Cómo Presupuestar Servicios Profesionales

Paso a paso los elementos básicos que hay que tener en cuenta para armar la planilla de calculo y así armar tus costos para presupuestar servicios.

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emprendedora presupuestando servicios profesionales

Sacar costos no debiera ser una tarea complicada, al menos en teoría, para las personas que producen o comercializan productos.

Para las empresas de servicios, la estimación de costos se vuelve un poco más complicada pues prácticamente todos son costos fijos.

Para los pequeños profesionales que trabajamos en forma independiente, fijar los precios de nuestros servicios es toda una pesadilla y en una gran cantidad de casos, se termina recurriendo al “masomenómetro” o, como muchos dicen, a la cara del cliente lo que, método que por supuesto, es muy peligroso.

Como NO Sacar Costos de Servicios Profesionales

Veamos un caso de “masomenómetro”: Algunos profesionales hacen un cálculo rápido del costo de los materiales necesarios para realizar una tarea y le aplican un coeficiente para tener el costo total, incluyendo sus servicios.

Pongamos por ejemplo el caso de un diseñador que debe producir un folleto para su cliente, entonces suma los costos de impresión, pre-impresión (películas), fotografía y le agrega un 100% o el porcentaje que sea.

Este sistema, bastante popular en algunos lugares, es poco preciso y peligroso para la salud financiera de nuestro emprendimiento.

Pero lo más importante, decir que yo recargo un 100 o un 200% sobre los costos de producción no me dice realmente nada: ¿cubro mi propio trabajo? ¿me alcanza para pagar los impuestos? ¿me deje un beneficio y cuánto?

El “masomenómetro” es útil únicamente para hacerse una idea rápida de un trabajo, pero nada más, resista la tentación o la urgencia de un cliente por pasarle un presupuesto en el momento.

Pero además, conocer esa relación entre costos de producción y trabajo profesional requiere tener una gran experiencia, haber llevado datos durante bastante tiempo, realizar continuamente minuciosas comparaciones que permitan chequear si esas relaciones siguen vigentes.

Además, no sirve en el caso en el que el servicio a prestar sea, por ejemplo, una asesoría, donde los únicos elementos en juego son mano de obra intelectual.

Como Sacar Costos de Servicios Profesionales

Sin embargo es posible adoptar una metodología sencilla que nos permita evaluar nuestros costos y, a partir de ahí cotizar cualquier servicio profesional que nos pidan. Sin desconocer que el precio de un producto o servicio es una cuestión de percepción, es imprescindible determinar primero nuestros costos para luego, marketing mediante, definir un precio.

Hace ya muchos años, a partir de un artículo publicado en la revista de diseño Step by Step, comencé a esbozar un esquema para presupuestar trabajos de diseño que creo puede ser útil a muchos profesionales de esa y otras disciplinas. Una vez por mes le dedicaba un rato a revisar la metodología y a introducir los ajustes necesarios.

Soy consciente que este sistema es muy rudimentario para un contador, pero es un inicio para quien le preocupa el tema y por supuesto, es perfectamente adaptable, ajustable y mejorable.

Los que brindamos servicios profesionales, básicamente facturamos horas de trabajo especializado, somos trabajadores del conocimiento y lo primero que debemos estimar es cuál es el costo de nuestra hora de trabajo, aunque no facturemos al cliente por hora.

Determinar el Costo de la Hora de Trabajo

La forma más sencilla es saber cuál es el salario de una persona que realiza el mismo trabajo en una empresa. Aunque tú nunca hayas trabajado en relación de dependencia, ese dato es fácil de averiguar.

Una vez que sabemos el salario anual, lo dividimos por 52 (la cantidad de semanas que hay en un año) y tenemos el salario semanal.

Luego dividimos esa cifra por 40 (la cantidad de horas laborables en una semana) y tenemos la primera aproximación de lo que cobra por hora una persona que hace el mismo trabajo y está en relación de dependencia.

Ahora debemos multiplicar ese costo horario por un factor de 2,5 a 3 (lo importante es tener un factor de corrección potable y luego ir ajustándolo) y tenemos nuestro costo horario.

El motivo de utilizar un factor es porque la persona que trabaja por su cuenta tiene otros gastos que cubrir que no existen para quien recibe un salario mensual: seguros de negocio, seguridad social, renta de una oficina (si trabajas en tu casa deberás asignar un % de los gastos de mantenimiento a tu actividad), luz, gas, teléfono, tiempos muertos y también tiempos no facturables como el que dedicas a promover tus servicio, a la administración del mismo, etc. Por supuesto que los beneficios también deben entrar en esta ecuación.

Competitividad

Ahora necesitas verificar que estos números te permitirán operar competitivamente en tu mercado. Necesitas averiguar el precio de mercado de tus servicios.

Para ello conversa con colegas de confianza, pregunta en tu asociación profesional, las asociaciones profesionales suelen editar una guía de honorarios y algunas asociaciones hasta regulan los honorarios de sus miembros; muchas veces los clientes comentan lo que le presupuestaron o pagaron por un trabajo similar; muévete, investiga.

Ahora que ya tienes un rango de precios ¿cómo se comparan con la tarifa horaria que calculaste? ¿En qué parte de la escala puedes ubicar tus servicios? Si tienes experiencia es una cosa, mientras que si recién comienzas con este emprendimiento deberás conformarse momentáneamente con cobrar menos.

Calculando los Gastos

Ahora que tienes una primera aproximación, debes verificar que tu tarifa horaria cubre los gastos. Para ello tiene que hacer dos cálculos más: tus gastos generales anuales y las horas facturables que tienes en una semana promedio.

Por gastos generales tiene que consideran todos los gastos en los que tendrás que incurrir para llevar adelante tu trabajo: alquiler de una oficina, luz, gas, teléfono, seguros, seguro de retiro o jubilación, insumos de oficina, papelería comercial, membresías, etc.

Horas facturables, si no sabes cuantas horas facturables te permite tu actividad lleva un calendario semanal. Es importante anotar cada trabajo que realizas, ya sea que estes trabajando en forma directa en un proyecto determinado, como el tiempo que te llevan los llamados telefónicos, la administración, etc.

De esta forma, en un par de meses tendrás un panorama claro de la forma en que administras tu tiempo y seguramente no sólo podrás hacer correcciones, sino que podrás verificar si ese proyecto que pensaste que te iba a demandar 20 hs, te demandó 20 o 40 hs y los motivos por los que ocurrió. Esto te va a ayudar a auto administrarte, a la vez que te irá dando confianza en la evaluación de los tiempos requeridos para cada tipo de proyecto.

Un ejemplo práctico

Supongamos que en una empresa, la persona que hace su trabajo gana $12/hr. Si aplicamos 2,5 como coeficiente de corrección, tenemos: 12×2,5= $30 (tarifa horaria).

Ahora supongamos que después de listar todos tus gastos resulta que tienes un gasto anual de $16,000 y, después de analizar tus tiempos de trabajo, encuentras que tiene solo 25 horas semanales que son directamente facturables.

Esto significa que tienes 1,250 horas facturables por año = 25 hs semanales x50 semanas (dejando 2 semanas para vacaciones, este número es por supuesto ajustable a lo que realmente te tomas).

Entonces si dividimos 16,000 (nuestros gastos anuales) por 1,250 (nuestras horas facturables) tenemos que necesitas hacer $12,80 /hr sólo para pagar los costos indirectos.

Si a eso le sumas los $12 de su trabajo, tenemos $24,80; con lo que le quedan $5,20 de beneficio, es decir, un 17,5%. ¿Es ese el porcentaje de beneficio habitual en esa rama de actividad?

Si un trabajo en particular demanda gastos extras tanto sea insumos como contratar a un ayudante, puede pasárselos directamente al cliente o en forma indirecta ajustando tu tarifa horaria, pero no dejes de considerarlo, pues en caso contrario, esos costos extras te “comerán” toda la rentabilidad.

Y sin rentabilidad, no podrás crecer. Este es un concepto que mucha gente que comienza un emprendimiento propio no tiene en cuenta.

Para hacer un presupuesto debes tener en cuenta:

  • los gastos fijos de este proyecto,
  • un % de los gastos indirectos,
  • tu mano de obra y
  • el beneficio o ganancia sobre tu propio trabajo.

Este es un esquema muy simplificado de costos, falta considerar los impuestos, pero es un buen punto de partida si está considerando dejar su trabajo actual y comenzar algo por cuenta propia. No olvides que lo mejor es utilizar un software como Excell o cualquier hoja de cálculo que te permitirá hacer rápidamente los cálculos, analizar que pasa si sube un ítem o baja otro, eso es extremadamente útil.

En resumen

  • Horas facturables por semana X 50 semanas al año = Horas facturables por año
  • Costos anuales indirectos / horas facturables por año = Costo horario
  • Costo horario + paga horaria + 20% de beneficio = Tarifa horaria

En la próxima entrega desarrollo este esquema e incluyo una planilla de cálculo para comenzar a trabajar.

  • Veronica Espindola

    Buen día Silvia, me pareció excelente este artículo. Cuando comenzaba con mi actividad independiente asistí a varios cursos para aprender a armar presupuestos, pero siempre estaban ligados a productos y costos de producción; por lo considero de suma utilidad tu descripción.

    Gracias por compartir tus conocimientos!!

    Saludos, Veronica

  • korallion

    Excelente esta nota!!!!!!!!!, muchas gracias… Soledad…

  • Josefina

    Excelente nota!!!, es tan complicado para los profesionales calcular nuestro propio trabajo,, algo que debería ser sencillo y sin embargo al momento de calcular costos de horas de conocimiento y experiencia se torna en un dilema…un aporte importante el de esta nota. Saludos
    .

    • Si te contara de dónde me surgió la idea para esta nota!!! Hace muchos años diseñaba varias revistas para instituciones, entre ellas una de una unión industrial, en un número recibí una nota sobre cómo sacar los costos del litro de lavandina (lejía) y estaba tan bien explicado que me dió muchas pistas para comenzar a plantear un esquema de costos de servicios. Con los años y haciendo correcciones a mi planilla de excel, salió este esquema que hoy comparto aquí.

  • Andres

    Muy bueno,…Soy locutor Comercial y tengo mi propio estudio y esto si que me ayudara. Gracias.

  • Lenin

    Gracias por esta nota. Has de saber que los hombres también leemos tu pagina y me parece muy instructiva. Agradecido de que hayas compartido tus conocimientos. Espero la proxima nota

    • Me alegra que te sea útil, con respecto a la siguiente nota, al final de esta tienes el enlace a la siguiente.

  • hector

    Lo que no entendi fue la ultima parte de donde salieron los 5.20 d eutilidad

    • Hector: Fijate en el primer párrafo donde comienza el ejemplo. Ahi dice que decidimos nuestra tarifa horaria en $30. Si cuando terminamos de hacer las cuentas encontramos con que el costo de nuestra hora de trabajo es de $24,80, entonces lo restas a tus $30 iniciales y te da que tu ganancia sería de $5,20./hr. Relee todo el cálculo y seguramente lo entenederás ahora.

  • Cristi

    Me gustó mucho! soy una profesional recién egresada del sector del turismo y la cultura, y me gustaría emprender… esto me ayuda mucho. Gracias de nuevo.

  • Leonardo

    Hola, queria hacer una consulta. Tengo un servicio para eventos y me pidieron presupuesto para una fiesta a 1100 kilómetros de distancia. Quisiera saber qué cosas se deben tener en cuenta, seguramente sea la estadía y algo mas… Iría con una persona (ayudante). Desde ya, muchas gracias.