Diseño de un Sistema Presupuestal Para la Fábrica de Calzados Eclipse. Parte I

No tener el sistema contable genera una toma de decisiones con un margen de error significativo. El presupuesto es un elemento de planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico. El presente case study se publicará en 4 partes.

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Este trabajo pretende resaltar la importancia del presupuesto como un elemento de planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico, capaz de ser un instrumento o herramienta que promueve la integración en los diferentes áreas de la empresa, la participación como aporte al conjunto de iniciativas dentro de cada centro de responsabilidad y la responsabilidad expresada en términos de programas establecidos para su cumplimiento en una estructura claramente definidos para este proceso.

El horizonte presupuestario es sin embargo a corto plazo (de 1 año) y se consolida o tiene como finalidad la proyección de los estados financieros provisionales como son: el balance, el estado de resolución y el estado de flujo de efectivo.

Este caso de estudio se publicará en 4 partes: Análisis de la empresa, la propuesta para el diseño del sistema presupuestal y el marco teórico.

Datos de la empresa

Propietarios: Emilse Hurtado, Alex Castellanos
Razón Social: Calzado Eclipse
NIT: 37.722.157 – 0

ACTIVIDAD ECONÓMICA: Fabricación de calzado infantil para dama y caballero, comercialización de calzado para damas y caballeros, fabricación y comercialización de calzado deportivo, formal e informal, para niños, damas y caballeros.

UBICACIÓN: Cra 18 No. 6-49 barrio comuneros, Bucaramanga. Colombia
ASPECTOS LEGALES: Régimen simplificado.
No declarante
No retenedor
Esta inscrito en la cámara de comercio. Tiene toda la documentación de funcionamiento al día.
Matricula mercantil: 05-115700-01-2004-08-2

Misión

Calzado eclipse es una empresa dedicada a la fabricación y venta de calzado, para damas caballeros y niños. Nuestro compromiso es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, obrando bajo los principios de calidad, experiencia, servicio, cumplimiento y respeto por nuestra gente dentro de la filosofía de mejoramiento continuo.

Como equipo humano contamos con la oportunidad de trabajar a diario con gente honesta y con un alto sentido de pertenencia y profesionalismo.

Visión

Calzado Eclipse será una empresa sólida, rentable y reconocida nacional e internacionalmente, de excelente imagen por contar con un equipo humano de gran desempeño y productividad, dispuesto a brindar calidad en los procesos y productos para satisfacer a nuestros clientes contribuyendo así con el desarrollo social.

Antecedentes de la empresa

Reseña histórica

Eclipse surge en el año de 2004, época en la que la producción y comercialización del calzado esta en pleno auge en Bucaramanga; en la que sólo existían en el mercado pequeñas fabricas artesanales productoras de calzado y que se iniciaban tímidamente en la producción de esta.

Alex Hurtado, bajo el estímulo de su padre, proyectó una pequeña y mediana empresa para la fabricación de calzado; esto con la ayuda de su mano derecha, su esposa Emilse Hurtado, quien ha sido la persona que lo ha apoyado en todos las decisiones que se toman en pro del desarrollo de la empresa.

Eclipse, inició su actividad productiva el 21 de septiembre de 2004 y hace parte de las mejores empresas en Bucaramanga para producción y comercialización de calzado; ubicándose en el sector como una empresa competitiva con calidad y precio para ofrecerles un buen producto a la sociedad.

Este liderazgo en la industria lo alcanzó en el primer año de actividades y desde entonces trabaja por mantener unos niveles de productividad y un permanente desarrollo tecnológico que le permiten continuar a la vanguardia del sector del calzado nacional.

Estructura organizacional

Actualmente la empresa no cuenta con una estructura organizacional, a continuación se explican los cargos que en existen.

  • GERENTE: Propietaria, encargada del manejo general de la empresa, establece la parte administrativa y financiera, es jefe de una parte de la producción.
  • SUBGERENTE: Propietario, es el encargado de comprar la materia prima, busca nuevos negocios, es jefe de una parte de la producción.
  • CORTADOR: Se encarga de cortar la materia prima en piezas de acuerdo a moldes y según la cantidad establecida en las órdenes de trabajo, luego puntea y enumera.
  • ARMADOR: Es el encargado de armar o darle forma al corte.
  • GUARNECEDOR: Es el encargado de coser el zapato.
  • MONTADOR: Se encarga de tomar el corte formado, y darle la forma del pie.
  • ENSUELADA: Se encarga de ensamblar el corte con la suela, y limpieza del mismo.
  • EMPLANTILLADOR: Es el encargado del maquillaje del zapato, colocar plantillas, limpiar, empacar, y hacer el control de calidad.

Descripción general de la empresa

Actividad

Fabricación de calzado infantil para dama y caballero, comercialización de calzado para damas y caballeros, fabricación y comercialización de calzado deportivo, formal e informal, para niños, damas y caballeros.

Posicionamiento en el mercado

CALZADO ECLIPSE inicia sus labores enfocándose en una línea de producción: la de dama. Actualmente maneja las tres líneas dama, caballero e infantil, las cuales han gustado a nivel nacional, abriendo su mercado en Bogotá, Cali, Valledupar entre otras ciudades del país, por sus diseños y calidad especialmente en la costa colombiana.

En los objetivos demarcados desde su inicio de labores están los de calidad, y ellos entienden que un producto de óptimas condiciones permanece en el mercado y secunda en un buen nombre y reconocimiento en el medio.

En la producción con la cual están trabajando se han usado principalmente materiales de cuero sintético; además en sus metas a corto plazo se encuentra la posibilidad en iniciar comercialización en Venezuela y otros países.

En la producción utilizan material sintético traído de la China, garantizando un producto original y apetecido por sus clientes.

Los precios son estipulados de acuerdo al lugar de despacho, son más económicos si son distribuidos en la ciudad; sus clientes hacen sus pedidos de acuerdo a las temporadas favorables, considerando temporada alta los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, los demás son temporada baja donde los pedidos son en menor cantidad.

A continuación se mostrará un cuadro resumiendo los clientes potenciales y los pedidos realizados en temporadas altas y bajas.

Cuadro 1. Cantidades vendidas en promedio por ciudad
CLIENTE PEDIDOS TEMP ALTA PEDIDOS TEMP BAJA PRECIO UNID
Valledupar 32 % 22 % 18.000
Bogotá 37 % 39 % 19.000
Barranquilla 31 % 30 % 20.000
Bucamaranga 10 % 9 % 19.000

 

Se encuentra que la empresa Calzado Eclipse en la temporada alta, tiene como clientes potenciales en la ciudad de Bogota a la señora Maria Luz Sandoval; que cubre un 37% de su producción, seguido por Valledupar con un 32%; y como clientes minoristas en la ciudad de Barranquilla con 21% y Bucaramanga con 10% de sus ventas.

De esta manera se analiza que calzado eclipse en la temporada baja, tiene como clientes potenciales en la ciudad de Bogota a la señora Maria Luz Sandoval; que cubre un 39% de su producción, seguido por Barranquilla con un 30%; Valledupar con un 22% y Bucaramanga con un 9% de sus ventas.

Condición económica

La empresa comienza su cuarto año de existencia, ha mostrado una tendencia a la baja de sus ingresos, debido a algunos imprevistos ocurridos en los últimos dos años, ya que se ha implementado la maquinaria de punta, y se compran MP de la mas alta calidad para ser competitivos en el mercado, además han tenido que contratar mas personal; pues sus ventas han incrementado.

Cuadro 2. Ingresos por año
AÑO INGRESOS
2004 26.000.000
2005 19.000.000
2006 9.000.000

 

Condición tecnológica

La parte tecnológica de Calzado Eclipse cuenta con:

  • MÁQUINA DE COSER DE POSTA: Cuya función es armar la pieza y formar el corte.
  • MÁQUINA PLANA: Al igual que la máquina de cocer de posta ayuda a la armada y costura de la pieza.
  • TERMINADORA
  • PEGADORA DE BOLSA: Sirve para prensar el corte del cuero con el calzado.
  • COMPRESOR
  • TROQUELADORA MANUAL
  • COMPUTADOR, TELEFAX

Area de Consultoría y/o asesoría

Problema general de la empresa

Actualmente Calzado ECLIPSE no cuenta con un sistema de información contable, de costos ni de presupuestos estructurado, ni diseñado, convirtiéndose en una necesidad debido al volumen de las operaciones, lo cual traerá consigo un cambio de régimen, que requerirá una inversión para implementar estos sistemas, que le permita registrar sus transacciones, procesar información, emitir informes financieros y calcular de manera exacta el costo real de su producto, esto a su vez genera deficiencia en el cálculo que actualmente ellos hacen al proceso del zapato.

Viven el día a día, pues no cuentan con un sistema de presupuesto implementado para conocer los inconvenientes que se podrían presentar a futuro.

Otro problema se encuentra en la contratación, para lo cual no hay una reglamentación, y la mayoría del personal no se encuentra vinculado legalmente con las afiliaciones a seguridad social.

En este momento Calzado ECLIPSE no cuenta con instalaciones adecuadas para el buen desarrollo de las funciones de los empleados y esto hace que sea incomodo de cierta manera el desarrollo de los procesos ya que a los operarios se les dificulta ejecutar con completa satisfacción sus funciones, esto debido al poco espacio que existe en la parte de producción.

Esta empresa no cuenta con una bodega que le permita tener un espacio suficiente para ubicar la materia prima y el producto terminado de una forma ordenada, no se tiene un respectivo orden para la ubicación de los materiales y esto hace que no haya un control adecuado en los inventarios.

Objetivos

Objetivo general

Diseñar un sistema de presupuesto que permita al empresario analizar, planear, y controlar el desarrollo financiero de la empresa.

Objetivos específicos

  • Identificar áreas de la compañía
  • Identificar procedimientos para desarrollar las actividades.
  • Clasificar los elementos a presupuestar.
  • Definir el presupuesto a aplicar.
  • Diseñar formato de producción.
  • Establecer controles.
  • Elaborar asientos contables.
  • Asignar responsables.
  • Analizar variaciones.
  • Establecer flujo de efectivo, balance general presupuestado y estados de resultados presupuestados.
  • Elaborar balances iniciales, documentos contables, procedimientos contables y estados financieros.

 

Condición actual del área de trabajo

Diseño metodológico. Instrumentos

Los métodos que se utilizaron para la recopilación de información fueron: observación del proceso productivo, dialogo con los propietarios y operarios, acceso a los libros de contabilidad y costos.

Descripción de la condición actual

Forma de registro de información

Elaboración de facturas: Mediante talonario preimpreso con logo de la fabrica de calzado, registran las ventas realizadas a los diferentes clientes.

Los registros de las ventas diarias las realizan en un formato de Excel diseñado. Allí se llevan los movimientos de caja, proveedores y clientes.

En caja se registra los movimientos generados por la entrada y salida de efectivo, tales como ventas de contado, pago a proveedores, pago de nomina, gastos adicionales, dando como resultado un saldo final de caja, para el cuadre del disponible.

Para proveedores se registra la fecha de compra, concepto, número de factura, valor y las amortizaciones realizadas a estas cuentas por pagar.

Para los clientes se registra las ventas realizadas a crédito. Dependiendo del plazo para cada pago.

El presupuesto lo calculan de acuerdo a las unidades que se quieren producir, este presupuesto lo hacen hipotéticamente; ya que no cuentan con sistema de presupuestos implementado en la empresa.

Generación de informes dentro de la empresa

“Mini Balance” semanal, el cual permite obtener la utilidad o perdida generada, luego de disminuir los pagos a los proveedores del total de cuentas por cobrar mas el saldo de caja.

Nómina: se liquida semanalmente de acuerdo a las tareas realizadas por cada operario, para esto cada vez que se asigna una tarea se entrega un desprendible de orden de producción donde indica la referencia, cantidad de pares a realizar, numeración y tipo de material a utilizar.

Estos desprendibles son entregados por los operarios al final de la semana, para que el administrador realice los cálculos, de acuerdo a un valor predeterminado de pago por tarea.

Evaluación de la condición actual

Identificación del problema

Proveedores: no se tienen registros como tal, debido al poco tiempo en el mercado de calzado ECLIPSE; por lo tanto se realiza por medio de cotizaciones.

Acreedores: al igual que los proveedores no se tienen definidos.

Con relación al pago de nómina, se observa que no se efectúan descuentos por seguridad social, y no se provisionan prestaciones.

Clientes: Actualmente contamos con cuatro clientes potenciales en diferentes ciudades, y algunos minoristas en Bucaramanga.

No hay políticas de crédito establecidas.

Los costos no son asignados por un sistema establecido, no manejan los formatos indicados para el cálculo de los tres elementos del costo, solo es realizado de forma general basada en experiencias anteriores. El precio de venta del calzado es calculado de acuerdo a las políticas establecidas en el sector del calzado.

No manejan un presupuesto que les permita determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.

Al no manejar presupuestos no pueden Controlar ni medir los resultados cuantitativos, cualitativos; además no pueden fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

Causas

La falta de un sistema contable organizado impide tener un control y registro de los proveedores, clientes, gastos, costos e inventarios que permita la toma de decisiones de la gerencia.

Aunque se lleva un control de los tres elementos del costo, al momento de determinar el costo de venta, se debe someter el producto al precio del mercado, debido a la competencia del sector.

La contratación de los empleados se realiza sin tener en cuenta las exigencias de ley. Al no manejar presupuesto no se puede prever las eventualidades que ocurrirán en el futuro.

Consecuencias

No tener el sistema contable genera una toma de decisiones con un margen de error significativo.
Pueden llegar a perder dinero vendiendo por debajo del costo, ya que la presión de los precios de la competencia hacen que sus productos aumente o disminuyan su valor de venta.

En caso de accidente laboral la empresa incurriría en indemnización y licencia por no afiliar a los empleados a seguridad integral, lo cual acarrearía un costo adicional no previsto que puede influenciar negativamente en la economía organizacional.

Ya que no cuentan con presupuesto, en caso de presentarse situaciones fuera de lo normal se podría perder capital de trabajo.

Fortalezas

  • La empresa esta posicionada en el mercado nacional.
  • La marca es reconocida.
  • Los productos son presentados en diferentes eventos y ferias del sector calzado.
  • Los productos son originales.
  • Los clientes internos están comprometidos con la empresa.
  • Se busca posicionar la marca en los países vecinos para diversificar el mercado.
  • Hay variedad de proveedores, por lo que los productos son de fácil consecución en el mercado.
  • La empresa cuenta con el respaldo bancario si se requiere capital.

Debilidades

  • Los suministros son insuficientes para cubrir la demanda actual, asi como la maquinaria necesaria.
  • El sector es muy competido.

Conclusión de la condición actual

Estudiando el comportamiento actual de la empresa se ha notado que no se asignan los costos de una manera adecuada y no se llevan los registros históricos que ayuden a sus propietarios a la toma de decisiones.

No cuentan con un presupuesto financiero que les permita estimar con antelación la destinación de las partidas que fluyen a través de la actividad económica de la empresa.

En cuanto a la parte contable, como es una empresa del régimen simplificado, no obligada de llevar contabilidad, no puede tomar decisiones basadas en registros históricos, por lo cual es indispensable la implementación de este sistema.

En la próxima nota veremos el diseño del sistema contable y de presupuesto.