Consejos Para Contratar Freelancers

Cuando comenzamos un emprendimiento, si las cosas marchan bien, tarde o temprano vamos a necesitar ayuda. Dependiendo del flujo de trabajo, a veces esa necesidad no es permanente; por lo que muchas veces es conveniente contratar a alguien específico para un proyecto específico. Guia para contratar freelancers.

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Continuando con nuestra serie sobre los nuevos emprendimientos hemos hablado sobre: Cómo determinar los costos de los servicios profesionales, luego hemos desarrollado paso a paso una planilla de costos y también hemos desarrollado una planilla de flujo de fondos o cash flow.

Ahora me gustaría compartir mis experiencias en lo que respecta a contratar gente, más específicamente a contratar freelancers.

Cuando comenzamos un emprendimiento, si las cosas marchan bien, tarde o temprano vamos a necesitar ayuda.

Dependiendo del flujo de trabajo, a veces esa necesidad no es permanente; por lo que muchas veces es conveniente contratar a alguien específico para un proyecto específico.

A mi me gusta pensar que he adoptado el modelo de trabajo de Hollywood. Cuando se pone en marcha la producción de una película, a pesar del glamour, lo que en realidad se pone en marcha es un complejo sistema de trabajo: un grupo de personas talentosas que trabajan juntas durante el breve período de tiempo que dura el proyecto.

Luego, cada cual se va por su lado para volverse a juntar en la próxima película.

Si le interesa el tema le recomiendo leer: Así gestiona la calidad un director de cine, de Eileen Morley y Andrew Silver que integra el volumen: Creatividad e Innovación de la colección Harvard Business Review (editorial Deusto).

Las precauciones básicas para contratar freelancers

Si es posible, contrate a alguien que ya conoce y que le merece confianza. ¿ Conoce alguien que podría estar calificado para hacer el trabajo? Cuando conocemos el grado de habilidad y responsabilidad de la otra persona, es mucho más fácil que todo marche adecuadamente.

Esto le evitará contratar a alguien que le promete el cielo para luego entregarle un trabajo de poca utilidad.

Durante varios años me dediqué a entrenar a diseñadores gráficos y fotógrafos en el uso de software de retoque digital. En esa época llevaba una base de datos de las personas que me habían consultado al respecto y de las que habían recibido capacitación.

En esa base cree un campo en donde anotaba no sólo las habilidades de cada persona, sino su actitud respecto al trabajo. Cada vez que necesitaba ayuda con un proyecto, utilizaba esa base para encontrar a la persona ideal, por lo que muchos alumnos se transformaron en colaboradores.

Las expectativas: lo primero sobre lo que tenemos que hablar. Antes de ponerse de acuerdo sobre los honorarios, lo mejor que puede hacer es explicarle sus expectativas con todo detalle, pues justamente de esos detalles depende el presupuesto.

Por ejemplo:

  • Fecha de entrega final y parciales
  • Horario de trabajo (si la persona va a trabajar en su oficina)
  • Si la persona podrá o no utilizar el trabajo en su propio portfolio
  • Si deberá trabajar en la oficina o en su casa y venir a la oficina en fechas preestablecidas.
  • Quién tiene los derechos de propiedad intelectual sobre el trabajo.
  • La periodicidad de los reportes de avance del trabajo y las copias de seguridad del mismo.
  • Qué pasa en caso de incumplimiento de plazos.

El dinero: el segundo tema sobre el que hay que hablar. Aunque nos resulte odioso, hay que hablar de dinero, sobretodo si quien va a ayudarnos es un amigo o una amiga.

Una vez explicado el trabajo con todo detalle podemos solicitarle un presupuesto o decirle directamente cuanto dinero tenemos asignado para ese trabajo.

No es conveniente, ni justo para ninguna de las partes, dejar avanzar un proyecto y luego hablar de dinero. Es posible que el trabajo se resienta y hasta que se pierda una amistad.

Una vez que llegaron a un acuerdo sobre el presupuesto, deje bien estipulado la forma de pago. ¿Los pagos se realizarán según el avance del trabajo o en fecha predeterminada?

Si no la/o conoce, consiga algunas referencias. No siempre vamos a conocer a la persona que necesitamos para ese trabajo en particular. Pero es posible que tengamos algún colega a quien pedir referidos. Tanto si le preguntamos a un colega como si ponemos un aviso, es preciso conversar con las personas para las que anteriormente trabajó nuestra/o candidata/o.

Algunas de las preguntas que hay que hacer, sobre todo cuando estamos buscando un freelancers, son:

  • ¿La persona en cuestión tiene una buena actitud con respecto al trabajo?
  • ¿Cómo es la calidad de su trabajo?
  • ¿Tiene iniciativa y resuelve problemas sin preguntar todo el tiempo?

Dése tiempo para buscar. Aún en épocas de escasez de trabajo, la gente que hace bien su trabajo y es responsable, suele estar ocupada. Por eso es muy útil tener una base de datos de posibles candidatos y estar siempre alerta y abierta a nuevas posibilidades.

Además, dependiendo del trabajo, Internet abre las posibilidades enormemente al permitirnos contratar una persona que se encuentra en otra parte del mundo.

Busque alguien es su área de referencia. Esto se contradice con lo que dije anteriormente sobre Internet, pero realmente depende del trabajo en cuestión. Si nunca trabajó con esa persona y el trabajo demanda muchas explicaciones, no es negocio estar todo el día con el teléfono en la mano.

A veces una conversación cara a cara es lo más efectivo. Por eso repito, todo depende de las exigencias de ese trabajo en particular y de la experiencia previa que tengan ambas personas de trabajar juntas.

Tenga un “plan B”. Si es la primera vez que trabaja con esa persona, trate de llegar a un acuerdo para hacer una prueba (2 o 3 días, sería ideal). Si usted no está conforme con el trabajo, es mejor saberlo ahora.

Además, tiene la ventaja de comprobar las habilidades de la persona, muchos declaran que son especialistas pero.

Encontrar buen personal no es una tarea sencilla y encontrar buenos freelancers es todavía peor. Pero si usted está recién creciendo o no se siente confortable con la idea de tener personal fijo, tener personas independientes a quien recurrir le permitirá acometer proyectos más ambiciosos.

Recuerde que cuando busca ayuda para un proyecto, busca justamente a alguien que le ayude a sacar adelante una sobrecarga de trabajo, no a alguien que le agregue un problema. Hay mucha gente que declara tener habilidades que luego no demuestra.

Es imprescindible tomar recaudos.

 

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La Arquitecta Silvia Chauvin es editora de Mujeres de Empresa, escribe sobre temas de tecnología y redes sociales.