El Management y su Territorio

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Hace más de un siglo atrás, en 1887, William Cooper Procter, presidente de Procter & Gamble Co., dijo que el desafío mayor de las grandes empresas era conformar sus políticas de tal manera que cada trabajador sienta que es una parte vital de su compañía, con oportunidad de compartir sus éxitos. Y se podría citar infinita cantidad de dirigentes valorando a su gente.

Hoy, a comienzos del siglo XXI, el management internacional reconoce a su personal como “el más valioso recurso” del que puede disponer.

Sin embargo, a lo largo de 17 años en consultoras de empresas, he podido observar que, independientemente del tipo de actividad que desarrollen, la mayor parte de ellas adolecen de los mismos problemas relacionados con la dirección y su personal.

BUSCAR CULPABLES AYUDA A NO RECONOCER QUE LA
FALLA PUEDE ESTAR EN NOSOTROS

Algunos de los problemas más frecuentes, son:

  • Comunicación
  • Delegación
  • Pertenencia
  • Reconocimiento
  • Motivación

Comunicación

Cuando se han instalado en la organización fallas en la comunicación, algunos de los síntomas son los siguientes:

Problemas de coordinación entre los departamentos o áreas
Distintos departamentos comienzan a transformarse en compartimientos estancos, agrupados por jerarquías o áreas, exaltando su identidad propia, desconociendo la de los sectores restantes y al mismo tiempo los objetivos de la empresa.

Utilización de canales de comunicación inadecuados
Desarrollar un buen sistema de comunicación es vital para cualquier empresa que quiera alcanzar el éxito, y como parte de éste juega un papel fundamental la comunicación personal. Esta debe ser clara, concisa y tener un efecto cascada que alcance a todos los componentes de la compañía.

Si no ocurriera de esta modo, la información, los valores y hasta la filosofía de una empresa puede verse demorada, distorsionada y también solapada por comentarios infundados de autoría personal y generalmente anónima, que suelen conducir a inevitables confusiones, pudiendo llegar hasta la parálisis total de un grupo de tareas.

Estos conflictos se reducen considerablemente con un diálogo permanente entre los distintos niveles organizacionales y con reuniones periódicas donde participen diferentes sectores. Estas últimas deben estar perfectamente programadas para evitar efectos contraproducentes.

LOS DIRECTIVOS, A TRAVÉS DE UNA BUENA COMUNICACIÓN,
DEBEN POTENCIALIZAR EL TRABAJO EN EQUIPO
Y REDUCIR LAS INDIVIDUALIDADES

Delegación

Es fundamental recordar que lo que se delega es la autoridad para realizar una tarea, y no la responsabilidad de su logro.

Cuatro pasos básicos para delegar:

  • Elegir una persona competente.
  • Explicarle los objetivos.
  • Darle la autoridad y los medios necesarios.
  • Mantenerse en contacto.
DE LA CONFIANZA QUE DEPOSITAMOS EN LOS SUPERVISADOS
DEPENDE EL ÉXITO DE NUESTRA GESTIÓN

Los problemas en el proceso de delegación pueden manifestarse, por ejemplo, de la siguiente manera:

Directores, gerentes y jefes sobre ocupados
Es frecuente encontrar personal jerárquico dedicando un porcentaje de su tiempo a tareas operativas incompatibles con algunas de sus funciones por excelencia, como la planificación de actividades y la generación de nuevos negocios.

Esto produce “cuellos de botella” que reducen la productividad y debilitan la estructura al no permitir que se desarrolle el resto del personal.

Si usted piensa “si uno quiere el trabajo bien hecho, debe hacerlo uno mismo”, seguramente tiene problemas de delegación.

TODAS LAS PERSONAS SON ÚTILES Y TIENEN NECESIDAD DE RECONOCERLO Y DE QUE SE LO RECONOZCAN. LO IMPORTANTE ES DETECTAR CON PRECISIÓN EN QUE FUNCIÓN ALCANZARAN UN DESEMPEÑO SUPERIOR

Pertenencia

El sentimiento de pertenencia al grupo es indispensable para que todo empleado mantenga alta su moral. Es necesario que realice aportes personales en la tarea específica que realiza, más allá “de los que indica el manual”; esto eleva su responsabilidad y su sentimiento de integrante en la organización.

CUANDO LOS EMPLEADOS PARTICIPAN EN OPTIMIZAR LOS
RESULTADOS DE SU TRABAJO, SE ELEVA LA MOTIVACIÓN GRUPAL

Los siguientes indicadores son algunos de los que evidencian que un sentimiento de falta de pertenencia se ha hecho presente en la organización:

Desinterés en el trabajo
Típico caso de aquel que se limita a cumplir el horario y trata de distraerse en el baño o sirviéndose café, es decir, apartándose de su tarea o responsabilidad.

Bajo seguimiento de las directivas
Les cuesta adaptarse al pensamiento ajeno porque tampoco siente que su aporte será escuchado.
Una correcta implementación de círculos de calidad mejora el problema.

Reconocimiento

Para que un empleado está motivado, debe hacer un adecuado reconocimiento; es decir, en la situación que corresponda o en momentos aleatorios en lugar de distinciones “calendarizadas”.

He notado en mis años de experiencia, que ante un error, sin importar la magnitud del mismo, el objetivo inmediato es la búsqueda del culpable para reprenderlo (convirtiéndose éste en un error mayor) en lugar de identificar el motivo de la falla, concentrarse en la forma de solucionarlo y tomar las medidas necesarias para que no se repita, con el consecuente aprendizaje.

En términos generales, en las organizaciones, lejos de reconocer un buen desempeño, se enfatizan los errores.

CONSTANTEMENTE SE LE DICE A LA GENTE SOLO LO QUE HACE MAL, Y NO SE LE SEÑALA LO QUE HACE CORRECTAMENTE

¿Cuánto tiempo hace que usted no llama a su colaborador inmediato sólo para destacarle sus virtudes? La falta de reconocimiento se ha instalado en la empresa cuando los síntomas siguientes se hacen notar:

Empleados asustados
Si se destacan solamente los errores y se señala a “los culpables sistemáticamente, se presenta el temor generalizado y en esas
condiciones surgirá con más frecuencia lo que se quería combatir, el error.

Empleados faltos de iniciativa
A consecuencia del punto anterior, la gente prefiere refugiarse en sus “trincheras” evitando tomar toda clase de riesgo.

Este problema se mejora simplemente implementando la comunicación en positivo, llamando al colaborador y haciéndole saber que estamos conformes con él y su desempeño o comentándole en que debe mejorar (pero siempre en actitud positiva).

Pero hay que agregar: Cualquier tipo de reconocimiento (positivo, o negativo si corresponde) es preferible antes de la indiferencia que se manifiesta por no prestarle atención al trabajo que han realizado nuestros colaboradores.

Motivación

La palabra motivación tiene su raíz en latín “motus” que significa mover, poner en acción. Si bien es cierto que es propia de cada persona, también lo es que el entorno brinda estímulos que promueven la acción.

Si la empresa posee un buen sistema de comunicación, delegación, si tiene sensación de pertenencia y el grupo está debidamente reconocido, todos estarán motivados a alcanzar los objetivos fijados y la tarea será por demás eficiente.

LA MOTIVACIÓN DEL PERSONAL DEPENDE TAMBIÉN DEL ENTORNO LABORAL QUE LOS DIRECTIVOS Y GERENTES HAYAN LOGRADO EN LA EMPRESA

Como conclusión podemos agregar que estos puntos propuestos no se deben descuidar para evitar mayores problemas, que realmente la solución no implica grandes dificultades, lo importante es encontrar los métodos adecuados y ponerlos ya mismo en marcha.