • Disponer el tiempo de las reuniones y hacérselo saber a la persona convocada. Definir determinados días de la semana para reuniones fuera de la oficina.
  • Delegar en colaboradores o asistentes tareas que no requieren ser llevadas a cabo exclusivamente por nosotros mismos.
  • Destinar un porcentaje de nuestro tiempo para realizar acciones de promoción y “venta” de la empresa. En la vorágine del día, solemos olvidarnos de esta tarea fundamental para el crecimiento de nuestro negocio. Es muy probable que el éxito esté en la relación entre los recursos que dediquemos a esta tarea y los clientes o ventas que obtengamos (y el único recurso “gratis” que tenemos es el tiempo).

Como dijimos, el tiempo es un recurso valioso y limitado pero también es una simple medida. La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones.

Para remediar esta sensación y resolver el punto, creemos que, ante todo, debemos detenernos a meditar sobre cómo nos administramos a nosotros mismos, en nuestra vida cotidiana, en nuestras actividades no laborales.

Haciendo un análisis sobre estas situaciones podremos evitar trabajar bajo presión innecesariamente, aceptaremos que no podemos HACER TODO y podremos dar prioridad a lo importante en lugar de lo urgente.

Frases para reflexionar: El TIEMPO ES

  • El más importante de los recursos.
  • El más atípico de los recursos.
  • El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.
  • Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se nos acaba.
  • Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
  • El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin tiempo.
  • Recurso insustituible.
  • Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.
  • Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
  • Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

¿Y tu qué piensas? ¿tienes algunos consejos para compartir?