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El sueño de la oficina sin papeles

| 17.Febrero.06 |

La oficina conputarizada o la oficina sin papeles es un concepto que capturó la imaginación de muchísimos profesionales cuyos escritorios están parcialmente sepultados por pilas de papeles sin procesar, todo en un alegre desorden.

Hace algunos años, la idea de la oficina totalmente computarizada se popularizó como un ideal a alcanzar. El concepto es uno de los métodos más nuevos y menos entendidos de mejorar dramáticamente la eficiencia en la oficina y de reducir costos, sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente por la reducción de la tala de bosques y la altísima demanda de agua (un recurso actualmente muy comprometido) que insume la fabricación de papel.

Básicamente, el término "oficina sin papeles" describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital. A veces la oficina computarizada se refiere a simplemente la "duplicación de documentos". A menudo confundida como una iniciativa tecnológica, la oficina totalmente computarizada sigue un proceso de lenta implementación en muchas empresas.

Ventajas de la oficina sin papeles

Pero las implicancias de la oficina computarizadas se extienden mucho más que la simple reducción de papel. Un buen sistema puede incrementar la productividad y ahorrar tiempo y dinero automatizando el archivado de documentos, su manipulación y recuperación. En realidad se trata de mover la información lo más rápido posible.

En una oficina computarizada nunca volverá a perder documentación y desastres como un incendio o una inundación, no destruirán su valiosa información. La seguridad también aumenta en una oficina computarizada pues usted puede sencillamente controlar quien tiene acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante la administración de lo que se denomina permisos de acceso. Por ejemplo un grupo de empleados puede solo ver el contenido de un documento, pero no lo puede editar (modificar) mientras que otro grupo puede modificarlo. También es posible adjudicar permisos para ver solo parte de una información en un documento, ideal para información contable o crítica.

En realidad la oficina computarizada es una inversión dado que reduce los costos de: impresión, mailing, despacho y almacenaje de documentos en papel. Las empresas que adopten la oficina totalmente computarizada también podrán mejorar sus servicios dado que es mucho más fácil encontrar y llevar registros sobre los clientes.

Además, se elimina la información redundante pues no hay necesidad que múltiples departamentos o empleados tengan copias impresas del mismo documento. También elimina la necesidad de distribuir versiones actualizadas. Una vez que se actualiza un documento en un entorno computarizado, la nueva versión está inmediatamente disponible para todos los que tengan acceso autorizado.

El manejo de documentos se mejora con una intranet (red interna, algo a si como una Internet de uso privado). Además, los sistemas conocidos como "document imaging systems" son softwares que ayudan a convertir los documentos en papel a formato electrónico. Cuando los documentos se guardan en forma electrónica en vez de tener copias físicas archivadas en algún lado, se producen menos archivos en papel y los requerimientos de lugar de archivo físico disminuyen drásticamente. Lo que puede redundar en un gran ahorro para las empresas grandes situadas en áreas urbanas en donde el espacio de oficinas y lugares de almacenado tiene un alto costo económico.

Para aceptar y abrazar la idea de la oficina computarizada, la gente tiene que cambiar sus hábitos en la utilización del papel. Para que los empleados acepten este tipo de ambiente se requieren sistemas amigables que le permitan a la gente trabajar sin papeles sin sacrificar el desempeño laboral. Y como con todos los sistemas nuevos, hay una curva de aprendizaje, requiere tiempo para acostumbrarse y es posible que algunos empleados se resistan. Es cuando toma importancia el entrenamiento y el coaching sobre los beneficios de la oficina computarizada para las tareas cotidianas de cada miembro de la empresa.

El mercado de las oficinas computarizadas ha explotado y la intensa competencia mueve los precios hacia abajo. La tecnología ha llegado finalmente a un punto en el que la oficina totalmente computarizada no es más un sueño, sino algo al alcance de nuestras manos. Los nuevos lenguajes de programación y la web que sacan ventaja de la tecnología de bases de datos están ahora a la altura de la promesa de una oficina sin papeles.

Se ha escrito mucho sobre la oficina totalmente computarizada como un objetivo nunca alcanzado. A pesar de que las predicciones de una oficina libre de papelees comenzara hace una década, las estadísticas muestran que todavía un 90% de la información en el mundo se encuentra en soporte papel. Sin embargo, el antiguo objetivo de crear la oficina libre de papeles está comenzando finalmente a emerger.

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Fuente: Publicada en Mujeres de Empresa bajo el título El sueño de la oficina sin papeles y distribuído bajo una Licencia Creative Commons.
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