Mejoras en la Gestión de compras empleando Internet
Actualmente, la gestión de compras es un elemento clave para la competitividad de las empresas debido a la importancia que tiene en los resultados empresariales a través del margen de beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del producto/servicio, de la satisfacción del cliente, etc.
En los últimos años y con la aparición de las Nuevas Tecnologías y más en concreto de Internet, la gestión de compras ha visto una importante oportunidad para mejorar. Tanto es así, que un estudio de eMarketer señala que el 90% de las empresas planean comprar productos y servicios a través de Internet antes del año 2003.
Para conocer la dimensión de esta revolución, se ha de reflejar que el comercio electrónico entre empresas ha crecido importantemente: en el año 2000 en los Estados Unidos se ha comprado productos y servicios online por un valor de 1.2 trillones de dólares (incluyendo las transacciones por EDI), que significa el 13% de las compras entre empresas. Además, según las previsiones de Forrester Research, el business-to-business norteamericano llegará a los 2,7 trillones de dólares en el año 2004.
Como observamos, la gestión de compras a través de Internet es una realidad en el corto y medio plazo que brinda grandes oportunidades a la empresa y que se pueden resumir en las siguientes:
1.- Disminución de los precios de adquisición de las compras entre un 5 y un 15% (Fuentes: Forrester Research, Aberdeen Group y Arthur Andersen). Esta disminución en los precios se consigue debido a varios factores aunque básicamente se pueden englobar en tres:
- Negociaciones más eficaces y eficientes debido a las importantísimas posibilidades de intercambio de información con los proveedores.
- Acceso a mayor número de proveedores potenciales posibilitando el acceso a mayor número de ofertas de manera rápida, sencilla y automática.
- Distintos tipos de subastas y compras agregadas. Los conceptos de compra agregada (compra que realizan distintos compradores a un mismo proveedor) y los de subastas y subastas invertidas (subastas en la que el comprador es el que fija las condiciones siendo los vendedores los que pujan) son muy sencillos de implementar en Internet por las posibilidades tecnológicas y de comunicación que ofrece.
Se ha de destacar que
la cuantía de la disminución de costes anteriormente
comentados, va a depender principalmente del producto/servicio
en concreto, del sector de actividad y de las fortaleza y condiciones
de las relaciones entre clientes y proveedores.
2.- Disminución de los costes de los procesos en
torno a un 50% debido a la mejora de la eficiencia de los mismos. Es debido
a la más sencilla
interactividad y colaboración con los proveedores y la integración
de los mismos en la cadena de valor permitiendo redefinir los procesos para conseguir
una mayor eficiencia y eficacia, y por tanto, la consecuente disminución
de costes. Los procesos que se verán más afectados son los relacionados
con el intercambio de información y documentación con proveedores,
gestión de stocks, adquisición de bienes indirectos, gestión
de pedidos, logística, etc. Para desarrollar correctamente esta ventaja
es crítico del Sistema de Información de la empresa tenga las funcionalidades
necesarias.
3.- Reducción
de costes de compra debido a la eliminación de intermediarios: Debido
a la facilidad de intercambio de información entre las
distintas empresas, puede redefinirse la cadena de distribución.
Este fenómeno se dará en el caso de intermediarios
que no aporten valor añadido, con lo que en este área
se verán auténticas revoluciones en los próximos
años en la que muchos intermediarios tendrán
que redefinir su modelo de negocio.
4.- Ampliación del número de proveedores potenciales
y disminución del tiempo de localización: El comprador
tiene acceso rápido y económico a gran cantidad de
proveedores potenciales tanto a nivel nacional como internacional,
teniendo mucha información adicional sobre los mismos que
le posibilita su fácil localización y evaluación.
5.- Disminución
del tiempo de aprovisionamiento entre un 50 y un 70%: Debido
a la facilidad de interacción con los proveedores disponibles
para un producto/servicio determinado y la redefinición
de los procesos, se reduce importantemente el tiempo de adquisición
del producto/servicio. Este punto es muy importante por su
relación con la gestión de stocks y el nivel
de inventario ya que éste tiene una importante correlación
con el tiempo de aprovisionamiento.
6.- Mejoras en la gestión de stocks y disminución
de los niveles de inventario. La mayor información que
se tiene de los proveedores y clientes y de la demanda y la oferta,
ofrece la posibilidad de gestionar más correctamente los stocks,
disminuyendo el nivel de inventario. Según Aberdeen Group
y Arthur Andersen, se obtiene una disminución de inventarios
entre un 25 y un 50% en compras MRO (Mantenimiento, Reparación
y Operaciones).
7.- Mayor aprovechamiento de los recursos humanos
del área
de compras: Automatizando los procesos de gestión de compras,
posibilita que los coordinadores de esa área puedan centrarse
en acuerdos estratégicos en lugar de dedicarse al trabajo
del día a día. Además, los empleados pueden
autoabastecerse de determinados bienes en los que ha habido un acuerdo
previo empleando procesos de aprobación automatizados.
8.- Información precisa sobre el estado del proceso
de compra. Debido
a la importante comunicación existente entre los sistemas de información
tanto de cliente como de proveedor, el primero tiene siempre acceso a la información
sobre el estado actual de cada uno de sus pedidos.
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