Gestión del Correo Electrónico: Como Evitar La Tiranía del Email

La Tiranía del Email es el título de un libro que encontré este sábado mientras recorría librerías.

Su autor, John Freeman, emplea los primeros seis capítulos en desplegar su visión sobre el asunto: “Todos somos irremediablemente adicto al correo electrónico. Se ha apoderado de nuestras vidas y prácticamente no tenemos estrategias para su gestión”.

La buena noticia es que en el capítulo final, presenta diez “recetas” para romper la adicción al correo electrónico y cómo gestionarlo con cordura.

Voy a tratar de hacer un resumir aquí, pero si deseas todos los detalles ¡tendrás que conseguirte el libro!

10 tips para romper la adicción al correo electrónico y gestionarlo con cordura Clic para tuitear

Como Evitar La Tiranía del Email

1. No envíes tantos emails

El email engendra más emails. Cuanto más emails envíes, más emails recibirás. Así que antes de enviar un mensaje de correo electrónico, el recomienda tomarse unos segundos para pensar: ¿Cuan esencial es este mensaje? ¿Cuál es su propósito? ¿Puedo combinar varios mensajes de correo electrónico a un destinatario único, en respuesta a varios correos electrónicos? ¿Es urgente o puede esperar? Así las cosas, aconseja relajarse un poco y no ser tan reactivos.

En la segunda opción, la parte en donde dice NOMBRE USUARIO, debe ser reemplazado por el nombre del usuario en un ordenador compartido o sin acceso a cuenta de administrador. Una instalación de Windows puede contar con varios perfiles de usuario, por lo que si son varias personas las que usan el ordenador, deberás limpiar la carpeta para cada perfil.

2. No revises el email a primera hora de la mañana o tarde por la noche

¿No tienes un negocio para ganarte la vida? Y si lo primero que haces en el día es verificar el correo electrónico, entonces eres una esclava/o de correo electrónico, no de tus prioridades. Es mucho mejor tomarte un tiempo para planear tu día, revisa las citas y las prioridades que tienes primero y también el plan de cómo va a hacerlas. Concéntrese en las cosas grandes primero y luego puedes incluir el correo electrónico más fácilmente entre los momentos libres.

3. Revisa el email dos veces al día

A menudo revisamos nuestro correo electrónico varias veces en una hora. La verdad es que no es necesario. Es mejor establecer un horario para “manejar” el e-mail. ¿No puedes reducirlos a dos veces al día? Trata entonces de probar si con tres por día es suficiente o como máximo, una vez por hora.

4. Mantiene una lista de cosas para hacer (la famosa To-Do List) e incorpora el email a la lista

La mejor herramienta de gestión del tiempo es una simple lista de tareas pendientes. Puedes hacer una lista semanal de aproximadamente 5 a 10 elementos importantes que necesitas para completar la semana y, a continuación una lista diaria de los 2 o 3 puntos prioritarios para ese día. El correo electrónico es algo que encaja entre estas prioridades, pero no dejes que domine tu día.

5. Escribe buenos Emails

Los mejores emails son cortos, concisos y claros. Después de todo, el correo electrónico es acerca de la comunicación no de mandar una avalancha de información.

Tomate un minuto adicional para testear tu email antes de mandarlo, asegúrate de que el mensaje es claro y que también contiene una petición específica o un compromiso para hacer algo.

Incluye tu número de teléfono en tu firma para que, de ser necesario, hablar por teléfono. También revisa el correo para evitar los errores tipográficos u ortográficos (algo que deja una imagen muy poco profesional) y el formato de correo electrónico para facilitar la lectura, tales como el uso de negrita o de espacios en blanco

6. Lee todo el email entrante antes de mandar una respuesta

Todos lo hemos hecho. Exploramos un correo electrónico de forma rápida y nos mandamos con una respuesta. Luego leemos la parte inferior y nos damos cuenta de que nuestra respuesta era incompleta.

Así que tenemos que enviar otro correo electrónico. Mientras tanto, ha llegado un correo electrónico nuevo, tratando de aclarar el punto … Una vez más, la clave es escribir un email con una clara intención, sin frases confusas.

7. No debatas temas complejos o sensibles por correo electrónico

A veces sólo tienes que tomar el teléfono. Los diferentes matices emotivos son difíciles de expresar por escrito. Especialmente cuando estás habituada/o a responder los correos electrónicos rápidamente.

Recuerde que tienes una relación con tu interlocutor. Trata la relación con cuidado y trata de comunicarte de manera de obtener el mejor resultado. Además, una llamada a menudo puede ser más rápida y efectiva que escribir un correo electrónico.

8. Si tienes que trabajar en grupo por correo electrónico, conoce a tus compañeros caratu cara

En mi  programa de maestría en comercialización nos conectamos por teleconferencia, correo electrónico y teléfono. Pero también realizo un taller de 3 días al comienzo del programa para que la gente se pueda conectar persona a persona.

Llegan a conocerse, se sienten más cómodos y se crea una comunidad más poderosa de esta manera.

Cuando se envían mensajes de correo electrónico después del taller, que ya no son emails de extraños.

9.Prepara tu escritorio para hacer otra cosa además del correo electrónico

Un gran escritorio ayuda. Mi equipo se encuentra en el centro de una mesa en forma de V y tengo espacio a cada lado de la computadora para los libros de planificación, para tomar notas, para mi ordenador portátil, etc.

Sí, el equipo es el eje central de mi negocio, pero tener un montón de espacio me deja opciones para hacer otras cosas aparte de estar en mi equipo.

10. Deja en tu calendario tiempo libre de PC todos los días

¿Qué hacemos después de un día completo enfrente de nuestros ordenadores? ¡Visitamos Facebook, vemos la televisión (ahora también en la PC) y jugamos juegos de video! No sólo somos adictos al correo electrónico, somos adictos a los medios electrónicos hasta el punto de obsesión. Yo me incluyo.

Si no tienes un televisor, ¡me quito el sombrero! Pero por el bien de tu propio bienestar, asegúrate de desconectar durante varias horas al día. Si no, estás abriendo la puerta a problemas de estrés grave.

Conclusiones

Trabaja con el email de forma consciente e intencionada. Es uno de los medios de comunicación más poderosos en el mundo, pero a la vez es adictivo. Puede dañar seriamente tu calidad de vida y tu negocio.

Los 10 pasos que revisamos más arriba son un buen comienzo, quizás alguno no sea apropiado a la naturaleza de tu trabajo, toma lo que te sirva y aplícalo.

Si tienes tus propios consejos sobre cómo gestionar eficientemente el correo electrónico, déjanos un mensaje debajo. Compartir los conocimientos nos hace crecer a todas/os.

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