El Coaching Como Paradigma del Sistema de Gestión en la Empresa Emergente

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Los nuevos mecanismos de regulación requieren sustentarse en una emocionalidad diferente.

Requieren generar confianza.

Con ella se abren los caminos para mejorar la eficacia en la gestión del trabajo en equipo y de reflexión resultando ser un factor altamente motivador.

Una mirada retrospectiva a la gestión administrativa de la empresa

En la consecución de los objetivos, misión y visión de las organización, se ha establecido el sistema de planificación y organización de las actividades. Estas han permitido anticipar nuestros escenarios contextuales y nuestras acciones para llegar eficaz y eficientemente a los mismos.

Pero no todo termina allí… También es necesario contar con un sistema de gestión igualmente eficaz y eficiente, que logre darle vida a la planificación y organización. Igualmente importante es la consideración de un sistema de control, que permita finalmente saber si toda esa eficacia y eficiencia fue real y si existen diferencias con lo planeado.

Cada uno de estos componentes es integrante del proceso administrativo y la consideración de eficiencia y eficacia esta directamente relacionada con la búsqueda de beneficios relacionado a los costos.

El proceso sigue vigente, del mismo modo que sus partes componentes. La diferencia no esta en esta receta administrativa, sino mas bien en el cambio genético del modo de hacer de cada sistema integrante del proceso. En esta oportunidad avanzaremos sobre algunos elementos componentes del sistema de gestión que es quien hace posible el cumplimiento de la eficiencia.

Haciendo foco en la gestión

Para comprender la importancia del cambio en el sistema de gestión, comencemos por considerar el enfoque sistémico, que a grandes rasgos, esta compuesto de entradas, procesos, salidas y retroalimentación. Además dentro del proceso de transformación de todo sistema hay procesos propiamente dicho, manejo de información y personas que hacen el proceso y distribuyen la información.

La gestión, dirección, conducción o management según sea la acepción utilizada, se encarga de lograr el objetivo administrando la gente y la información. La gente hace el proceso, es decir el trabajo. Los procesos de trabajo han sido sometidos a fuertes transformaciones producto del avance tecnológico, al igual que el modo de transmitir información.

Pero este cambio no solo a sido de forma de hacer, sino también de fondo, a tal punto que las cualificaciones de la gente son radicalmente distintas a las de décadas atrás. Evidentemente, se exige una transformación igualmente radical en las cualificaciones de la dirección o conducción.

Teniendo en cuenta las principales aportaciones que la Administración Científica prodigo a la empresa tradicional, de características industriales y determinadas por un mercado donde la ley de oferta y demanda eran favorables a la producción en relación al precio.

Podemos mencionar, en primer lugar la especialización en el trabajo, que en su momento fue la base sobre la que se desarrolla la productividad. La misma asegura que el trabajador pierda su visión sistémica de la tarea comportándose como un engranaje de la máquina, sin comprender el objetivo final de su actividad particular.

En segundo lugar, la especialización lleva al análisis del trabajoy su descomposición para mediante el estudio de tiempos y movimientos, estimar estándares, que permitieron el cálculo de la productividad, como base de la eficiencia.

Estos estándares permitieron establecer que obreros eran mas eficientes y recompensarlo por ello sobre una base motivacional monista “tanto produces, tanto cobras”… Aquí aparece uno de los aspectos del sistema de gestión, es decir la motivación humana relacionado al como se gestiona.

Lógicamente, hacía falta alguien que se encargara de corroborar todo esto de la especialización del trabajo, su cumplimiento y el logro del estándar… Así aparece el “mando y control”, un capataz, que hoy llamaríamos gerente y sería el líder de ese momento histórico, y que mediante el uso de la coerción y su poder de castigo, es decir el miedo como mecanismo de obediencia, logra el cumplimiento de los objetivos… Otro aspecto del sistema de gestión relacionado a quien gestiona.

El trabajo en 3D

Una de las limitaciones mas fuertes de la concepción tradicional del trabajo era el hecho de la limitación de su alcance a la tarea individual encomendada a cada individuo.

Lo que sucede dentro de una organización actual, es que el individuo no es una unidad básica de trabajo con la que pueda medirse la productividad. La unidad básica a pasado a ser el proceso de trabajo, y si quitamos nuestra ojo analítico del proceso, perdemos dimensionalidad a la hora de redefinir la productividad.

Siguiendo el análisis de Rafael Echeverría, un examen rigurosamente crítico, debe reconocer la presencia de la tridimensionalidad en el trabajo:

  • La tarea individual.
  • Las actividades de coordinación.
  • El trabajo reflexivo de aprendizaje.

El trabajo individual, sería el definido en el manual de funciones, y se le asigna a cada individuo bajo una norma de responsabilidad personal directa y exclusiva.Todo sería muy fácil si terminara allí, pero sucede que el trabajo en las organizaciones no es una simple suma de trabajos individuales, sino más bien están articulados en procesos.

La eficacia de un proceso no depende solo de las tareas individuales, sino también de las actividades de coordinación que permiten la articulación.Tanto una como otra, y en forma conjunta, aseguran la productividad presente de los procesos de trabajo.

Sin embargo frente a este controversial entorno al que nos vemos sometidos, es de vital importancia, una revisión continua de la forma en como se hacen las cosas para la diagnosis y generación de alternativas de trabajo mejoradas a futuro. Este es el trabajo reflexivo de aprendizaje, que indica una flexión sobre el si mismo del trabajo.

Un planteamiento de gestión en busca de la productividad, no puede restringir el ámbito de estudio a la tarea individual, sino tridimensionalizarlo pues todos estos aspectos influyen sobre el desarrollo eficiente, eficaz y productivo de la gestión, donde están involucrados los aspectos de motivación y conducción.

Nuevas modalidades de gestión

Las nuevas relaciones de trabajo requieren estar reguladas por mecanismos diferentes. El mando y el control le estableció un techo al desempeño en el trabajo y por lo tanto lo congela al estricto cumplimiento del objetivo con el diseño de trabajo definido.

Podemos observar en la actualidad, que quienes gestionan las actividades, muchas veces saben menos que quienes realizan están actividades y por lo tanto seguramente desconocen sus potencialidades.

Por otro lado, el mecanismo de regulación del mando y control, esta básicamente sustentado en el miedo, el temor a las consecuencias del incumplimiento. Esta emocionalidad a sustentado las relaciones de trabajo en las organizaciones.

El miedo pudo ser eficaz para gestionar el trabajo individual, pero no lo es para potenciar las actividades de coordinación que asegurar el funcionamiento de un grupo como equipo de trabajo, y mucho menos fomentar actividades reflexivas sobre el hacer del trabajo y su aprendizaje continuo.

Los nuevos mecanismos de regulación requieren sustentarse en una emocionalidad diferente. Requieren generar confianza. Con ella se abren los caminos para mejorar la eficacia en la gestión del trabajo en equipo y de reflexión resultando ser un factor altamente motivador.

Le corresponde a la gestión (dirección) especificar desafíos y objetivos generales a ser alcanzados, en un diálogo permanente con quienes disponen de las competencias para la generación de posibilidades y oportunidades de negocios.

Para esto deberá conceder espacios significativos de

  • Autonomía responsable para sus empleados, permitiendo realizar el trabajo de reflexión y aprendizaje.
  • El énfasis estará puesto en una gestión de resultados, que corresponde al cumplimiento del trabajo individual.
  • Desarrollarse en la gestión de procesos, que articulen coordinadamente el trabajo individual de cada individuo.

Todo construido sobre la base de la confianza. Así se logra un avance sobre la motivación extrínseca del plus por productividad superado el estándar, y se construye la estructura sobre la que se sustenta la motivación intrínseca, aquella que logra la simbiosis entre la organización y el individuo reduciendo la distancias entre objetivos personales y organizacionales lográndose la común unidad (comunidad).

No se trata de la simbólica frase “ponerse la camiseta de la empresa”… Las empresas no tienen en sus empleados hijos del amor, sino los empleados y las organizaciones tienen intereses, los que pueden ser comunes o conflictivos. Los real es que la comprensión de la tridimensionalidad del trabajo, junto al mecanismo de regulación basado en la confianza, resultan ser eficaces como motivadores.

Consideran al individuo desde la pluralidad de motivos abordando por ejemplo las instancias superiores de la pirámide de Maslow o bien los factores motivadores que Herzberg (1968) publicó en su libro “Work and nature of man” donde sitúa como base de su teoría dos hechos, “que a la gente le motiva su trabajo por naturaleza pero las circunstancias de ese mismo trabajo pueden destruir la motivación”.

Weiner (1980), comentaba que la base motivacional de mayor duración en el individuo estaba en “alcanzar una maestría cognitiva de la estructura causal de su entorno”… Esto llevado al trabajo, compromete a la gestión en ayudarlo al individuo a descubrir la verdadera dimensionalidad de su trabajo como proceso.

Considerando a Vroom (1964) quien constituye un enfoque que ayuda a comprender la manera en que las personas actúan en relación con la motivación llamado el modelo expectancy. Usando como ejemplo la fuerza de ventas podemos explicar esta teoría indicando que la motivación para un determinado comportamiento del que se espera un resultado, crece cuando:

  • El vendedor correlaciona comportamiento (esfuerzo) con resultado (rendimiento en ventas). Es una primer esperanza para hacer un esfuerzo y recibe el nombre de expectativa.
  • Percibe un atractivo en el sistema de recompensa, llamado instrumentalidad, y representa una segunda esperanza de ser premiado si obtiene los resultados esperados.
  • Se siente atraído con el tipo de recompensa, esto es valencia, un juicio de valor donde coinciden la expectativa con la recompensa otorgada por la empresa

Esta teoría colabora de forma importante con la gestión, pues nos explica como a cada individuo no lo motivan factores objetivos, sino mas bien la percepción de dichos factores y la valoración subjetiva que cada uno haga de ellos. Además insiste en el sutil equilibrio entre las expectativas y la recompensa, ni menos por ser fuente de desmotivación, pero tampoco mas pues genera el efecto dormirse en los laureles.

Es un planteamiento realista, pues nos demuestra que cada persona tendrá sus propias valoraciones, y además es dinámico en relación al tiempo pues esas mismas valoraciones cambiaran a lo largo del tiempo. El modelo permite representarlo así:

Motivación: f (ExVxL)

Indicando que la motivación es una función de la expectativa, la instrumentalidad y su valoración, unidas por un factor multiplicador, demostrando su sinergia, Ahora bien si cualquier factor es nulo, el resultado final también lo será.

“En la pirámide habitual, el jefe es responsable y los subordinados se supone que están dispuestos a aceptar al jefe. Cuando usted vuelve la pirámide al revés, dichos papeles se invierten. La gente se convierte en responsable, y la labor de la dirección consiste en estar bien dispuesta hacia ellos. Esto crea un ambiente muy diferente para la puesta en práctica. Si usted trabaja para su gente, su propósito como líder consiste en ayudarles a alcanzar sus objetivos. La labor de puesta en práctica de los líderes consiste en ayudar a la gente a triunfar apoyándoles y eliminando las barreras de manera que puedan alcanzar los objetivos que harán que la visión se convierta en realidad”

Ken Blanchard

Lo expuesto a lo largo del texto, nos demuestra claramente, que la figura de gestión de la empresa tradición esta retirada. La visión de un hombre con expectativas, pluralidad de motivos, y cualificaciones profesionales, replantea el perfil del nuevo jefe.

Parece que el jefe nuevo no esta allí para mandarlo, sino esta fundamentalmente para asegurar que lo que haga el trabajador sea coherente con el acuerdo de intereses entre la organización y el hombre.

Pero además para que su trabajo sea realizado en las condiciones que aseguren la maximización del rendimiento del trabajo. Nace la figura del facilitador del aprendizaje.

En una próxima nota desarrollaremos el tema del coach.