Diseño de un sistema presupuestal para la fábrica de calzados Eclipse. Parte I

| Ana Milena Gómez Angarita y Jeferson Contreras Cáceres | 19.Abril.08 |

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Condición actual del área de trabajo

Diseño metodológico. Instrumentos

Los métodos que se utilizaron para la recopilación de información fueron: observación del proceso productivo, dialogo con los propietarios y operarios, acceso a los libros de contabilidad y costos.

Descripción de la condición actual

Forma de registro de información

Elaboración de facturas: Mediante talonario preimpreso con logo de la fabrica de calzado, registran las ventas realizadas a los diferentes clientes.

Los registros de las ventas diarias las realizan en un formato de Excel diseñado. Allí se llevan los movimientos de caja, proveedores y clientes.

En caja se registra los movimientos generados por la entrada y salida de efectivo, tales como ventas de contado, pago a proveedores, pago de nomina, gastos adicionales, dando como resultado un saldo final de caja, para el cuadre del disponible.

Para proveedores se registra la fecha de compra, concepto, número de factura, valor y las amortizaciones realizadas a estas cuentas por pagar.

Para los clientes se registra las ventas realizadas a crédito. Dependiendo del plazo para cada pago.

El presupuesto lo calculan de acuerdo a las unidades que se quieren producir, este presupuesto lo hacen hipotéticamente; ya que no cuentan con sistema de presupuestos implementado en la empresa.

Generación de informes dentro de la empresa

“Mini Balance” semanal, el cual permite obtener la utilidad o perdida generada, luego de disminuir los pagos a los proveedores del total de cuentas por cobrar mas el saldo de caja.

Nómina: se liquida semanalmente de acuerdo a las tareas realizadas por cada operario, para esto cada vez que se asigna una tarea se entrega un desprendible de orden de producción donde indica la referencia, cantidad de pares a realizar, numeración y tipo de material a utilizar.

Estos desprendibles son entregados por los operarios al final de la semana, para que el administrador realice los cálculos, de acuerdo a un valor predeterminado de pago por tarea.

Evaluación de la condición actual

Identificación del problema

Proveedores: no se tienen registros como tal, debido al poco tiempo en el mercado de calzado ECLIPSE; por lo tanto se realiza por medio de cotizaciones.

Acreedores: al igual que los proveedores no se tienen definidos.

Con relación al pago de nómina, se observa que no se efectúan descuentos por seguridad social, y no se provisionan prestaciones.

Clientes: Actualmente contamos con cuatro clientes potenciales en diferentes ciudades, y algunos minoristas en Bucaramanga.

No hay políticas de crédito establecidas.

Los costos no son asignados por un sistema establecido, no manejan los formatos indicados para el cálculo de los tres elementos del costo, solo es realizado de forma general basada en experiencias anteriores. El precio de venta del calzado es calculado de acuerdo a las políticas establecidas en el sector del calzado.

No manejan un presupuesto que les permita determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.

Al no manejar presupuestos no pueden Controlar ni medir los resultados cuantitativos, cualitativos; además no pueden fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

Causas

La falta de un sistema contable organizado impide tener un control y registro de los proveedores, clientes, gastos, costos e inventarios que permita la toma de decisiones de la gerencia.

Aunque se lleva un control de los tres elementos del costo, al momento de determinar el costo de venta, se debe someter el producto al precio del mercado, debido a la competencia del sector.

La contratación de los empleados se realiza sin tener en cuenta las exigencias de ley. Al no manejar presupuesto no se puede prever las eventualidades que ocurrirán en el futuro.

Consecuencias

No tener el sistema contable genera una toma de decisiones con un margen de error significativo.
Pueden llegar a perder dinero vendiendo por debajo del costo, ya que la presión de los precios de la competencia hacen que sus productos aumente o disminuyan su valor de venta.

En caso de accidente laboral la empresa incurriría en indemnización y licencia por no afiliar a los empleados a seguridad integral, lo cual acarrearía un costo adicional no previsto que puede influenciar negativamente en la economía organizacional.

Ya que no cuentan con presupuesto, en caso de presentarse situaciones fuera de lo normal se podría perder capital de trabajo.

Fortalezas

La empresa esta posicionada en el mercado nacional.
La marca es reconocida.
Los productos son presentados en diferentes eventos y ferias del sector calzado.
Los productos son originales.
Los clientes internos están comprometidos con la empresa.
Se busca posicionar la marca en los países vecinos para diversificar el mercado.
Hay variedad de proveedores, por lo que los productos son de fácil consecución en el mercado.
La empresa cuenta con el respaldo bancario si se requiere capital.

Debilidades

Los suministros son insuficientes para cubrir la demanda actual, asi como la maquinaria necesaria.
El sector es muy competido.

Conclusión de la condición actual

Estudiando el comportamiento actual de la empresa se ha notado que no se asignan los costos de una manera adecuada y no se llevan los registros históricos que ayuden a sus propietarios a la toma de decisiones.

No cuentan con un presupuesto financiero que les permita estimar con antelación la destinacion de las partidas que fluyen atravez de la atividad economica de la empresa.

En cuanto a la parte contable, como es una empresa del régimen simplificado, no obligada de llevar contabilidad, no puede tomar decisiones basadas en registros históricos, por lo cual es indispensable la implementación de este sistema.

En la próxima nota veremos el diseño del sistema contable y de presupuesto.

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Fuente: Trabajo para la cátedra de Análisis de Costos de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Bucamaranga. Publicado originalmente en Gestiópolis. Publicado con ilustraciones por Mujeres de Empresa bajo el título: Diseño de un sistema de presupuestal para la fábrica de calzados Eclipse y distribuído bajo una Licencia Creative Commons

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